Preparação é a chave para um inventário físico bem-sucedido
Mas antes de começar a contar tudo na sua fábrica e no seu armazém , há três coisas que você precisa para ter certeza de que vai cuidar primeiro:
- Programa de contagem de ciclos
- Verificação / Quarentena Pré-contagem
- Ordem de Serviço (WO) ou Planejamento de Ordem de Serviço (JO)
Para se preparar para um inventário físico regular (de preferência anual), muitos elementos precisam ser colocados em prática. Realizar um inventário físico de forma adequada, precisa e responsável não é apenas uma coisa que sua empresa faz um dia por ano, é uma mudança de estilo de vida.
Preparação
A preparação é a chave para um inventário físico bem-sucedido. As três coisas - listadas acima - que são necessárias antes de conduzir o inventário físico de sua instalação permitirão que sua empresa tenha:
- Precisão no dia do seu inventário físico
- Eficiências otimizadas durante o inventário físico
- Menos SKUs para contar durante seu inventário físico
A preparação necessária para um inventário físico bem-sucedido precisa ser planejada e programada em uma base anual.
Programa de contagem de ciclos
Quer sua fábrica ou armazém tenha 10 SKUs para contar ou 10.000 SKUs para contar, um programa de contagem de ciclo é uma parte necessária de qualquer programa de controle de estoque.
Antes de conduzir seu inventário físico, certifique-se de que sua empresa esteja efetivamente contando suas peças. Um programa robusto de contagem de ciclos reduzirá o número de surpresas que surgem quando você começa a reconciliar sua contagem de ciclos.
Você pode encontrar a mecânica da contagem de ciclos aqui, mas é suficiente dizer que, se você tiver 10.000 SKUs para contar, que cerca de 2.000 deles (aproximadamente 20%) representam 80% do valor do seu estoque total.
Durante seu inventário físico, você precisa contar todos os seus SKUs. No entanto, antes de realizar seu inventário físico , você pode ter certeza de que controla 80% do seu valor de inventário por contagem de ciclo.
Isso pode parecer demais para morder, à primeira vista. Como é possível que sua empresa conte 80% do valor de seu inventário durante o ano? Não percebemos que você tem outras coisas para fazer ?
Mas isso significa que, se realmente tiver 10.000 SKUs para contar, você estará contando 2.000 SKUs. E você pode fazer isso contando oito SKUs por dia, cinco dias por semana, durante 52 semanas.
Acredite ou não, por meio da contagem de ciclos (ou seja, fazer um inventário físico em um subconjunto selecionado de suas peças valiosas) oito partes por dia, você pode ter certeza de que 80% de seu valor de inventário será preciso ao realizar seu inventário físico completo .
Um pouco de esforço e pré-planejamento pode ajudar muito no sucesso do controle de estoque. E falando de pré-atividades ...
Verificação / Quarentena Pré-contagem
Quando você faz a contagem cíclica, as peças que você ciclar voltam a usar. No entanto, na preparação para um inventário físico, sua instalação de manufatura ou armazenamento também desejará implementar as contagens prévias.
As contagens prévias diferem da contagem de ciclos , pois uma contagem antecipada impedirá que uma SKU seja usada, emitida ou realizada de outra forma até que o inventário físico seja concluído.
Pré-contagens requerem um planejamento cuidadoso. Digamos que você realize seu inventário físico anualmente e que a data do inventário físico esteja a um mês de distância. Alguém em sua instalação que gerencia o planejamento (planejamento de produção ou planejamento de demanda, por exemplo) pode observar a atividade planejada para o próximo mês e abordar essas questões:
- Quais itens você definitivamente não usará nos próximos 30 dias?
- Quais desses itens você tem em mãos?
- Você tem alguma fita "Quarentena - não abra"?
Ao identificar os itens que você tem em mãos e não precisará realizar transações antes do inventário físico da sua empresa, você pode dar um passo crucial para garantir que seu inventário físico seja bem-sucedido.
Os itens pré-contados podem ser contados, rotulados com a quantidade de pré-contagem e depois colocados em quarentena - em um local físico ou gravando a caixa com a fita "Quarentena - não abrir".
As contagens prévias são uma maneira crucial de os inventários físicos de instalações de produção e armazéns diferirem dos inventários físicos de locais de varejo. Um local de varejo não pode realmente contabilizar itens antes e dizer aos clientes que eles não podem comprá-los até que o estoque esteja completo. Mas uma fábrica - com o tipo certo de planejamento - é capaz de fazer isso.
Ordem de Serviço (WO) ou Planejamento de Ordem de Serviço (JO)
A gestão do WIP das suas instalações pode ser uma das partes mais complicadas da realização de um inventário físico.
Você pode ter o item A e vale US $ 10 e você pode ter o item B e vale US $ 20, mas quando você cria o item C, seu valor pode ser US $ 50 (porque você adicionou mão-de-obra e outro valor ao colocar o item A e o item B juntos). Claro, isso faz sentido todas as outras épocas do ano.
Mas não necessariamente durante o inventário físico da sua empresa.
Digamos que seu inventário físico aconteça e você tenha três ordens de serviço (para o propósito desse argumento, vamos nos referir a qualquer ordem de produção de manufatura como uma ordem de serviço ou JO) no chão de fábrica.
JO # 1 acaba de ser emitido. Você tem 10 peças do Item A e 10 peças do Item B na linha de produção, mas nenhum trabalho foi iniciado.
JO # 2 está quase completo. Essas 10 peças do Item A e 10 peças do Item B foram montadas em 10 peças do Item C. O JO # 2 só precisa de inspeção final para fechar o JO.
JO # 3 está no meio da produção. As 10 peças do Item A e 10 peças do Item B ainda não chegaram ao ponto C. Mas eles não se parecem mais com os itens A ou B.
Ao planejar com antecedência, você pode evitar encarar o JO # 1 antes do seu inventário físico. E você pode completar o JO # 2 e fechá-lo para que esses itens sejam colocados em estoque para serem contados.
Você quer evitar ter muitos JO # 3 no chão. É difícil avaliar o valor de JO # 3 e você provavelmente precisará trabalhar com seu pessoal de finanças para descobrir como eles querem dar conta deles.
Ao planejar com antecedência e configurar programas de contagem de ciclo, gerenciar suas contagens prévias e programar seu WIP, você pode garantir que sua instalação de manufatura ou depósito tenha um inventário físico bem-sucedido .