Toda empresa, pequena ou grande, deve tomar uma decisão sobre como e quando registrar receitas e despesas. As duas opções para esta gravação são chamadas "cash" e "accrual".
Para fins fiscais, você precisará tomar essa decisão para o seu negócio antes de registrar sua primeira declaração de imposto comercial .
Como funciona a contabilidade de caixa
Na contabilidade de caixa, uma transação é registrada quando o dinheiro realmente muda de mãos.
A receita é registrada quando você recebe o dinheiro e as despesas são registradas quando são pagas.
Exemplo 1: Para uma transação de receita , se você executar um serviço e cobrar um cliente, registrará a renda para fins de contabilidade de caixa somente quando tiver recebido o pagamento por esse serviço. Se você enviar uma fatura em 12 de agosto e não receber o pagamento até 1º de setembro, registre o pagamento em 1º de setembro.
Exemplo 2: Para uma transação de despesas, você pode receber uma fatura pelo serviço telefônico, mas na contabilidade de caixa você não registra a despesa até que tenha efetivamente pago a conta . Se você receber uma fatura em 15 de agosto e não pagar a conta até 1º de setembro, não registrará a despesa até 1º de setembro.
Pro e Con: contabilidade de caixa é mais simples de lembrar e gravar, uma vez que segue sua conta corrente de negócios. Quando uma venda é registrada em sua conta corrente, ela é registrada em sua empresa.
Mas o método de contabilidade de caixa pode não mostrar a imagem real de sua atividade comercial, já que o mês em que você estava ocupado ou lento é diferente do mês em que recebeu o dinheiro.
Como funciona a contabilidade de exercício
Na contabilidade de competência, a transação é registrada quando é obtida (estabelecida) enviando uma fatura ou recebendo uma fatura.
No Exemplo 1: Para uma transação de receita, usando o método de acumulação, você registraria a receita quando o trabalho estiver concluído ou o produto tiver sido recebido; isto é, você ganhou o pagamento. Nos exemplos acima, a receita para você é registrada quando você envia a fatura, mesmo que você ainda não tenha sido pago. A despesa é registrada quando você recebe a conta, mesmo que você não tenha pago.
No Exemplo 2: Para uma transação de despesa. Quando você recebe uma conta por uma despesa, ela é considerada uma despesa para fins fiscais. Então você pode deduzir para esse ano, mesmo se você ainda não pagou a conta.
Pro e Con: A contabilidade de acréscimo é mais confusa, mas mostra sua atividade comercial mensal com mais precisão.
Configurando seu método de contabilidade
A maioria das pequenas empresas utiliza o método contábil, porque é mais simples e fácil determinar quando registrar receitas e despesas. Você deve usar o método de acumulação se
- sua empresa tem vendas de mais de US $ 5 milhões por ano, ou
- Seu negócio armazena um estoque de itens que você venderá ao público e seus recibos brutos são de mais de US $ 1 milhão por ano.
O IRS diz:
"Geralmente, se você produz, compra ou vende mercadorias, deve manter um estoque e usar um método de acumulação para vendas e compras de mercadorias."
O inventário inclui qualquer mercadoria que você vende, bem como suprimentos que farão parte fisicamente de um item destinado à venda.
Transações de fim de ano e método contábil
No final do seu ano fiscal, o caixa e a contabilidade de exercício devem ser considerados no momento das transações. Aqui está como:
- Renda Se você está em contabilidade de competência e quer renda no ano atual, envie contas antes do final do ano. Se você quiser atrasar a receita, não envie contas até depois do início do próximo ano. Para contabilidade de caixa, pague a conta no ano em que você espera a receita total mais baixa.
- Despesas Assumir despesas no ano em que você deseja que essas despesas sejam contadas, para minimizar seus impostos. Você não precisa necessariamente pagar a fatura nesse ano, se estiver usando a contabilidade de exercício.
Contas não colecionáveis / dívidas incobráveis
De acordo com o método de acumulação, se você tiver clientes que não pagaram, você poderá cancelar ou reduzir seus impostos para essas dívidas incobráveis.
Por exemplo, digamos que você tenha um cliente faturado em fevereiro. Você fez repetidas tentativas de recolher o dinheiro e finalmente decidiu que este cliente não vai pagar. Se você estiver usando o método de contabilidade de exercício, já registrou a venda. Antes do final do ano, você pode tomar este montante não colecionável de sua renda, reduzindo assim o seu rendimento bruto e seu passivo fiscal.
Para maiores informações
Para obter mais informações sobre restrições do IRS sobre métodos contábeis, consulte esta seção da publicação 538 do IRS: Períodos e métodos contábeis.
Isenção de responsabilidade: As informações contidas neste artigo não se destinam a ser aconselhamento fiscal ou jurídico. Se não tiver certeza sobre qual método de contabilidade selecionar, consulte seu consultor fiscal profissional.