As dicas abaixo ajudarão você a ajustar suas habilidades de comunicação para economizar tempo, reduzir o estresse e se tornar mais produtivo ao se comunicar de maneira eficaz em todas as interações que você tem em sua pequena empresa.
Limitar distrações e ouvir
Ouvir é a chave para uma comunicação eficaz, mas nem sempre é fácil. Uma forma de se tornar um melhor ouvinte é tentar limitar as distrações durante as conversas que dificultam ouvir e absorver o que os outros estão dizendo. Isso pode significar fechar o seu cliente de e-mail, desligar a campainha do telefone ou fechar a porta do escritório. Ao fazer essas pequenas coisas, você garante que a pessoa com quem está falando tenha toda a sua atenção.
Também é importante limitar as distrações internas, isto é, tudo o que acontece em sua mente. Quando você tem vários tópicos para abordar durante uma reunião ou conversa, passar por eles para tirar todas as suas ideias pode ser tentador, mas isso causa confusão e pode fazer com que a outra pessoa sinta que sua contribuição não é importante.
Diminua a velocidade e lembre-se de que a comunicação é uma via de mão dupla. Estabeleça um dar e receber que permita que ambas as partes tenham sua opinião.
Seja responsivo
Uma das piores coisas que você pode fazer quando surge um conflito, ou alguém tem uma reclamação sobre sua empresa, produtos, serviços, etc., é ignorá-lo. Na maioria dos casos, algum tipo de resposta deve ser emitido imediatamente, mesmo que seja apenas uma breve declaração de que você examinará o problema.
Se você esperar até ter todas as informações necessárias antes de chegar à parte infeliz, elas podem acabar não apenas infelizes, mas agora também com raiva. Mantenha as linhas de comunicação abertas em todas as situações, respondendo da maneira mais adequada possível e assegurando que as pessoas que o abordam se sintam como importantes para você.
Faça as perguntas certas
Grande parte da comunicação depende da obtenção das informações de que você precisa e, muitas vezes, isso significa que você precisa fazer os tipos certos de perguntas. Há pistas sobre quais perguntas você deve fazer em cada parte da conversa que está tendo. Você precisa ser capaz de ouvir e se concentrar naquelas dicas para descobrir quais questões irão desvendar as informações que você precisa.
Considere o caso de um empregado que não tenha atingido as metas e que geralmente esteja insatisfeito no trabalho. Se você não fizer as perguntas certas, talvez nunca chegue à raiz do problema, que pode ser qualquer coisa, desde problemas pessoais até problemas insuficientes.
Aproveite ao máximo as reuniões
As reuniões são notórias por serem desperdiçadoras de tempo se não forem bem planejadas e completamente organizadas. Se você é o organizador, a primeira coisa que deve fazer para respeitar o tempo de todos e tornar sua reunião o mais eficiente possível é agendá-la com antecedência.
Em seguida, reserve um tempo para preparar uma agenda que descreva os pontos de foco e defina uma estrutura para a reunião.
Aqui estão algumas outras dicas de reuniões inteligentes que ajudarão você a garantir que suas reuniões sejam produtivas:
- Confirme os horários da reunião nos fusos horários apropriados de um a dois dias antes da reunião.
- Atribuir um moderador da reunião que gere a reunião e certifique-se de que participa na agenda.
- Incentive a entrada e as perguntas de todos na reunião.
- Faça anotações ou designe outra pessoa para fazer anotações, para capturar os detalhes importantes da reunião.
Combine métodos de comunicação
A comunicação face a face ou de voz para voz é ótima para eliminar os desafios de tempo que muitas vezes vêm com o email. Mas também pode criar mais perguntas e confusão se todas as partes envolvidas não estiverem na mesma página.
Mesmo que a maior parte de sua comunicação ocorra por telefone ou em eventos de rede , você pode criar e-mails de resumo que descrevam o que foi discutido, quais são os próximos passos e quem é responsável por quê. Pode ser uma ótima maneira de combinar diferentes métodos de comunicação para uma comunicação mais eficiente (e menos confusa) de movimentação para frente.
Concentre-se no atendimento ao cliente
Bom atendimento ao cliente depende de comunicação bidirecional. Muitas vezes, quando surgem conflitos com os clientes, a chave para a resolução é a comunicação para descobrir o problema, continuando a se comunicar até que uma solução seja identificada.
Uma maneira de manter relacionamentos de longo prazo com seus clientes é manter linhas de comunicação abertas. Significa pedir informações sobre como as coisas estão indo e como elas se sentem em relação aos produtos e serviços que você está oferecendo. Pode ser realizado no final de um projeto, durante as conversas do dia-a-dia, com um grupo de foco ou através de pesquisas formais.
Use o feedback que você recebe
Se você já está se comunicando com seus clientes, provavelmente receberá feedback regularmente, mesmo que você não o solicite por meio de métodos formais. Pode ser uma mina de ouro de informações úteis sobre como seus negócios, produtos e serviços são percebidos por clientes e potenciais clientes. Para ser eficaz, no entanto, você precisa usar esses dados para alterar e melhorar seus processos. Crie um processo para coletar o feedback que você recebe em um único local e, em seguida, reserve um tempo a cada um ou dois meses para analisar os dados e criar um plano para implementar e rastrear melhorias.
Em última análise, a comunicação eficaz pode ser uma das habilidades mais importantes que você usa no seu negócio. Se suas habilidades de comunicação puderem usar algum ajuste fino, reserve um tempo para analisar como você se comunica e os resultados de sua comunicação. Em seguida, concentre-se em maneiras de aprimorá-lo ao longo do tempo. Você pode se surpreender com o quanto isso muda seu relacionamento com funcionários, clientes e colegas para melhor.