Como criar um registro de folha de pagamento

Um registro da folha de pagamento é uma planilha que lista o total de informações de cada folha de pagamento: o total da remuneração bruta, o total de cada tipo de dedução e o total do pagamento líquido são definidos em um registro da folha de pagamento. O cálculo de cada empregado individual para o total dos valores de pagamento bruto, retenção e dedução e total de pagamento líquido é definido em um registro de receita do empregado e os totais de todos os ganhos do funcionário para o período de pagamento são a origem dos totais no registro da folha de pagamento.

Um registro de folha de pagamento geralmente faz parte de um pacote de software de contabilidade on-line ou de um aplicativo de folha de pagamento on-line.

As informações no registro da folha de pagamento são usadas para ajudá-lo com várias tarefas importantes de imposto sobre a folha de pagamento:

• Fazendo depósitos de folha de pagamento ,
• Apresentar relatórios trimestrais de imposto sobre os salários ao IRS no Formulário 941 e
• Fornecer relatórios anuais de salários e impostos aos funcionários e à Administração do Seguro Social

O que um registro de folha de pagamento inclui?

Você deve manter um registro dos totais de todos os funcionários para o seguinte:

• Total de salários brutos, total de salários da previdência social (até o máximo para cada funcionário a cada ano) e total de salários do Medicare
• Totais retidos do pagamento de funcionários por impostos federais, estaduais e locais
• Totais retidos para a parte do funcionário da seguridade social e do Medicare
• Totais retidos para todas as doações opcionais, como doações para caridade, contribuições sindicais e outras.

Além disso, você deve reservar uma quantia igual à dedução total da seguridade social e do Medicare.

Criação de contas a pagar no registro da folha de pagamento

Contas a pagar são valores devidos pela sua empresa a outros, mas que ainda não foram pagos. O total de cada categoria para cada contracheque cria várias contas a pagar que são devidas a agências federais e estaduais (e às vezes locais).

Quando você cria uma folha de pagamento (todos os cheques da folha de pagamento), você deve separar dinheiro para essas contas a pagar, a ser pago quando

• O imposto FICA (Seguro Social e Medicare) retido dos contracheques dos empregados e pago por você como empregador
• Imposto de renda federal retido dos contracheques dos empregados
• Imposto de renda estadual e local retido dos contracheques dos empregados
• Imposto Federal a Pagar - o valor do imposto federal de desemprego que sua empresa deve pagar, anualmente ou trimestralmente, com base no total de salários brutos dos empregados para todas as folhas de pagamento durante o período.
• Imposto Estadual a Pagar pelo Imposto de Renda - o valor do imposto de desemprego estadual que sua empresa deve pagar com base no total de salários brutos do empregado para todas as folhas de pagamento durante o período
• Pagamento do Imposto sobre Remuneração do Trabalhador do Estado
• E contas a pagar por outras deduções voluntárias, como United Way, deduções de 401 (k) e parte do empregado dos custos do plano de saúde.

Se você deduziu dinheiro de contracheques de funcionários para itens como prêmios de seguro de saúde, doações de caridade ou planos de aposentadoria qualificados, você deve contabilizar esses totais e criar contas a pagar para cada um, para saber quanto pagar no momento apropriado.