A Regra nº 1 das Colecções afirma que quanto mais tempo uma factura é pendente, menos provável é que seja paga. A regra de coleções nº 2 é quase tão importante:
Regra de Coletas # 2: Algumas pessoas não pagam, não importa o que aconteça.
Nesses casos, você tem um recurso: retirar a quantia das suas vendas e deduzir a dedução fiscal para a inadimplência .
Antes de deduzir as dívidas incobráveis, você deve estar usando o sistema de contabilidade de exercício .
A maioria das pequenas empresas usa o sistema de caixa. No sistema de acumulação, você pode registrar uma venda no momento em que fatura o cliente, mas, se não receber o pagamento, pode acabar com uma conta incobrável.
Então, digamos que você esteja usando o sistema de acumulação e queira cobrar o dinheiro ou deduzir o imposto.
Primeiro, certifique-se de compreender e aplicar as leis relativas ao crédito ao consumidor e cobrança de dívidas incobráveis. Você não quer ter que enfrentar um processo de um cliente irado ou ser acusado de assédio.
Como iniciar o processo de coleções
Você tentou durante meses conseguir que um cliente pague, enviando cartas, mesmo levando esse cliente para uma agência de cobrança. Nada funcionou. Há um ponto brilhante nesta escuridão financeira, no entanto; Você pode ter uma dedução fiscal para compensar essa dívida incobrável de suas contas a receber. Aqui está como esse processo funciona:
- Durante o ano, você tem contas a receber, que você coletar ... e alguns recebíveis que você está tendo problemas para coletar.
- No final do ano, execute um Relatório de Contas a Receber para ver quem não pagou por muito tempo e de quem você tentou coletar diligentemente.
- Se o cliente não estiver mais ativo ou tiver parado de pagar, você poderá reduzir o saldo desse cliente de suas vendas totais para reduzir sua receita.
- Adicione todas as dívidas incobráveis que você deseja amortizar. Tenha certeza que você realmente quer anular essas dívidas. Se você receber o dinheiro do cliente mais tarde, terá que reverter o cancelamento e declarar o pagamento como receita.
- Revise a lista com seu consultor fiscal e some os não pagadores. Então você pode reivindicar uma dedução para o montante total de suas dívidas incobráveis, em seu retorno de imposto de negócios.
E se o cliente pagar mais tarde? Às vezes, os clientes que você acha que nunca pagariam voltarão mais tarde e pagarão. Você terá que contar essa renda, e seu contador terá que contabilizar a reversão da inadimplência em seu retorno de imposto.
Como faço para documentar que isso é realmente uma dívida ruim?
Tal como acontece com outras deduções fiscais, o IRS quer documentação ; Eles querem ter certeza de que suas deduções de dívidas incobráveis são legítimas. Algumas maneiras de documentar essas dívidas incobráveis:
- Mantenha a papelada em seus esforços de coleta: cartas aos clientes, datas de telefonemas e resultados
- Mantenha seu relatório de vencimento de contas a receber para mostrar há quanto tempo esses débitos estavam pendentes.
- Se você contratou uma agência de cobrança, mantenha os documentos ou contrato relacionados a essa transação e qualquer correspondência que mostre os esforços da agência de cobrança para coletá-la.
- Registre qualquer informação que o leve a acreditar que esses clientes não pagarão ou que você tenha atingido um beco sem saída em seus esforços de cobrança, como um aviso de falência em um jornal, ou uma carta que tenha sido devolvida a você como não entregue.
Em outras palavras, manter qualquer registro relacionado a essa dívida, para substanciar sua baixa para o IRS.
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