Duas abordagens para manter registros contábeis
A primeira coisa a saber é que os registros contábeis vêm em dois tipos: entrada única e entrada dupla. Cada um tem suas vantagens; A escrituração de entrada única é mais simples, como seria de esperar, e pode ser o sistema adequado para o pequeno empresário.
Escrituração de dupla entrada - novamente, sem surpresa - fornece dois lançamentos para cada transação, uma entrada de débito e uma entrada de crédito. Isso é mais complicado, mas como essas duas entradas devem finalmente se equilibrar (por isso: "balanceando os livros"), isso dá a você uma maneira de capturar erros e também facilita a captura de fraudes. A contabilidade de dupla entrada é o padrão usual.
Os documentos contábeis básicos e como eles fluem para frente
- A transação inicia todos os procedimentos contábeis. Você compra algo, vende algo - qualquer que seja. A ideia é fazer um registro de cada transação financeira. Onde você vai gravar a transação está em
- Os diários. Este é o marco zero da contabilidade. Todos os procedimentos contábeis subsequentes retornam a um diário, que é o registro de cada transação financeira à medida que ela ocorre. Você pode ter diários separados para vendas e recebimentos de caixa e outro diário para desembolsos ou apenas um diário que inclua todos os tipos de transação. Qualquer abordagem é aceitável, mas as coisas importantes a serem lembradas são gravar cada entrada e manter o (s) diário (s) atualizado (s). Eventualmente, você agrupará todas essas entradas usando
- O razão geral. É aqui que você transfere ou "posta" cada uma das entradas do diário em seu lugar apropriado no razão geral por tipo de transação. Isso torna mais rápido a consulta de transações individuais e também fornece uma base em algum momento - muitas vezes no final do mês ou do trimestre - para preparar ...
- O balancete. Aqui é onde você resumirá todas as suas entradas de débito (supondo que você tenha feito a rota de entrada dupla) e todas as suas entradas de crédito. Eles devem combinar. Se não o fizerem, você terá que ir até os registros de transação no seu diário e trabalhar para ver onde o erro ocorreu. Depois que tudo se equilibra, você pode preparar ...
- A demonstração financeira. Neste ponto, seu trabalho duro vale a pena. Agora você tem um documento que os credores, agências governamentais - qualquer entidade que queira saber com quem você está financeiramente antes de fazer negócios com você - aceitarão.
Este é o esboço mais resumido do processo contábil, desde seus inícios nas transações até a produção da demonstração financeira. Você precisará saber mais antes de começar seu próprio sistema de contabilidade, mas agora você sabe para onde está indo.
Aprendendo mais sobre registros contábeis e os conceitos básicos de contabilidade
Se você está fazendo isso sozinho, e particularmente se você decidir pelo método de entrada dupla mais ambicioso, invista em um livro básico sobre o assunto. "O Jogo Contábil: Contabilidade Básica Fresca da Barraca de Limonada", por exemplo, torna o processo de aprendizado um pouco menos tedioso ao basear as instruções no funcionamento de uma barraca de limonada.
Está disponível na Amazon.
Outra abordagem é começar com um sistema como o Quickbooks, que fornece um método claro e popular de fazer contabilidade de dupla entrada, juntamente com instruções claras sobre como usar o sistema de contabilidade do Quickbooks.