Coloque um plano de backup no lugar
Idealmente, você deve sempre ter um plano de backup em caso de doenças repentinas ou outras emergências, mas se um funcionário-chave sugerir uma partida ou avisar, você deve imediatamente apresentar um plano para que outra pessoa cuide de suas tarefas.
Gerentes de alto nível e potenciais substitutos devem entender cada aspecto de seu papel.
Uma grande parte de um plano de sucessão é a documentação. Tudo em que cada funcionário está trabalhando deve fazer parte de um manual público, calendário, lista de tarefas ou arquivo. Essa documentação deve incluir informações de contato de terceiros, além de explicações sobre como funcionam as macros do Excel, programas de computador ou outros atalhos criados pelo funcionário.
O plano também deve incluir uma lista clara de prioridades para que os funcionários restantes não fiquem sobrecarregados e saibam quais tarefas têm precedência sobre o trabalho existente.
Considere a segurança das informações
Funcionários importantes geralmente têm acesso a contas bancárias, sistemas de computador importantes e serviços online. Embora os casos de má conduta intencional ou roubo de informações sejam raros, ainda é uma prática recomendada remover o acesso deles assim que eles não precisarem mais deles.
Além de remover o acesso, você precisa garantir que você o mantenha.
Por exemplo, outro funcionário pode precisar receber autoridade de assinatura de cheques para manter um sistema de assinatura de cheque de duas assinaturas. Se o funcionário que está saindo se inscreveu para um serviço on-line, como as análises do seu site, usando o e-mail da empresa, certifique-se de transferi-lo.
Emitir um pagamento final e benefícios
Os funcionários que saem têm direito ao pagamento do seu pagamento final e a quaisquer benefícios acumulados, como dias de férias não utilizados.
Os pagamentos por benefícios extras acumulados dependem do seu contrato de trabalho e das leis locais.
A lei estadual também define o cronograma para efetuar o pagamento. Você geralmente tem o que teria sido o dia de pagamento programado regularmente se o empregado tivesse permanecido com sua empresa. Muitas empresas preferem que os funcionários que partem assinem seu último pagamento em pessoa no último dia. Trabalhe com seus serviços de escrituração contábil para calcular o valor final devido.
Atualize suas demonstrações financeiras
Se um empregado já tiver ganhado opções de ações ou remuneração diferida, a despesa e o passivo acompanhante provavelmente já estão registrados em seus livros. Se a partida desencadear um pára-quedas de ouro ou outro termo de contrato, a compensação devida pode ser apenas uma nota de rodapé - se ela estiver incluída em suas demonstrações financeiras.
Em vez de aguardar até o próximo período de relatório, peça ao contador imediatamente que faça os lançamentos contábeis apropriados para refletir as transações financeiras que ocorreram com a saída do funcionário. Isso lhe dá um aviso antecipado, caso você precise explicar ou ajustar uma mudança nos lucros causada por quaisquer pagamentos.
Notifique os investidores
A maioria dos funcionários é considerada substituível e suas saídas provavelmente não seriam consideradas relevantes para decisões de investimento.
No entanto, existem exceções. Um exemplo seria a partida de um importante cientista cuja partida interromperia a pesquisa considerada central para as operações de sua empresa.
Independentemente disso, como a melhor prática, você deve enviar um comunicado notificando seus investidores sobre a saída de qualquer funcionário chave. Isso pode ajudar a acalmar medos de turbulências ou discordâncias em suas fileiras e evitar que os investidores considerem retirar seu apoio. É também uma boa maneira de manter os investidores informados sobre o que está acontecendo dentro de sua empresa e para que eles saibam como você planeja crescer no futuro.