As soluções de contabilidade on-line utilizam o ambiente de computação em nuvem para reunir e correlacionar as informações de que uma empresa precisa para gerenciar suas finanças. Essas plataformas de software simplificam o processo de contabilidade, minimizam o tempo gasto na entrada de dados e aumentam a eficiência em toda a linha. Muitos proprietários de empresas e CFOs estão aproveitando esses benefícios seguindo processos de implementação inteligentes para criar o ambiente perfeito para lidar com as finanças diárias.
Encontre o melhor software
O primeiro passo para configurar o ambiente de contabilidade on-line ideal é determinar qual plataforma de software possui as ferramentas certas para a empresa. Os CFOs devem se familiarizar com as opções mais úteis e desenvolver uma lista das plataformas que oferecem os melhores recursos. As pequenas empresas variam em tamanho, escopo e necessidades, por isso é importante consultar previamente os executivos da empresa para determinar exatamente quais ferramentas são necessárias para lidar com as constantes flutuações em seus dados financeiros.
As considerações são abundantes nesta fase, mas tudo, desde características e benefícios até os serviços de suporte oferecidos pela plataforma de contabilidade, deve ser avaliado. Muitas empresas exigem muita customização ou podem precisar do software para escalar e oferecer relatórios mais abrangentes no futuro. Necessidades de contabilidade para hoje, bem como no futuro devem ser analisadas antes de assinar na linha pontilhada.
Simplifique a folha de pagamento
A folha de pagamento torna-se cada vez mais complicada à medida que as pequenas empresas se expandem e assumem funcionários adicionais. Informações de rastreamento de tempo devem ser transferidas para o departamento de folha de pagamento para gerar os relatórios necessários para dar aos funcionários uma compensação precisa. As ferramentas de contabilidade on-line podem levar os dados inseridos ao software de rastreamento e folha de pagamento e convertê-los em um formato que pode ser usado para preparar verificações diretamente do programa.
Isso aumenta a precisão e garante que todos os funcionários sejam pagos a tempo, sempre que o departamento de contabilidade não tenha que gastar horas trabalhando na folha de pagamento toda semana.
Muitos aplicativos de rastreamento de tempo também estão adotando a ampla gama de opções e benefícios disponíveis por meio da conectividade móvel. Existem programas de controle de tempo que permitem que os usuários insiram tempo a partir do campo, via aplicativo móvel e até mesmo via mensagens de texto SMS. Os CFOs podem configurar vários processos de aprovação para vários membros, auxiliando na melhoria dos dados e detalhes no tempo enviado para a folha de pagamento.
Gerenciar dados de vendas
Pequenas empresas lidam com um fluxo constante de dados de vendas. Faturas de entrada e saída, pagamentos, ordens de compra, atendimento de pedidos e informações de remessa, todos contêm dados financeiros vitais que formam uma grande parte da imagem quando se trata de fluxo de caixa. Deixar de rastrear esses números com precisão e rapidez pode levar a uma confusão que sufoca a capacidade de uma empresa de tomar decisões sobre o crescimento futuro.
O software de escrituração on-line gerencia todos esses dados essenciais à medida que eles chegam, de modo que os executivos da empresa sempre tenham uma ideia clara de quanto dinheiro está disponível a qualquer momento.
Ao fornecer uma maneira rápida e precisa de determinar o status de pedidos e faturas individuais, essas plataformas economizam tempo em todas as etapas do funil de vendas. Algumas soluções de software oferecem a opção de gerar automaticamente faturas e enviá-las aos clientes para aliviar ainda mais o departamento de vendas.
Monitorar Contas a Pagar e Receber
É possível que uma empresa pareça lucrativa no papel, mas esteja sofrendo ou fracassando na realidade. Esse é um problema comum enfrentado por empresas com processos de contabilidade ineficientes que não mostram a verdadeira história por trás do fluxo de caixa. O uso de uma ferramenta on-line para acompanhar o status de contas a pagar e contas a receber elimina a confusão e mostra onde ações precisam ser tomadas para melhorar a saúde das finanças da empresa.
A configuração de lembretes e alertas de e-mail acelera o processo de cobrança de recebíveis e lembra os proprietários e executivos de negócios quando as contas a pagar vencem.
Isso facilita a criação de um cronograma de pagamento equilibrado que mantém a empresa no vermelho em vez de demolir seu orçamento.
Incentivar o uso móvel
O acesso remoto é uma grande parte do que torna a contabilidade online tão eficaz. Todos, desde o CFO até a força de trabalho móvel, podem acessar o software e inserir dados essenciais de qualquer dispositivo, independentemente de sua localização atual. Quando todos na empresa participam da gravação de vendas e despesas, eles devem criar um grande aumento na precisão. Os funcionários que fazem negócios fora do escritório não precisam mais esperar para voltar aos computadores para registrar os dados da transação. Em vez disso, eles podem inserir todos os números usando um aplicativo em seus dispositivos móveis que se integra ao software principal de contabilidade e entrega as informações diretamente para a nuvem.
Sincronizar com bancos
É muito fácil esquecer de anotar um depósito ou retirada em um talão de cheques de negócios e obter uma surpresa desagradável quando o extrato mensal chegar. Este problema pode ser evitado através da criação de software de contabilidade on-line para receber automaticamente dados financeiros no momento em que as transações bancárias ocorrem. As quantias exatas de dólares são instantaneamente registradas e acessadas no painel, um método que não apenas melhora a precisão, mas também torna desnecessário gastar tempo todo mês classificando as declarações em papel para garantir que os livros se equilibrem.
Mantenha a comunicação aberta
Uma solução de contabilidade on-line confiável deve permitir que os administradores criem várias permissões de login para que chefes de departamento, supervisores e funcionários de uma empresa possam acessar e modificar informações. As ferramentas de monitoramento permitem que os CFOs verifiquem se tudo está funcionando perfeitamente e respondem a quaisquer perguntas usando opções de colaboração dentro do aplicativo. Isso mantém o fluxo de informações livre entre todas as partes envolvidas nas decisões financeiras de uma empresa e remove as barreiras que impedem a operação eficiente. Se as necessidades do negócio mudarem, o CFO e o prestador de serviços estarão sempre disponíveis para ajudar nas melhorias.
Tire proveito dos relatórios
Criar relatórios a partir de dados financeiros sem a ajuda de software é um processo árduo que prende funcionários de pequenas empresas que poderiam ser mais produtivos em outros lugares. O atraso entre a coleta de dados e a compilação desses relatórios manuais cria o risco de que as informações possam ficar obsoletas no momento em que o relatório é concluído. As plataformas de contabilidade on-line incluem ferramentas de relatórios para várias das métricas de negócios mais importantes:
- Vendas projetadas
- Receitas e Despesas
- Fluxo de caixa
- Lucro e Perda
Como todos os dados inseridos no sistema são correlacionados imediatamente, cada novo relatório reflete as alterações mais recentes nas finanças da empresa. A sincronização entre plataformas é um dos principais benefícios dos sistemas de relatórios on-line, mas não é o único. Painéis abrangentes podem agregar dados, melhorar os relatórios e permitir que os CFOs acessem os principais indicadores de desempenho da empresa sem precisar inicializar o computador. A conectividade móvel em aplicativos de contabilidade é onipresente e permite que os usuários visualizem e editem, manipulem e analisem todos os dados importantes onde e quando for necessário.
Integrar todos os programas
A contabilidade online é mais benéfica quando vinculada a outros aplicativos que uma empresa usa para gerenciar operações. Reunir rastreamento de tempo, folha de pagamento, gerenciamento de estoque e outros softwares usando uma plataforma de integração segura simplifica o fluxo de dados e garante que as informações acessíveis através do programa de contabilidade on-line sejam sempre precisas.
Assim como na automação, a integração facilita o aumento da eficiência e pode economizar uma quantidade significativa de dinheiro para a empresa, reduzindo o tempo gasto na busca de informações previamente espalhadas pelos departamentos. A integração também elimina uma grande quantidade de tarefas repetitivas de entrada de dados, diminui a taxa de erros e permite que as empresas otimizem os relatórios para conter a maior quantidade de detalhes.
Um componente crítico da integração da plataforma contábil é entender primeiro qual é o resultado desejado antes de alinhar os sistemas. Sabendo quais são os requisitos de contabilidade , os CFOs podem avaliar com mais precisão a relevância dos muitos recursos e benefícios de diferentes programas para garantir que eles realmente atendam às necessidades da empresa. Por exemplo, o custo do trabalho exige que vários sistemas falem uns com os outros em toda a folha de pagamento, rastreamento de tempo e sistemas de contabilidade geral. Se o custo do trabalho é um princípio importante de geração de relatórios, então, se o aplicativo de controle de tempo sincroniza seus dados com os serviços de processamento da folha de pagamento é uma consideração específica e importante.
Personalize o ambiente de trabalho
As empresas que oferecem soluções de integração geralmente incluem a personalização como parte de seus serviços. Os CFOs podem tirar proveito disso para criar uma plataforma central adaptada especificamente para atender às necessidades de qualquer empresa. Toda empresa exige uma configuração específica em termos de fluxo de trabalho, formulários de entrada de dados e conexões entre aplicativos de software. A plataforma em si deve ser fácil o suficiente para todos usarem sem exigir treinamento extensivo. A contabilidade on-line pode ser perfeitamente integrada a esse ambiente, de modo que se torne uma ferramenta comum no gerenciamento do fluxo de dados.
Lembre-se de que as personalizações podem exigir a intervenção de serviços de TI treinados, conforme necessário, para configurar a conectividade, garantir que os dados estejam sendo sincronizados adequadamente e que os relatórios estejam precisos. Esse suporte deve ser orçado ao considerar o custo da implementação de novas soluções contábeis e serviços de escrituração on-line, porque isso será necessário não apenas durante a configuração, mas durante períodos de mudança, durante o crescimento e quando a equipe contábil exigir novas informações e relatórios. As empresas abordam isso de várias formas.
Pequenas empresas com um orçamento limitado e um CFO fracionário no leme da contabilidade podem preferir manter um relacionamento com um único proprietário que possa ser flexível e de plantão conforme necessário. A menos que as necessidades sejam extensas, o faturamento das horas trabalhadas teria maior probabilidade de beneficiar os orçamentos das pequenas empresas do que um pagamento mensal. Por outro lado, empresas maiores ou empresas com necessidades contábeis complicadas podem se beneficiar mais da manutenção de uma empresa de TI para atender suas necessidades contínuas. Em situações limitadas, algumas empresas são mais adequadas por ter uma pessoa interna de suporte de TI na equipe. Isso geralmente é o mais adequado para empresas que já possuem uma equipe de TI que pode assumir responsabilidades adicionais de sistemas.
Ao fornecer aos CFOs, donos de empresas e funcionários um ambiente compartilhado para acompanhar e gerenciar finanças, a contabilidade on-line aborda muitas das questões de precisão e comunicação que podem causar erros prejudiciais. A implementação correta cria uma plataforma que transforma a forma como as empresas lidam com as finanças e oferece o ambiente ideal para produtividade e crescimento.