Como selecionar o software de folha de pagamento para sua pequena empresa

Recursos para procurar no software de folha de pagamento on-line

Você está puxando o cabelo sobre a folha de pagamento? Fazendo sua própria folha de pagamento, mesmo para apenas um funcionário, tem muitas armadilhas para o pequeno empresário. Há muito a saber, e manter-se em dia com muitos regulamentos federais, estaduais e locais de impostos sobre os salários é uma dor. Além disso, você tem prazos para cumprir, para pagamentos e relatórios para todas essas agências.

Não é de admirar que muitas pequenas empresas recorram a serviços de folha de pagamento para essas tarefas.

Mas qual serviço de folha de pagamento é o melhor?

O que são serviços de folha de pagamento?

Existem dois tipos de serviços de folha de pagamento: serviços online e (por falta de um termo melhor) serviços pessoais. Os serviços online podem ser aplicativos ou online. Os serviços pessoais são uma empresa de propriedade de um indivíduo que pode fazer pagamentos on-line ou que podem ser locais.

O processo de avaliação funciona da mesma maneira para os dois tipos de serviços de folha de pagamento. Mas este artigo focará nos serviços online. Aqui estão alguns recursos que você deve levar em consideração:

Quanto custa um serviço de folha de pagamento on-line?

A primeira coisa que os donos de empresas perguntam quando procuram um serviço de folha de pagamento é: "Quanto custa?" Embora o custo seja importante, outros fatores são igualmente importantes.

Considere o custo do serviço agora e no futuro. Se você tiver uma empresa muito pequena com apenas um ou dois funcionários, poderá limitar seu custo usando um serviço escalável, no qual o custo é mínimo para apenas alguns funcionários e que aumenta à medida que você adiciona funcionários e serviços.

Para a maioria dos serviços de folha de pagamento eu olhei, o custo é por mês, então você pode mudar a qualquer momento. A maioria baseia o custo no número de funcionários. Alguns oferecem uma opção de 1099 para pagar prestadores de serviços, fornecedores ou freelancers. (Você encontrará uma lista breve com os custos no final deste artigo.)

Os custos vêm em dois níveis para alguns dos serviços: um serviço básico que calcula e entrega cheques de pagamento, talvez com um serviço W-2, e uma opção de serviço completo que também faz o depósito e pagamento de impostos e declarações fiscais, incluindo Formulário 941 (o formulário de relatório de imposto sobre folha de pagamento trimestral).

O que deve incluir um serviço de folha de pagamento de serviço completo?

1. Configuração, treinamento e painel. O sistema deve ser fácil de configurar. Você deve ter um painel para orientá-lo nos processos e permitir que você verifique atividades como arquivamentos e depósitos de pagamento. O treinamento deve ser simples, com bons vídeos para ajudá-lo a trabalhar nos vários processos. Qual nível de conhecimento da folha de pagamento eles supõem que você tem? A maioria dos proprietários de empresas tem pouco conhecimento, portanto, seu serviço deve fornecer conhecimento básico detalhado dos termos da folha de pagamento, contracheques e arquivamentos.
2. Contracheques . Cada um desses sistemas permite que você insira as informações para cada funcionário, incluindo o formulário W-4 para retenção de imposto de renda federal e outras informações necessárias para preparar contracheques. Os sistemas devem permitir que você escreva cheques impressos ou receba cheques diretamente depositados (da melhor maneira). Verifique com seu banco seus requisitos.
3. Formulários W-2. Seu serviço deve fornecer a você Formulários W-2 , o formulário anual de informações sobre salários e impostos que você deve fornecer aos funcionários em janeiro. A opção de serviço completo também deve arquivar esses formulários com a Administração do Seguro Social para você no momento apropriado.
4. Arquivar e Depositar Impostos sobre a Folha de Pagamento. Este é provavelmente o serviço mais importante. Ter alguém arquivar e pagar esses impostos é uma grande responsabilidade. Um sistema de serviço completo deve arquivar todos os documentos de impostos sobre folha de pagamento e emprego relevantes para você. Eles devem fazer pagamentos em seu nome com as agências reguladoras federais, estaduais e locais apropriadas. Os formulários devem incluir o Formulário 941 - Declaração Trimestral de Salários e Impostos e formulários de imposto de desemprego federais e estaduais.

O serviço também deve acompanhar os impostos estaduais e locais sobre a folha de pagamento, o que é uma grande ajuda se você tiver funcionários trabalhando em diferentes cidades e estados.

Quais outras características você deve esperar?

Garantias fiscais. Seu serviço deve garantir que os formulários de impostos serão enviados antes de todos os prazos e que os pagamentos serão feitos a tempo para que você não incorra em multas ou penalidades . O serviço deve concordar em pagar multas ou penalidades pelo arquivamento ou pagamento tardio. Se eles não fizerem essa garantia, não os use.

Acessibilidade móvel. Você deve poder acessar o painel e fazer alterações, enviar informações em seu computador, celular ou tablet ou até mesmo chamar informações.

Empregado self-service. Alguns desses serviços têm um painel de controle no qual os funcionários podem fazer login e obter informações sobre os cheques de pagamento acumulados no ano.

Eles podem alterar as informações do W-4 on-line.

Integração com seu sistema contábil. Ter seu serviço de folha de pagamento se integra ao sistema de contabilidade economiza tempo e dinheiro. A folha de pagamento da Intuit só é vendida com o QuickBooks Online, portanto, essa pode ser uma boa opção se você já tiver a QBO. O software Patriot tem um sistema de contabilidade que você pode adicionar ao seu serviço de folha de pagamento.

Outras questões importantes para perguntar

Suporte e Serviço. Este é realmente importante. As coisas acontecem e as folhas de pagamento devem ser executadas em horários específicos. Você precisa saber que seu serviço está disponível e é útil.

O nível mais alto de serviço é o telefonema. Que horas tem o help desk?

O segundo nível mais alto é o chat. Quais são as horas deles?

O terceiro nível é o email. Com que rapidez seu serviço responde a e-mails?

Durante o período de teste ou nos primeiros 30 dias, certifique-se de fazer contato várias vezes para avaliar o suporte fornecido.

Atualizações. Os regulamentos fiscais e as taxas de impostos da folha de pagamento estão sempre mudando. Ao avaliar os sistemas, pergunte como eles atualizam seu software e como eles comunicam essas atualizações para você.

Segurança. Quão seguro é o sistema deles? Está na nuvem (provavelmente)? Com que frequência eles fazem backup?

Outros serviços adicionais que você pode querer

Serviço 1099. Alguns desses sistemas têm um complemento (por um custo extra) que permite pagar trabalhadores contratados, fornecedores e freelancers e emitir formulários 1099-MISC para eles (semelhante aos formulários W-2 para funcionários). O serviço também deve fornecer o preenchimento de formulários 1099-MISC com o IRS.

Retenção de backup . Se você estiver pagando não-funcionários, talvez seja necessário reter a retenção de segurança de seus pagamentos. Se você tiver o serviço 1099, seu serviço deve poder fazer isso e emitir relatórios.

Onde verificar possíveis serviços

Quando você tiver reduzido sua seleção para alguns serviços, verifique-os. Verifique as avaliações on-line, mas não dependa muito delas. Um lugar melhor para verificar é o Better Business Bureau . Veja quais reclamações foram apresentadas contra essa empresa e como elas foram resolvidas.

Quais são alguns serviços de folha de pagamento a serem considerados?

Você encontrará muitos serviços de folha de pagamento se pesquisar on-line. Aqui estão apenas alguns para começar sua pesquisa. Selecionamos a opção de serviço completo para cada um.

Implantar folha de pagamento de serviço completo. Este serviço é um complemento para o QuickBooks Online. O preço depende de qual versão do QBO você quer e do nível de serviços de folha de pagamento que você precisa. O preço é mensal.

Patriot Payroll Software. Seu sistema de folha de pagamento com serviço completo começa em US $ 25 por mês para um funcionário, aumentando com o número de funcionários.

Paychex. Seu sistema é baseado no número de funcionários. Eles exigem uma oferta por escrito de um cliente em potencial antes de liberar as informações de preços.

Gusto: Seu preço é de US $ 39 por mês, mais US $ 6 por mês por pessoa (assumimos que significa que a pessoa está sendo paga).

O ADP tem três níveis de folha de pagamento, incluindo RH. Nenhum preço estava disponível.

Como experimentar um sistema de folha de pagamento

Uma questão final: o problema de experimentar esses sistemas é que eles exigem que você "entre em operação" e não pode emitir contracheques mais de uma vez. Patriot e Gusto têm versões demo que você pode tentar. O ADP tem dois meses livres de folha de pagamento, mas isso significa que você está comprometido em executar dois meses com o sistema deles.