Os proprietários de empresas muitas vezes lidam com sua própria contabilidade por muitas razões que incluem o medo de delegar informações financeiras confidenciais, querendo controle total e mantendo os custos com pessoal enxutos. Essas razões, embora certamente válidas para startups e operações menores, tornam-se cada vez mais impraticáveis à medida que sua empresa cresce. Alguns proprietários delegam funções contábeis a membros da família ou funcionários confiáveis, mas os empreendedores mais bem-sucedidos e experientes aprendem rapidamente que a contabilidade e as finanças são a força vital dos negócios e merecem gerenciamento profissional de especialistas financeiros qualificados.
Os três principais cargos de gerente financeiro na maioria das empresas são contador ou contador, controlador e diretor financeiro ou CFO.
Como proprietário de uma empresa, você pode gerenciar os deveres desses cargos ou delegá-los a um membro da equipe ou a um associado confiável, mas à medida que o negócio amadurece, a maioria dos proprietários descobre que contratar profissionais gera benefícios sólidos ao mesmo tempo que libera os proprietários. questões de negócios. Os resultados da contratação de profissionais de contabilidade incluem - mas não estão limitados a - as seguintes vantagens comerciais:
- Encontrar economia de custos no processo de fabricação, relacionamento com fornecedores, operações de escritório e gerenciamento de funcionários
- Economizando dinheiro em impostos
- Gerenciando um volume cada vez maior de documentos internos e relatórios externos
- Projetando uma rede de segurança financeira mitigando riscos com cobertura de seguro, gerenciamento de estoque, diversificação e avaliações de ameaças fiscais
- Planejando expansões
- Manipulando a folha de pagamento
- Simplificando as operações e maximizando os lucros
- Evitar multas, penalidades, baixas classificações de crédito e taxas de juros que resultam da falta de prazos, cálculo incorreto da folha de pagamento, esquecimento de pagar contas e perda de oportunidades de negócios sensíveis ao tempo
Na verdade, a maioria das empresas economiza dinheiro ao contratar pessoal financeiro profissional para gerenciar suas operações diárias de negócios.
No entanto, dependendo do tamanho do seu negócio, do seu setor e de outros fatores, você pode precisar apenas de um contador em tempo parcial ou de uma equipe financeira completa que inclua um controlador e um CFO. Decidir que equipe financeira sua empresa realmente precisa é uma decisão complexa que depende de muitos fatores. Suas necessidades quase certamente mudarão com o tempo, e se sua empresa crescer com sucesso, você poderá percorrer todas essas posições. As seções a seguir detalham o que cada profissional faz e explica quando sua empresa pode precisar de um ou mais desses especialistas financeiros:
Funções essenciais do guarda-livros
A maioria dos contadores trabalha de forma reativa registrando o que já foi feito financeiramente na empresa com pouca ou nenhuma influência na estratégia de negócios. Os Bookkeepers trabalham em uma base transacional e raramente tomam decisões sobre futuras transações comerciais. Um contador talentoso pode explicar suas opções, manter registros e relatórios atualizados, identificar discrepâncias nos livros e recomendar ideias para economia de custos, mas suas tarefas principais são registrar os negócios e suas transações financeiras e compilar relatórios a partir dessas informações. Algumas das tarefas diárias típicas de um contabilista da empresa incluem:
- Registro de vendas, despesas, contas a pagar e contas a receber
- Monitoramento de custos de suprimentos, despesas de escritório, aluguel, utilidades e outros custos fixos e variáveis
- Gestão de folha de pagamento , retenção de impostos, contas de impostos sobre vendas, garnishments salariais e deduções de seguros
- Garantir que formulários e documentos essenciais sejam preenchidos e armazenados de forma segura
- Preparar relatórios diários, semanais, mensais, trimestrais e anuais para administração, agências governamentais, acionistas, funcionários e partes interessadas
- Pagar contas a tempo
- Pesquisando fornecedores alternativos e fazendo comparações de custo
- Identificar áreas problemáticas, como desperdício, má gestão, fraude e roubo
- Rastreamento de materiais, suprimentos, estoque e recursos humanos
- Preparando impostos e depósitos fiscais diários, mensais ou trimestrais para a cidade, estado, IRS, agências de desemprego e seguradoras
- Gerenciando planos de seguro e saúde para empresas e funcionários
- Protegendo os registros da empresa
- Obtendo estimativas e encontrando e pagando pessoas de serviços e reparos
- Verificando problemas de conformidade
- Lidando com problemas de crédito do cliente internamente e crédito comercial com fornecedores externos e credores externamente
Saber quando contratar um guarda-livros
A maioria dos donos de empresas - especialmente aqueles com espírito empreendedor - se empenha em administrar todos os aspectos de seus negócios, e a contabilidade ficou mais fácil com todo o software intuitivo disponível. É perfeitamente possível que os proprietários de empresas mantenham os livros, mas não é necessariamente uma boa ideia à medida que a empresa cresce. Quando a papelada começa a comprometer sua gestão de tempo, satisfação no trabalho ou eficiência, é hora de considerar a contratação de um contador. Talvez você não precise contratar um trabalhador em tempo integral e pode até mesmo terceirizar todo ou parte do trabalho de contabilidade, como folha de pagamento. Contratar um contabilista faz sentido se alguma das seguintes situações se aplicar a você e ao seu negócio:
- Você não entende a contabilidade, mas confia no software para lhe contar tudo o que precisa saber.
- Você não está familiarizado com o código tributário e as estratégias de evasão fiscal.
- Seu negócio experimenta um rápido crescimento em pouco tempo.
- Investidores, credores ou acionistas querem relatórios preparados profissionalmente.
- Você está gastando mais tempo fazendo os livros do que gerando vendas ou novos negócios.
- Você planeja expandir para uma região, indústria ou linha de produtos diferente.
- Você quer comprar, vender ou trocar ativos.
- Você foi informado de que seus livros serão auditados.
Contratar um contador não precisa ser um processo doloroso porque você pode começar terceirizando o trabalho para uma empresa de contabilidade profissional. Essa é uma estratégia especialmente eficaz se você não estiver familiarizado com contabilidade, contratar um contador ou examinar contadores ou candidatos a cargos financeiros.
Quando considerar a contratação de um controlador
Os controladores, que às vezes são chamados de controladores, supervisionam guarda-livros, gerentes de impostos, gerentes de crédito e outras equipes de contabilidade, reportando-se ao CFO, ao CEO ou ao proprietário da empresa diretamente. Em empresas menores, um controlador pode ser o único Contador Público Certificado na empresa ou supervisionar uma equipe de contadores. Muitos desses profissionais gerenciam suas funções com a ajuda de um funcionário, contador ou assistente administrativo.
Um controlador é o diretor contábil da empresa e tem a responsabilidade de preparar demonstrações financeiras, planos de negócios, orçamentos, impostos, certificações de conformidade e projetos especiais, como planejamento de estratégias comerciais de curto e longo prazo, aquisições de negócios, vendas de ativos, fusões de empresas e garantindo financiamento ou investidores. Considerado um gerente financeiro de nível médio, os controladores geralmente executam as seguintes tarefas:
- Gerenciar equipe financeira.
- Assine cheques e tenha responsabilidade fiduciária pelas operações da empresa.
- Inscreva-se em relatórios e documentos relacionados financeiramente.
- Estabelecer políticas e procedimentos financeiros da empresa.
- Crie relatórios para revisão interna.
- Lidar com políticas de seguro e gerenciamento de risco.
- Proteja os ativos da empresa.
- Prepare, monitore e atualize orçamentos.
- Preparações Spearhead para ofertas públicas.
- Aconselhar proprietários e executivos sobre mercados financeiros, tendências e melhores práticas.
- Desenvolver estratégias fiscais proativas.
- Escolha e administre o software de contabilidade.
- Prosseguir coleções.
- Lidar com questões de recursos humanos, como manter registros de funcionários.
- Instrua os funcionários sobre os benefícios e as responsabilidades dos funcionários.
Sinais que indicam que sua empresa precisa de um controlador
Quanto maior o seu negócio crescer, maior a probabilidade de precisar de mais do que apenas um contador. Se você tem acionistas, ou um conselho de administração composto de pessoas que não são amigos, associados próximos e familiares que você nomeou, contratar um controlador é uma prática comercial sólida que protege sua empresa e ativos. Em geral, um controlador concentra-se na contabilidade, enquanto um CFO se concentra no financiamento estratégico.
À medida que as partes interessadas da empresa se expandem, um controlador fornece relatórios gerenciais táticos e supervisão da equipe sobre questões contábeis, enquanto o CFO lida com o planejamento financeiro e assume a responsabilidade pela equipe de controladoria e contabilidade. A maioria das pequenas empresas não pode pagar por um controlador em tempo integral, mas à medida que o negócio cresce, você não pode se dar ao luxo de operar sem um controlador, mesmo que ele trabalhe em regime de meio expediente ou consultoria.
Quando contratar um diretor financeiro
Os CFOs trabalham além de limites rígidos, participando de todas as decisões de negócios e defendendo os melhores interesses financeiros da organização. Como qualquer empreendedor experiente ou dono de empresa sabe, avaliações financeiras rígidas são apenas uma das metas de negócios de uma empresa de sucesso. Iniciativas que geram lucros fortes poderiam facilmente enfraquecer a empresa com clientes que não gostam de pagar preços altos por produtos inferiores ou clientes fiéis que valorizam mais os objetivos, princípios, compromisso ambiental ou técnicas operacionais da empresa.
Os melhores CFOs avaliam não apenas os custos de fazer negócios, mas também os riscos e ameaças que qualquer empresa pode gerar. Como altos funcionários corporativos, os CFOs trabalham com proprietários, conselhos de diretores, gerentes seniores e outras partes interessadas e desempenham papéis críticos em pesquisa e desenvolvimento, supervisão da empresa, conformidade regulatória e operações do dia-a-dia. Outras funções do CFO incluem:
- Direcionar uma empresa por meio de fusões, aquisições, ofertas públicas e mudanças na estrutura e operações do negócio
- Gerenciando grandes expansões de negócios para novos mercados
- Defendendo práticas financeiras sólidas em tomadas de decisão complexas
- Gerenciando ativos e relações financeiras com vários stakeholders
- Operações de racionalização
- Avaliando e gerenciando riscos financeiros
- Planejando metas financeiras de curto e longo prazo
- Interpretando dados de mercado de vários indicadores financeiros e tendências de negócios
- Entendendo as razões pelas quais os mercados de negócios funcionam da maneira que fazem
- Determinando como investir ativos corporativos
- Previsão de tendências de mercado e como a empresa pode capitalizá-las
Cada parte da empresa depende fortemente das funções combinadas de seu CFO: supervisão de controladoria, gerenciamento de tesouraria e planejamento e previsão em questões financeiras críticas.
Necessidades de gestão financeira progressivamente mais exigentes
Empresas de pequeno a médio porte têm necessidades crescentes de contabilidade e contabilidade à medida que suas operações crescem. Os proprietários ou membros da equipe designados geralmente lidam com a contabilidade de empresas pequenas e iniciantes com a ajuda do software de contabilidade. No entanto, a maioria das empresas determina que a contratação de guarda-livros profissionais - em período integral ou parcial, interno ou terceirizado - libera a equipe para as principais tarefas comerciais e promove maior precisão, melhor conformidade e melhor supervisão. O contabilista certo garante que os relatórios são arquivados a tempo e ajuda as empresas a identificar estratégias de redução de custos, fraude, roubo e desperdício.
À medida que sua empresa cresce e as demandas por seu tempo se multiplicam, você pode achar que precisa de uma equipe financeira supervisionada por um controlador ou um CFO para gerenciar as finanças cada vez mais sofisticadas da empresa. Suas opções incluem a contratação em tempo integral, pessoal interno ou terceirização de contabilidade e deveres financeiros para um serviço de contabilidade profissional experiente. Ambas as opções são formas igualmente válidas de reforçar a solidez financeira do seu negócio, mas muitas empresas de pequeno a médio porte desfrutam dos benefícios de contratar consultores conforme necessário para evitar os altos custos de contratação de profissionais em tempo integral.