Considerações tributáveis
Este artigo explica algumas das questões relacionadas aos motoristas dos funcionários de empresas.
Somente o uso comercial é dedutível
Não importa quem está dirigindo um carro ou quem é dono de um carro, somente o uso comercial desse carro é dedutível como despesa comercial. Quem quer que dirija o carro deve manter bons registros imediatos de direção para uso comercial.
O evento de negócios deve ser registrado no dia em que ocorreu e deve incluir os detalhes da finalidade, data e local ou quilometragem.
Você pode dar aos funcionários uma permissão automática
A maioria das empresas dá aos funcionários uma permissão automática para reembolsá-los pela despesa de dirigir um carro para fins comerciais. O subsídio pode ser dado além de fornecer o carro ao empregado.
Este subsídio não é um benefício tributável para o empregado, desde que seja dado através de um plano responsável. Um plano responsável é um conjunto de procedimentos que sua empresa estabelece para contabilizar adequadamente o dinheiro dado ao funcionário. O IRS quer certificar-se de que você não está dando benefícios aos empregados, mas que estas são despesas legítimas pagas pelo empregado e reembolsadas por você.
Você deve usar um plano de IRS responsável
Basicamente, para ter um plano responsável, as despesas de automóvel devem ter um propósito comercial legítimo, o funcionário deve fornecer registros adequados mostrando o uso da empresa e os valores gastos, e o funcionário deve devolver os reembolsos em excesso dentro de um período de tempo razoável.
A permissão automática que você dá aos funcionários pode ser determinada usando a taxa padrão do IRS (diferente a cada ano) ou as despesas reais. O método que você usa é com você, com algumas limitações.
Se você não configurar e usar um plano responsável, qualquer subsídio ou reembolso que você der aos funcionários para dirigir será tributável para eles, e você deverá incluir os valores de reembolso em seus pagamentos e reter os impostos.
Empregado uso de um carro é um benefício de condição de trabalho
Um benefício de condição de trabalho, de acordo com a Receita Federal, é "a propriedade e os serviços que você fornece a um funcionário para que ele possa executar seu trabalho". Este benefício é excluído do rendimento do empregado, partindo do pressuposto de que o empregado poderia receber a dedução em uma declaração de imposto pessoal. No caso de um carro da empresa. Lembre-se, este é apenas o uso comercial do carro que é (a) permitido como despesa comercial e (b) não é tributável para o empregado como um benefício.
Porém, o uso do funcionário por motivos pessoais não é dedutível como despesa comercial, seja para o funcionário ou para o seu negócio. Veja como isso funciona:
Uso pessoal de um carro da empresa é um benefício tributável
Basicamente, qualquer coisa que você der aos funcionários é um benefício tributável. Se você der a um funcionário o uso de um carro, o uso pessoal pelo funcionário é considerado pelo IRS como um benefício adicional não monetário.
Intuit Payroll diz: "Uma parte do valor do carro é considerada parte da remuneração total do empregado para fins fiscais." Você deve considerar o valor deste benefício e mostrá-lo sobre o salário do empregado, e, claro, reter impostos federais e estaduais e os impostos FICA (Seguro Social e Medicare) deste valor, o mesmo que de outros salários e benefícios.
Carros são listados como propriedade de um negócio
Uma nota final: os veículos de negócios estão em uma classe especial de propriedade para fins de imposto comercial. Eles são considerados propriedade listada, que inclui uma propriedade que pode ser usada tanto por motivos comerciais quanto pessoais.
Independentemente de você dar ou não o carro a um funcionário ou usá-lo, se o carro for usado em menos de 50% do tempo para fins comerciais, ainda é possível deduzir o uso comercial, mas é necessário usar a depreciação linear.
Se você decidir dar um carro da empresa a um funcionário
Vamos ver um exemplo para ver como tudo isso funciona:
Seu negócio aluga um carro e dá a Mary para usar na condução de negócios.
Mary deve manter bons registros sobre a divisão entre os negócios e o uso pessoal e fornecer à sua empresa relatórios detalhados. Para este propósito, digamos que ela dirija 50% para negócios e 50% para uso pessoal.
Não importa quem dirige o carro, a locação está no nome da empresa, portanto, o pagamento da locação é dedutível como despesa comercial, mas apenas na medida em que é usado para fins comerciais. (Se o carro for comprado, a depreciação do carro é dedutível, novamente apenas para a parte comercial de seu uso.)
Se você reembolsar Mary por suas despesas de condução de negócios, não precisará considerar esse reembolso tributável se tiver um plano responsável, conforme descrito acima.
Mas, o valor do carro para o tempo de condução pessoal deve ser incluído na renda de Mary (e retenções se aplicam). Se o aluguel mensal do carro da empresa que a Mary dirige for de US $ 500, você deve incluir US $ 250 por mês em seu salário.
Por que é importante manter bons registros sobre o uso comercial
Como você pode ver na discussão acima, é muito importante que o motorista do carro da empresa mantenha registros excelentes para comprovar a quantidade de condução dos negócios.
Esta prova é necessária:
- Assim, você pode reembolsar despesas de direção de funcionários e não precisar incluí-las no pagamento do empregado
- Para comprovar o uso comercial, você não precisa incluir essa parte do valor do carro na remuneração do funcionário.
- Então você pode deduzir mais despesas de depreciação, e
- Assim, você pode usar mais o valor do carro para suas outras despesas comerciais.
Mais informações em publicações do IRS
- Publicação IRS 535 - dedução de despesas de negócios
- Publicação do IRS 15-B - Guia Fiscal do Empregador para Benefícios Adicionais
- Publicação IRS 463 - Despesas de viagem, entretenimento, brindes e carros
- Tópico 510 do imposto do IRS - Uso comercial de um carro
Aviso: Este artigo é apenas para fins de informação geral. Não se destina a ser um conselho fiscal ou legal. Verifique com seus consultores fiscais e financeiros antes de começar a entregar aos funcionários as chaves dos carros da empresa.