O que os planejadores de eventos públicos podem aprender da cidade de Chicago
Organizações de bairro em cidades de todo o país organizam eventos especiais públicos e comunitários, como festivais ao ar livre, feiras de rua e carnavais. Muitos desses eventos públicos - particularmente os bem-sucedidos - tornam-se festividades antecipadas e às vezes um ponto de orgulho para a comunidade anfitriã. Embora existam aspectos de planejamento e execução de eventos que são compartilhados entre todos os tipos de eventos, de casamentos a conferências corporativas , os eventos públicos tendem a ter suas próprias necessidades e desafios. Um desses fatores únicos de planejamento de eventos públicos é trabalhar e receber permissão de agências governamentais.
Às vezes, a melhor maneira de aprender é simplesmente ir direto ao ponto. Outras vezes, vale a pena aprender com as lições e experiências dos outros. Neste caso, vamos aprender da cidade de Chicago. Experiente na organização de cerca de 350 eventos especiais em Chicago, o Escritório de Eventos Especiais do Prefeito criou o Guia de Recursos para Eventos Especiais e o Pacote de Permissão para Eventos Especiais , que inclui ideias práticas que outras cidades podem incorporar em seus eventos comunitários. Aqui estão as principais dicas para planejar eventos comunitários bem-sucedidos com os próprios mestres.
01 - Tenha um processo de candidatura formal
Em Chicago, o código municipal exige que as organizações que desejam sediar um evento da comunidade enviem uma inscrição formal que concorda com determinadas diretrizes do evento, como:
- Nenhuma taxa pode ser cobrada pela admissão (defina um valor de doação)
- Os vendedores de alimentos devem ser licenciados e possuir certificação
- Os vendedores de bebidas alcoólicas devem ser licenciados (cerveja e vinho apenas)
- Fornecedores de mercadorias devem ser licenciados
- A Chicago Transit Authority deve ser notificada
Ter um processo de inscrição formal para eventos especiais públicos e comunitários pode reduzir a carga de trabalho e agilizar as aprovações, o que é benéfico para todos.
02 - Requer uma Autorização de Evento Especial
Além do processo de inscrição no evento, a cidade de Chicago também exige que os organizadores enviem uma solicitação especial de permissão de evento, que contém seus próprios requisitos, como:
- A inscrição deve ser apresentada no mínimo 45 dias antes do evento
- As candidaturas devem ser autenticadas
- Os organizadores devem apresentar um certificado de seguro de US $ 1 milhão em responsabilidade geral comercial, nomeando a cidade de Chicago como um segurado adicional.
Embora a princípio possa parecer que Chicago simplesmente crie alguns obstáculos burocráticos para avançar em eventos comunitários, sem tornar as aplicações excessivamente difíceis, a cidade garantiu que todos os eventos públicos atenderiam a seus requisitos - muitos que dizem respeito à segurança.
03 - Requer um Mapa de Eventos com Aplicativo de Permissão
Como parte de uma solicitação especial de permissão de evento, os organizadores devem enviar um mapa de eventos que identifique as áreas de fechamento de ruas e o plano de redirecionamento. Deve considerar espaços de garagem pública, acesso à garagem e espaço de pista de fogo. Sinais de desvio e barricadas devem atender aos requisitos da cidade, e os organizadores são obrigados a obter esses suprimentos diretamente. Os seguintes itens são considerados ao emitir uma permissão:
- Segurança Pública
- Proximidade de outro evento na área ao mesmo tempo
- Emissão prévia de uma permissão para outro evento no mesmo mapa de localização
04 - Requererem Tenda e Dossel
Em Chicago, tendas ou coberturas maiores que 240 pés quadrados em eventos públicos exigem permissões da cidade. Se maiores que 600 pés quadrados, os desenhos devem ser carimbados por um arquiteto licenciado ou engenheiro estrutural, e os planos de saída e emergência, incluindo sinais e iluminação, devem ser enviados. Se o tamanho for superior a 4.000 pés quadrados, o pedido de permissão deve ser apresentado pela empresa responsável pela construção da estrutura. Esse processo garante que medidas de segurança sejam levadas a sério.
05 - Exigir Parcerias com Funcionários de Segurança Pública
Eventos especiais em Chicago devem envolver tanto a polícia quanto os bombeiros. Os organizadores devem se reunir com o comandante da polícia (e / ou seu representante) para tratar de questões como uma faixa de tráfego para veículos de emergência, planos de segurança e postos de comando designados no evento. Os organizadores devem designar um indivíduo que atue como um contato com o departamento de polícia, bombeiros, ruas e departamentos de saneamento, o escritório de eventos especiais e outros. Isso ajudará a ter uma pessoa experiente e experiente em sua equipe servindo como ponto de coordenação para todos esses departamentos públicos.
06 - Forneça uma lista de verificação do código de segurança contra incêndios
Organizadores de festivais e eventos ao ar livre em Chicago recebem uma lista de verificação e são obrigados a atender a certos requisitos do código de segurança contra incêndio, incluindo:
- As barracas devem ser feitas de material retardante de fogo (certificação exigida)
- Extintores de incêndio são necessários em todos os estandes
- As filas de assentos temporários devem acomodar 5 a 14 pessoas (máximo)
- Os corredores de assentos temporários devem ter no mínimo 36 polegadas
- Os líquidos inflamáveis não devem ser armazenados em nenhuma tenda, cobertura ou cabine
- Lixo não será permitido acumular
- Os cabos elétricos devem ser colados e várias tomadas são recomendadas
- Recomendam-se faixas de incêndio para veículos de emergência (pista de incêndio de 10 pés)
- Recomenda-se cursos básicos de primeiros socorros e CPR para funcionários
Planejadores de eventos públicos experientes ou novos também apreciam uma boa lista de verificação.
07 - Garantir práticas seguras de manipulação de alimentos
A cidade de Chicago exige que os fornecedores assistam a uma aula pelo Departamento de Saúde antes de enviar qualquer solicitação. Além disso, os fornecedores devem obter um Treinamento e Certificação de Saneamento no Festival de Verão (oferecido pela Illinois Restaurant Association). O oficial de saúde, que determina se um fornecedor receberá uma autorização para operação, mantém a autoridade para suspender qualquer permissão a qualquer momento.
A cidade descreve regras detalhadas para alimentos, recipientes, rótulos, proteção de alimentos, higiene pessoal pessoal, equipamentos de alimentos, resíduos, construção de estandes e materiais tóxicos. Também exige que os fornecedores participem de um seminário de saneamento obrigatório.
Em um evento especial relacionado à nota , as licenças de bebidas devem ser recebidas 20 dias antes do evento.
08 - Tenha um Plano de Contratação de Serviços Municipais
Os empreiteiros públicos ou privados devem ser contratados para uma variedade de serviços, incluindo a colocação de placas de estacionamento , o fornecimento de barricadas, reboque, tambores de lixo, tambores de reciclagem, liners, varredura, coleta de lixo, serviços elétricos e / ou equipamentos de som. Em Chicago, o Departamento de Ruas e Saneamento está disponível para fornecer tais serviços em uma taxa horária agendada com base na experiência.
Além disso, é necessário um programa de reciclagem como parte do pacote de permissão para eventos especiais em Chicago. Com o aumento da popularidade de eventos verdes , isso não é uma má idéia!
09 - Exigir Permissões de Animais
Se os animais estiverem envolvidos no evento de alguma forma, a cidade de Chicago exige que o nome de um veterinário local que estará presente no evento seja submetido com o pedido do evento. Esta pessoa será responsável pelo fornecimento de qualquer animal doente ou ferido. Além disso, a Comissão de Cuidados e Controle de Animais pode inspecionar os animais antes de usá-los em atividades públicas.
10 - Gerenciar sinalização e promoção de eventos
Os organizadores de eventos públicos em Chicago têm a oportunidade de obter exposição adicional do evento com banners de poste de luz. Naturalmente, a cidade gerencia essas solicitações, exigindo que os organizadores concluam um pedido de permissão de banner que inclua uma cópia dos gráficos de banner propostos, a data do evento e quaisquer outros aspectos significativos da solicitação. O departamento de ruas e saneamento gerencia esses tipos de solicitações.