Mais importante, é necessário fornecer informações sobre como entrar em contato com alguém no negócio enquanto estiver ausente.
Seria muito frustrante para um cliente ser rejeitado e não saber como contatá-lo. Não importa se sua posição é em vendas, serviços ou mesmo desenvolvimento de produtos. Todas as ligações dos clientes são importantes e precisam ser atendidas de maneira profissional.
O conteúdo do e-mail que alerta os clientes e colegas que tentam se comunicar com você por e-mail deve ser consistente com o conteúdo da mensagem de voz que saudará os chamadores. Se você estiver usando o Outlook 2010 e estiver conectado através de um servidor Microsoft Exchange, primeiro clique na guia Arquivo e, em seguida, clique no ícone Respostas Automáticas.
Isso iniciará o processo de criação de um email temporário enviado a todos os que enviaram um email enquanto você estiver fora do escritório. A resposta automática é enviada porque você ativou esta mensagem temporária. Uma lista passo a passo de instruções para criar este email pode ser visualizada aqui: Email do Office para o Outlook Exchange
Se você não estiver conectado por meio de um servidor Microsoft Exchange, o processo será um pouco diferente, pois não há ícone "Respostas Automáticas" nesses tipos de contas de email. Um guia passo a passo para criar esse mesmo tipo de email para usuários que não são do Exchange pode ser visto aqui: Fora do escritório para todos os outros
O próximo passo é criar o conteúdo do email que será enviado para todos que lhe enviarem e-mails enquanto você estiver fora do escritório. Este e-mail deve informar quanto tempo você estará fora do escritório, como você pode ser contatado durante sua ausência (se apropriado) e quem na empresa contatar em vez de você, se você não deseja ser contatado durante seu tempo longe do escritório. escritório.
Exemplo:
Olá,
Obrigado pelo seu email. Eu estou atualmente fora do escritório e retornarei na segunda-feira, 1 de dezembro. Eu terei acesso limitado a e-mail durante este tempo, conseqüentemente minha resposta pode ser um pouco atrasada. Se você precisar de assistência imediata, envie um email para minha assistente, Barbara Colson. Seu endereço de e-mail é bcolson@xyz.com.
Boas Festas!
Shahira
A Microsoft oferece modelos e outros exemplos que podem ser encontrados aqui: Modelos e exemplos de ausência do Office. Não se esqueça de desativar esta mensagem temporária quando voltar ao escritório, caso contrário, qualquer pessoa que enviar um e-mail para você depois de voltar ao escritório continuará a receber a mesma mensagem.
Agora que você criou o e-mail de saída, a criação de uma mensagem de voz de saída consistente e semelhante que cumprimente todos os seus chamadores é fácil. Use as mesmas palavras do e-mail, indique quem deve ser contatado na sua ausência e informe quando voltará.
Para a mensagem de voz, é necessário fornecer o número de telefone da pessoa, em vez de seu endereço de e-mail.
Exemplo:
Olá,
Você chegou à mesa de Shahira Raineri. Por favor, ouça toda esta mensagem. Estarei fora do escritório até segunda-feira, 5 de janeiro. Se você precisar de assistência imediata, ligue para minha assistente, Barb Colson. Seu número de telefone é 212-555-xxxx.
Estou ansioso para falar com você quando eu voltar. Obrigado.