O envio de e-mail comercial profissional se resume a criar hábitos que se concentram em uma comunicação clara, sucinta e apropriada.
1. Use um endereço de e-mail comercial
Quando você é proprietário de uma empresa, conduzindo negócios em nome de sua empresa, verifique se está usando um endereço de e-mail comercial. Idealmente, isso significa que você tem um endereço comercial (ou seja, seunome@seus.com.br) que você usa para toda a comunicação empresarial.
Se isso não for possível, você pode criar um endereço de e-mail gratuito que inclua o nome da sua empresa (ou seja, seu nome de negócio@gmail.com). Usar um endereço de e-mail pessoal que não seja claramente relacionado à sua empresa pode, na pior das hipóteses, prejudicar seu profissionalismo e, em muitos casos, você pode não ser levado a sério.
2. Mantenha as mensagens curtas e doces
Não há nada de errado em explicar as coisas em detalhes; pode fornecer clareza e reduzir mal-entendidos. Mas quando uma mensagem de e-mail começa a parecer um romance, você pode rapidamente perder a atenção do destinatário e confundir o problema com informações irrelevantes. Para evitar isso, mantenha um assunto por e-mail e, quando precisar incluir mais informações, use subtítulos em negrito para que os detalhes mais importantes sejam claros.
3. Use linhas de assunto descritivo
Você já abriu uma mensagem de e-mail com base no assunto, e acabou completamente confuso e um pouco irritado quando se tratava de algo completamente diferente? Como você já está mantendo cada e-mail que você escreve limitado a um assunto de acordo com a dica acima, você também deve se certificar de que sua linha de assunto reflita esse tópico e nada mais.
Isso não apenas ajudará o destinatário, mas também ajudará a facilitar o gerenciamento de sua caixa de entrada de e-mail .
4. Tone Down
É fácil deixar que as coisas voem quando você está enviando um e-mail porque pode sentir que está protegido pela tela do seu computador, mas algumas conversas podem ser facilmente mal-entendidas no e-mail. Na verdade, sem sinais de comunicação verbal para moderar a mensagem que você está enviando, qualquer email pode ser considerado errado. Se você estiver enviando uma mensagem que pode ser questionável, releia-a antes de enviá-la e, se ainda não tiver certeza, provavelmente será melhor atender o telefone.
5. Faça sua assinatura de e-mail útil
As inscrições de cotações, promoções e boletins informativos em uma assinatura de e-mail podem ser eficazes em algumas situações, mas esses itens nunca devem prevalecer usando sua assinatura de e-mail para o que ela deve ser usada - fornecendo suas informações de contato. Seu e-mail ou resposta inicial deve incluir no mínimo uma assinatura de e-mail com seu nome completo, empresa e URL. Um número de telefone, título e reafirmando seu endereço de e-mail também não faz mal.
6. Verifique sua ortografia e revisão
A verificação ortográfica é fácil. Faça com que seja uma configuração padrão em seu cliente de e-mail verificar todas as mensagens antes de enviá-las.
E-mail é mais informal e há um pouco mais de clemência com erros ortográficos e gramaticais, mas parece horrível para enviar uma mensagem cheia de erros. A última coisa que você quer é causar uma má impressão, porque você estava correndo para enviar um e-mail e pulou checando sua ortografia e gramática.
O e-mail é um método importante de comunicação nos negócios, mesmo que não seja sua primeira preferência. Seguir essas práticas recomendadas de e-mail comercial ajudará você a manter sua comunicação profissional e produtiva por e-mail, e você pode ter certeza de que a impressão que está causando é boa.