As cartas de cobrança devem fazer duas coisas: manter a boa vontade do cliente e ajudá-lo a receber o pagamento. Você sabe que uma carta está funcionando quando você envia um lote de cartas e seu telefone toca fora do gancho ou os pagamentos começam a chegar pelo correio.
Se você enviar um lote de cartas e não houver resposta, é hora de novas cartas de cobrança.
Para entender as melhores práticas de criação de cartas, uma carta de coleta de amostra está disponível abaixo.
Um exemplo de quando usar uma carta de coleção
As vendas simplesmente não foram o que eram no ano passado neste momento. Frank balançou a cabeça enquanto se debruçava sobre a impressão do balancete antigo, sabia que enfrentava um trabalho desconfortável que agora era uma necessidade se ele quisesse continuar no negócio.
Com a coleção de cartas escritas por um especialista, ele sabia exatamente o que fazer. "Envie mais cedo do que mais tarde", ordenou o especialista. Frank pegou sua pilha de faturas vencidas e começou a inserir informações do cliente nos modelos de carta de cobrança. Como Frank trabalhou seu caminho através da pilha, sua confiança cresceu com o pensamento de receber o dinheiro que lhe era devido.
Carta de Coleta de Amostra
8 de janeiro de 2018 Franks Encanamento Nº da conta ou nº da fatura: 123 Saldo devedor ou vencido: US $ 100,00 Querido Jim, Este é um lembrete de que o saldo da sua conta de US $ 100,00 estava atrasado em 28 de novembro de 2008. Por favor pague esta quantia hoje, eu incluí um envelope de pagamento carimbado para sua conveniência. Obrigado por seu pagamento. Atenciosamente, Frank Smith Franks Encanamento |
Dicas de carta de coleção
Como você pode ver na carta de coleta de amostra acima, as cartas de cobrança mais eficazes são curtas, diretas e fáceis de ler. Tente evitar palavras ou frases longas ou confusas. A carta mais direta leva a menos mal-entendidos. Sua carta de cobrança deve:
- Diga o motivo da sua carta na primeira frase
- Explique mais sobre a primeira sentença em sua segunda sentença
- Sugira uma solução
- Obrigado ao destinatário
Sua carta de cobrança é um reflexo do seu negócio, portanto, mantenha-a profissional e assine cada carta pessoalmente. Lembre-se de que sua carta é para persuadir alguém a lhe enviar dinheiro. Sua redação e tom são críticos, especialmente se este for um cliente com o qual você deseja continuar a fazer negócios. Sempre assuma que o cliente pagará.
Incluir um envelope para pagamento também é uma boa ideia. Se você puder incluir postagem no envelope de pagamento, é melhor. Quanto mais fácil for para o cliente efetuar o pagamento, maiores serão as chances de você receber o pagamento.
Michelle Dunn ajuda empresas que querem ter clientes que pagam a tempo ou cedo, ela trabalha com empresas que estão lutando com clientes que pagam com atraso ou não pagam. Michelle tem mais de 21 anos de experiência em crédito e cobrança de dívidas, é autora de “Torne-se o Squeaky Wheel, um guia de crédito e cobrança para todos” e muitos outros livros e possui um profundo conhecimento e um conjunto de ferramentas de produtos e serviços pode fazer uma grande diferença para sua empresa.
Editado por Alyssa Gregory