Uma visão geral do que prestar atenção nos novos registros de reparos do IRS
Se um reparo específico torna o equipamento melhor, restaura a propriedade à sua condição normal ou adapta a propriedade a um uso novo ou diferente, a despesa é capitalizada e depreciada ao longo de vários anos.
As despesas de reparo e manutenção que não se enquadram nas categorias de melhorias, restaurações ou adaptações podem ser deduzidas integralmente no ano em que a despesa foi paga.
O básico
"Se você consertar coisas, você pode deduzir isso", diz Steve Nelson, um contador público que escreveu extensivamente sobre a dedução de reparos no blog Evergreen Small Business e escreveu um e-book atualizado Preparando Formulário 3115 para o Novo Regulamento de Propriedade Tangível .
"Se o que você faz é um aprimoramento, restauração ou adaptação", diz Nelson, "as novas regras dizem que vamos fazer com que você capitalize e deprecie, a menos que seja uma quantia tão pequena."
Reparos e manutenção de rotina que podem ser deduzidos imediatamente
"Geralmente, você pode deduzir os valores pagos para reparos e manutenção de bens tangíveis, caso os valores pagos não precisem ser capitalizados." (IRS.gov, Publicação 535, Despesas Comerciais, capítulo 7, seção sobre Custos de Reparação e Manutenção.)
Ao definir o que podemos deduzir em termos do que não somos obrigados a capitalizar, isso nos obriga a fazer a pergunta: essa despesa precisa ser capitalizada? Se não, então podemos deduzir isso.
Em outra seção da publicação 535, o IRS esclarece a distinção entre manutenção e reparos:
Reparos. O custo de conserto ou melhoria de propriedade usada em seu negócio ou negócio é uma despesa dedutível ou de capital. Manutenção de rotina que mantém sua propriedade em uma condição operacional normal e eficiente, mas que não aumenta substancialmente o valor ou prolonga substancialmente o valor útil. vida do imóvel, é dedutível no ano em que é incorrido. Caso contrário, o custo deve ser capitalizado e depreciado. " (IRS.gov, Publication 535, Business Despesas, capítulo 11, seção sobre Reparos.)
Observe que aqui o IRS define o que eles querem dizer com manutenção de rotina. Manutenção de rotina, diz o IRS, "mantém sua propriedade em uma condição operacional normal e eficiente". Um exemplo seria trocar o óleo de um carro. A troca do óleo mantém o carro funcionando normalmente e com eficiência, mas não prolonga substancialmente a vida útil do carro. Substituir a transmissão ou o motor, entretanto, prolongaria substancialmente a vida útil do carro, e assim seria mais como um reparo que precisa ser capitalizado.
Capitalizando Reparos e Manutenção: o Teste "BRA"
Reparos e custos de manutenção que melhoram um imóvel, ou o restauram à condição de trabalho, ou adaptam a propriedade a um novo uso, precisam ser capitalizados e depreciados ao longo de vários anos. Isso pode ser facilmente lembrado se alguém usar o teste BRA, um mnemônico criado por Tony Nitti.
B etterments são reparos que fazem algo melhor do que era antes. Especificamente, os reparos se enquadram na categoria de melhoramentos se:
- Corrigir um defeito que existia antes de você comprou a propriedade
- Corrigir um defeito que aconteceu enquanto a propriedade estava sendo feita
- Amplie ou expanda a propriedade para que ela tenha mais capacidade ou
- Espera-se que aumente a qualidade, a força, a eficiência ou a produtividade da propriedade
Para mais detalhes, veja o que é um melhoramento? seção das Normas e Procedimentos Finais da Propriedade Tangível.
As restaurações, como se poderia esperar, são reparos que restauram algo à sua condição normal. Fixar um telhado ou substituir totalmente o telhado são dois exemplos de restaurações. Especificamente, os reparos se enquadram na categoria de restaurações se forem reparos que:
- Restaure a propriedade deteriorada à sua "condição operacional normalmente eficiente"; ou
- Substitua um componente principal ou parte estrutural substancial de um pedaço de propriedade; ou
- Reconstrua a propriedade para uma condição semelhante a nova; ou
- Resultar em uma perda dedutível, venda ou troca, ou tratamento de perda de sinistro para a propriedade ou componente da propriedade.
Para mais detalhes, veja o que são quantidades para restaurar uma unidade de propriedade? seção das Normas e Procedimentos Finais da Propriedade Tangível.
As daptations são reparos que mudam a forma como a propriedade ou o equipamento está sendo usado.
Por exemplo, suponha que um dono de prédio converta uma fábrica em um showroom. Como o edifício está sendo usado muda de fabricação para vendas no varejo. Como o contribuinte mudou a forma como usa a propriedade, quaisquer reparos relacionados à adaptação da propriedade são capitalizados.
Especificamente, a Receita Federal diz que uma despesa de adaptação é "Um valor é pago para adaptar uma unidade de propriedade a um uso novo ou diferente se a adaptação não for consistente com o uso comum da unidade de propriedade no momento em que você originalmente a colocou em serviço "(da seção O que adapta a unidade de propriedade para um uso novo ou diferente? do Regulamento de Propriedade Final de Propriedade Tangível).
Atalhos: três regras de porto seguro
A regra geral é que as despesas de reparos e manutenção precisam ser capitalizadas e depreciadas. Há exceções a essa regra geral. Na verdade, existem três exceções, que o IRS chama de portos seguros. Mas mesmo com um porto seguro, não se pode simplesmente anular a despesa. O IRS espera que os contribuintes façam uma escolha formal (chamada de "eleição") anexando uma declaração eleitoral às suas declarações fiscais.
$ 2.500 Eleição do Safe Harbor para Pequenos Contribuintes.
Uma pessoa ou empresa pode deduzir imediatamente as despesas de reparo e manutenção se o custo for de US $ 2.500 (ou menos) por item ou por fatura . Uma empresa com um "demonstrativo financeiro aplicável", no entanto, tem um valor de US $ 5.000 em porto seguro. Este limite de US $ 2.500 entra em vigor para o ano fiscal de 2016.
Para os anos fiscais de 2014 e 2015, o limite foi de US $ 500. Consulte o Aviso 2015-82, Aumento no Limite de De Minimis Safe Harbor para contribuintes sem um demonstrativo financeiro aplicável (pdf), no site do IRS para obter detalhes sobre essa alteração. Para obter mais detalhes sobre essa provisão, consulte a seção de eleição de minimis do porto seguro da seção de perguntas e respostas no site do IRS.
Porto Seguro para Pequenos Contribuintes
Os reparos podem ser deduzidos imediatamente se o valor total pago por reparos e manutenção na propriedade for menor ou igual a US $ 10.000 ou 2% da base não ajustada da propriedade, o que for menor . E o porto seguro está disponível apenas para empresas com receita abaixo de US $ 10 milhões e a propriedade que está sendo reparada tem uma base não ajustada abaixo de US $ 1 milhão. Para mais detalhes sobre esta provisão, veja a seção de porto seguro para a seção de pequenos contribuintes do Q & A no site da Receita Federal.
Porto Seguro para Manutenção de Rotina
Se os reparos consistirem em manutenção de rotina, as despesas de reparo poderão ser deduzidas imediatamente. Estes são os tipos de reparos que acontecem em uma base regular.
O IRS esclareceu isso com algum detalhe. Para que a manutenção de rotina seja imediatamente dedutível, o IRS deseja que a despesa atenda a todos os quatro critérios a seguir:
- Reparos são atividades regularmente recorrentes do tipo que você esperaria realizar;
- Os reparos resultam do desgaste de ser usado em um comércio ou negócio;
- Os reparos são necessários para manter a propriedade operando eficientemente em sua condição normal;
- E é totalmente esperado que os reparos precisem ser realizados:
- Mais de uma vez durante um período de 10 anos (para edifícios e estruturas relacionadas com edifícios), ou
- Mais de uma vez durante a vida de classe da propriedade (para outras propriedades que não edifícios).
(A vida em classe refere-se ao número de anos durante os quais o IRS espera que depreciemos a propriedade. Isso é descrito na Publicação 946, Como depreciar propriedade , especialmente a seção de classe de propriedade do capítulo 4 e Apêndice B). Seção Manutenção de Rotina do Q & A no site do IRS. Uma palavra de cautela: o porto seguro de manutenção de rotina não se aplica a despesas que se enquadram na categoria de melhoramentos.
Disposições Parciais
Suponha que um senhorio substitua um telhado de uma propriedade alugada. Vamos pensar sobre esta situação. Quando a propriedade foi colocada em serviço como locação, o custo da propriedade foi dividido em dois: terreno e prédio. O terreno é um ativo não depreciável. O custo do edifício foi capitalizado e depreciado ao longo dos anos (27,5 anos para imóveis residenciais ou 39 anos para imóveis comerciais). Assim, o custo do telhado antigo é incluído no custo do edifício e está sendo depreciado ao longo do tempo.
Agora o senhorio substituiu o telhado. Este tipo de restauração precisa ser capitalizado e depreciado (acima de 27,5 anos ou 39 anos, conforme o caso). Então agora o senhorio tem dois ativos sendo depreciados: o prédio original e o novo telhado. Mas o telhado antigo está incluído no edifício. Então, de certa forma, o senhorio está depreciando um ativo (o teto antigo) que não existe mais. Nesse cenário, o IRS permite que o locador faça uma disposição parcial. Em essência, o senhorio pode anular o custo do telhado antigo (removendo assim essa parte do custo do plano de depreciação do edifício).
Qual o benefício? Isso obtém uma dedução imediata para o telhado antigo, o que compensa a desvantagem de ter que depreciar o novo telhado ao longo de vários anos. E isso remove o telhado antigo (seu custo histórico e sua depreciação acumulada) do balanço do contribuinte. Um bônus adicional: "Não há recaptura de depreciação porque não houve venda ou troca", diz Phil Zaman, diretor do Escritório Nacional de Impostos do CBIZ. Assim, disposições parciais resultam em menos depreciação acumulada para recapturar se a propriedade for vendida no futuro.
O que você precisa para olhar
Para determinar adequadamente o que pode ser deduzido e o que deve ser capitalizado, analisamos o que é a despesa, quanto custa e como a despesa se relaciona com a propriedade que está sendo reparada ou mantida. "Temos que ter cuidado não apenas para escrever coisas", diz Nelson, "Essas regulamentações tangíveis de propriedade já disseram que precisamos realmente olhar para essas despesas". Então, como nós realmente olhamos para essas despesas?
Para cada despesa de reparo ou manutenção:
- Revise a fatura da despesa
- Qual é a despesa para? Aplique o teste de BRA: a despesa é uma melhoria, uma restauração ou uma adaptação?
- Quanto custa a despesa?
- Cada item da fatura é igual ou inferior a US $ 2.500? A fatura total é igual ou inferior a US $ 2.500? Nesse caso, considere o uso do porto seguro de minimis .
- O valor é igual ou inferior a US $ 10.000? Igual ou inferior a 2% da base não ajustada da propriedade a ser reparada? Nesse caso, considere o uso da eleição do porto seguro para pequenos contribuintes.
- Qual é a natureza do reparo? O reparo é uma parte esperada e necessária de manter a propriedade em condições operacionais normalmente eficientes? Nesse caso, considere usar o porto seguro para manutenção de rotina.
- Considere se é possível descartar uma "disposição parcial".
- Capitalize todas as despesas conforme necessário e configure um cronograma de depreciação para anular as despesas de reparo.
Recursos para o aprofundamento de escavadeiras em reparos e deduções de manutenção:
- Uma análise aprofundada: O IRS finaliza os registros sobre as disposições de propriedade de depreciação tangível (Parker Tax Publishing, 8 de setembro de 2014).
- Aviso 2015-82 (IRS.gov, pdf), que alterou o porto seguro de minimis de US $ 500 para US $ 2.500; resumido em IR-2015-133: Para pequenas empresas: IRS aumenta limite de despesas de propriedade tangível para US $ 2.500; Simplifica o arquivamento e a manutenção de registros (IRS.gov, 24 de novembro de 2015).
- Regulamentos de propriedade tangível - Perguntas frequentes (IRS.gov, 13 de março de 2015).
- Decisão do Tesouro 9636: Orientação sobre Dedução e Capitalização de Gastos Relacionados a Propriedade Tangível (IRS.gov, data de vigência em 19 de setembro de 2013).
- Procedimento de Receita 2015-20 (IRS.gov, pdf); Resumida no IR-2015-29: O IRS torna mais fácil para as pequenas empresas aplicar os regulamentos de reparação para 2014 e anos futuros (IRS.gov, 13 de fevereiro de 2015).
- Regulamentos de Propriedade Tangíveis - Orientações e Recursos de Regs de Reparos (AICPA.org)
- Implementando o Novo Regulamento de Propriedade Tangível ( Journal of Accountancy , 31 de janeiro de 2014).
- Manutenção de rotina Safe Harbor sob os novos regulamentos de reparação de IRS (Nolo.com)
- Porto Seguro para Pequenos Contribuintes para Reparos e Manutenção (Nolo.com)
- Requisitos dos senhorios nos termos do Regulamento de Reparos do IRS (Nolo.com)