Documentos de requisitos de negócios para projetos de negócios
Vamos dar um exemplo: uma empresa (vamos chamá-los de ZXYW LLC) decidiu terceirizar suas funções contábeis para um centro de serviços compartilhados nos EUA. Eles estão começando um processo de encontrar um local, configurar os serviços, contratar e gerenciar os serviços. funcionários.
É uma tarefa complicada e levará muitos meses para ser realizada. Eles começam com uma equipe que prepara um documento de requisitos de negócios.
O que é um documento de requisitos de negócios?
O objetivo de um documento de requisitos de negócios é fornecer uma visão completa de um projeto ou novo plano de negócios , para que todos tenham clareza sobre o que deve ser feito e quando.
Um documento de requisitos de negócios (BRD) pode ser considerado em duas fases. Na primeira fase de um projeto, é um documento que define todos os requisitos para o projeto, incluindo custos, detalhes sobre a implementação, benefícios projetados, marcos e cronograma para implementação.
Na segunda fase, o BRD, na verdade, pode se tornar um contrato entre as duas partes, estabelecendo formalmente os requisitos da empresa contratante (ZXYW LLC, neste caso) e do contratado que faz o trabalho. Você verá mais sobre a linguagem do contrato abaixo.
Como um documento de requisitos de negócios é diferente de um plano de negócios?
Embora ambos os documentos possam conter o mesmo tipo de seções (um resumo executivo, por exemplo), a intenção é diferente.
Um plano de negócios é criado para orientar um negócio novo ou existente, mas, com mais frequência, seu objetivo é apresentar a um credor para financiar a inicialização ou a expansão.
O plano de negócios contém informações gerais sobre a empresa e seus planos e estratégias para gerar receita para pagar o empréstimo.
As demonstrações financeiras são uma parte fundamental do plano de negócios, enquanto os documentos financeiros no BRD podem ser bem diferentes, centrados em um projeto específico.
Como um documento de requisitos de negócios é diferente de uma solicitação de proposta?
A diferença entre os dois documentos é pequena, mas importante. Normalmente, uma solicitação de proposta (RFP) é criada com o objetivo de solicitar propostas de vários fornecedores. No exemplo da ZYXW, uma RFP é enviada para empresas em potencial que fornecem serviços terceirizados para solicitar ofertas.
Um BRD, por outro lado, está preparado para um fornecedor específico ou parceiro de joint venture que já tenha sido selecionado pela empresa contratante. O BRD contém mais detalhes e mais especificações e prazos a serem cumpridos ao longo do caminho e no final do projeto.
Quando uma RFP é criada, ela é fornecida com um prazo e requisitos para o envio de lances. As propostas são avaliadas após o prazo.
O que deve ser incluído em um documento de requisitos de negócios?
De certa forma, um documento de requisitos de negócios é semelhante a outros tipos de propostas de negócios. O BRD deve incluir:
1 Uma declaração sumária , às vezes chamada de resumo executivo , que descreve os requisitos do projeto em geral.
A declaração sumária é geralmente escrita após a conclusão do BRD.
2. Os objetivos do projeto. Esses objetivos devem estar no formato SMART ; específico, mensurável, atingível, realista e limitado no tempo.
3 O histórico e uma declaração ou justificativa de necessidades para o projeto. Esta é uma parte importante do documento, então não o deixe de fora. Explicar por que o projeto é necessário é o principal motivador do projeto, e seu sucesso dependerá de quão bem ele preenche a necessidade.
4. O escopo do projeto - o que deve ser incluído e o que não deve ser incluído. No exemplo da empresa ZXYW acima, a empresa deixou claro que o escopo não era incluir a contratação de alta gerência - esses indivíduos seriam fornecidos pela empresa.
5. Demonstrações Financeiras. As demonstrações financeiras são essenciais para uma visão geral do efeito do projeto no balanço patrimonial e na receita da empresa durante um período de tempo específico.
Claro, como a empresa financiará o projeto é importante discutir aqui também.
6. Requisitos e características funcionais. Este é o local para fornecer detalhes, incluindo diagramas, organogramas e cronogramas.
7. Necessidades de pessoal Quem precisa ser contratado e quando. Quais categorias de funcionários serão necessárias e como elas serão pagas. Quem paga e quando. Como o ZXYW está configurando uma instalação baseada em pessoas, essa é uma parte essencial de seu BRD.
8. Cronograma, cronograma e prazos. As fases do projeto devem ser detalhadas nesta seção, para garantir que todas as partes entendam o que é necessário e quando. No projeto ZXYW, a primeira fase foi a seleção de um site, incluindo a exploração de várias cidades potenciais.
9. Premissas. Esta parte do documento é frequentemente ignorada. Soletrar suposições ajuda a evitar problemas mais tarde. Por exemplo, no contrato acima, a empresa queria arrendar, não comprar , o espaço do escritório.
10. Custo e Benefício. Uma análise de custo-benefício é uma lista detalhada de todos os custos do projeto e as economias do projeto devem ser incluídas.
O que faz com que os requisitos de negócios documentem um contrato?
Como observado acima, na fase inicial, o BRD é uma proposta. Você deve ter notado que algo estava faltando na lista de seções acima - pagamento por serviços prestados. Sem uma declaração dos pagamentos ao contratante e do momento desses pagamentos, não há contrato.
Antes de as duas partes assinarem o documento, a linguagem padrão do contrato deve ser adicionada, com a ajuda de um advogado, incluindo
- Promessas de pagamento e promessas de prestação de serviços
- Cláusulas restritivas , impedindo que o contratado assuma os segredos comerciais da empresa ou os compartilhe com outras pessoas.
- O que acontece se uma das partes não cumprir as obrigações exigidas (ou seja, violar o contrato)
- Cláusulas de seguro e indenização (inofensivas)
- Disposições contenciosas e arbitrais
- E, claro, assinaturas de funcionários apropriados da empresa e do contratado.