Não negligencie esta ferramenta inestimável para o sucesso do evento
Se você está apenas começando no negócio de planejamento de eventos ou se é um planejador de eventos experiente, é provável que você esteja familiarizado com uma lista de verificação de planejamento de eventos ou pelo menos tenha ouvido referências durante um curso de planejamento de eventos ou reunião do setor. Existe uma razão para isso. Uma lista de verificação de planejamento de eventos é o melhor amigo de um planejador, uma ferramenta inestimável para gerenciar com êxito seus eventos.
Nota: uma lista de verificação de planejamento de eventos também é conhecida como uma programação de workback ou um caminho crítico.
Planejamento de eventos é tudo sobre o planejamento. Mesmo a ideia de evento mais criativa será fracassada se não for bem planejada e executada. Aqui é onde entra uma lista de verificação de eventos. É o seu guia para se manter organizado e à frente - ou antes - do cronograma ao lidar com a miríade de responsabilidades e detalhes variados no planejamento de um evento de sucesso. E é particularmente útil ao gerenciar vários eventos. Esquecer uma pequena tarefa ou ficar para trás em um prazo final pode resultar em um efeito dominó: outros aspectos aparentemente não relacionados do seu evento podem começar a desmoronar, um por um.
Portanto, não confie na sua memória, notas ou rabiscos no seu bloco para manter o seu negócio de planejamento de eventos funcionando sem problemas. Aprenda a montar uma lista de verificação de planejamento de eventos eficaz e logo se tornará seu novo melhor amigo.
Antes de você começar
Para começar, tire algum tempo da sua agenda para se concentrar no evento que você está planejando.
Em seguida, limpe sua mente. A sério. Sem olhar para o telefone ou responder a um email. Você precisa visualizar este evento do início ao fim, sem interrupção ou distração, para poder planejar efetivamente todas as tarefas que devem ser concluídas.
Prepare-se
Pense no evento que você está planejando e anote todos os detalhes confirmados: nome do cliente e informações de contato, data do evento, local, número de participantes, etc.
Pegue um calendário e marque a data do evento neste calendário em negrito. Reúna qualquer outro material relevante - fotos do local, lista de fornecedores para contato - que fazem parte deste evento.
Ir para trás
A maneira de começar a escrever uma lista de verificação de planejamento de eventos é trabalhar de trás para frente.
Os convidados experimentam um evento como uma reunião de um dia ou de vários dias com tudo acontecendo ao mesmo tempo. Como uma performance ao vivo que aparece no palco e é executada lindamente. Os organizadores de eventos veem os eventos como uma série de eventos menores que se encaixam como peças de um quebra-cabeça para culminar no evento final. Então, como planejadores, começamos no começo. O que é várias semanas ou meses antes de um evento real ocorrer.
Comece no começo
Ao decidir por onde começar a escrever sua lista de planejamento de eventos, pense em estabelecer uma base sólida para o seu evento. Antes de selecionar esquemas de cores e pedir flores, você precisa lidar com o básico. Desde a assinatura de contratos até a negociação de um bloco de quartos, tudo precisa estar escrito em sua lista de verificação, não importa o tamanho ou a dimensão da peça. A chave é primeiro cuidar de todas as tarefas que podem ser concluídas com antecedência para permitir mais tempo em sua programação para os itens de afazeres que ocorrem mais próximos da data do evento.
Alguns exemplos de itens para incluir na sua lista de verificação do planejador de eventos:
- Assine contratos (com cliente, local, fornecedores, etc.).
- Confirme a data e a hora com o local
- Contrate entretenimento (banda, palestrante, etc.)
- Bloqueio seguro de hotéis
- Convites de correio
- Selecione o menu
- Contrate equipe de garçons
- Confirme o número de convidados
- Caminhe pelo site
- Confirme a configuração da sala
Permita Tempo Extra
Com cada item da sua lista de verificação do evento, adicione um tempo extra. Se a data para realmente enviar os convites for 15 de março, coloque um item em sua lista para que os convites estejam prontos para envio em 8 de março, uma semana antes. Isso lhe dará algum tempo extra caso algo dê errado com os convites ou se você estiver atrasado por outro motivo.
Inclua lembretes na sua lista de verificação
Não é suficiente escrever “assinar contrato com o fornecedor” na sua lista de verificação e, em seguida, marcar a caixa quando terminar.
Você precisará certificar-se de que o fornecedor recebeu uma cópia do contrato e devolveu uma cópia assinada a você também. Assim, para cada item grande que você adicionar à sua lista de verificação, inclua um lembrete. Por exemplo, “Acompanhamento com fornecedor: contrato”. Adicione outro lembrete posterior que diz “Contrato assinado assinado pelo fornecedor”. Não é incomum para resolver uma tarefa e considerá-lo feito quando realmente foi concluído apenas do seu lado.