Como configurar um gráfico de contas para pequenas empresas
Configurando o plano de contas
Quando você inicia um novo negócio , você configura seu plano de contas como um primeiro passo para estabelecer o sistema de contabilidade da sua empresa.
Pequenas empresas não têm todos o mesmo plano de contas. As contas incluídas no plano de contas dependem do tipo de negócio. Por exemplo, se você tiver uma empresa de serviços, não terá uma conta de estoque. Se você tem uma empresa que vende produtos, precisará, no entanto, de uma conta de estoque.
Quando você configurar seu plano de contas, pense no futuro. Não pense apenas nas contas que você precisa para sua pequena empresa agora. Pense nas contas que você pode precisar daqui a cinco ou dez anos e inclua as que estão em seu gráfico. Você pode não ter funcionários agora, mas em alguns anos, você pode adicionar funcionários à sua empresa, então inclua essas contas agora que você pode precisar no futuro. Você pode ter que adicionar contas ao seu plano de contas à medida que avança.
Você deve criar um sistema de numeração para o seu plano de contas. Se você for usar um sistema contábil computadorizado, seu plano de contas deve ser baseado em um sistema de numeração de quatro dígitos.
Geralmente, um bloco de números é atribuído a cada uma das categorias que compõem o plano de contas, e os números em branco são deixados no final para que contas adicionais sejam adicionadas no futuro.
Como parte do ciclo contábil, o plano de contas é usado em transações de lançamentos. Existem cinco categorias no plano de contas .
Cinco categorias no plano de contas
- Ativos
- Responsabilidades
- Patrimônio do proprietário
- receita
- Despesas
Ativos
Você quer organizar seu plano de contas da mesma forma que o formato do balanço da empresa. A categoria de ativos é onde você acompanha o que sua empresa possui. Você pode querer que sua categoria de ativos comece com o número 1000. Geralmente, esse é o número que os programas contábeis computadorizados usam. Numere cada conta de ativo em uma sequência como 1000, 1010, 1020 e assim por diante, começando com os ativos atuais e passando para os ativos fixos.
Os ativos correntes incluirão contas de dinheiro em caixa, como dinheiro em suas contas correntes e de poupança. Você pode ter clientes para os quais você concede crédito, assim você precisará de uma conta de contas a receber . Se você vende produtos, precisará de uma conta de estoque .
Após a sua conta de ativo fixo, coloque uma conta para a depreciação acumulada. A depreciação acumulada é sempre um número negativo no saldo e está diretamente relacionada aos seus ativos fixos, pois é isso que você está depreciando. Não deixe espaço para nenhuma outra conta entre ativos fixos e depreciação acumulada. Você pode ter acumulado depreciação para mais de um ativo fixo . Você pode depreciar seus edifícios, veículos, equipamentos comerciais e assim por diante.
Responsabilidades
A Categoria de Passivo é onde você monitora as obrigações de dívida de sua empresa ou o que sua empresa deve ou deve no futuro. Você pode querer começar a numerar a seção de passivos com 2000. Assim como na categoria de ativos, você deseja seguir a forma tradicional do balanço no desenvolvimento da seção de passivos do plano de contas. Você terá uma seção de passivos correntes e uma seção de passivos de longo prazo.
A seção de passivos atuais incluirá contas de dívida de curto prazo, como contas a pagar, a conta na qual você registrará o que deve aos seus fornecedores. Incluirá também as suas contas de acumulação . As contas de acumulação incluem o que você deve nos impostos sobre folha de pagamento e impostos sobre vendas. Você também terá uma conta para os salários acumulados. Você também pode ter uma conta de passivo atual para cartões de crédito a pagar e empréstimos de curto prazo a pagar.
No futuro, você pode incorrer em alguma dívida de longo prazo, como uma hipoteca. Você deve incluir espaço no seu plano de contas para outras contas de dívida de longo prazo .
Patrimônio do proprietário
As contas de patrimônio do proprietário incluem seu investimento no negócio. Caso você decida contratar outros investidores em algum momento, você deve incluir contas de ações ordinárias e, talvez, ações preferenciais . Você vai querer uma conta para lucros retidos para qualquer lucro que você devolver à empresa. Você geralmente inicia as contas de patrimônio do proprietário com 3000.
Receitas
Receita de vendas é a primeira conta no plano de contas relacionado à demonstração de resultados . As receitas de vendas são a principal fonte de receita para o seu negócio. Normalmente, essa seção do plano de contas começa com 4000. Juntamente com a conta de receita de vendas, você pode incluir uma conta para descontos de vendas, devoluções e concessões de vendas. Você também desejará incluir uma conta para receita de juros para qualquer receita que você ganhar com os investimentos da sua empresa.
Os custos de vendas ou custos de mercadorias vendidas são geralmente o próximo tipo de conta a considerar. Mesmo as empresas de serviços devem considerar os custos de vendas. Você também inclui contas de descontos de fornecedores , custos de envio e custos diversos de vendas.
Despesas
A última categoria listada no plano de contas é a Categoria de Despesas, que normalmente é numerada de 5.000. Uma maneira prática de listar despesas no plano de contas é consultar o Formulário C do Formulário de Imposto da Receita Federal e seguir as despesas listadas nessa tabela. Formato. Isso torna mais fácil para você e seu contador quando chega a hora do imposto. Desenvolva uma conta para cada uma das despesas listadas no Anexo C mais qualquer outra despesa específica para sua empresa. Deixe várias contas em branco disponíveis, caso você precise delas no futuro. Atribuir um número no intervalo 5000-5999 para cada um.
Se você chegou até aqui, desenvolveu o plano de contas para o balanço e para a demonstração de resultados . Agora você está pronto para usar essas informações para desenvolver os diários contábeis e contabilidade geral para o seu negócio.