Entre as coisas que fazem os voluntários felizes, há uma boa orientação para sua organização e treinamento básico.
Apenas recebendo o voluntário na porta não é suficiente. Assim como qualquer funcionário, um voluntário precisa se sentir bem-vindo, informado e treinado para o que possa acontecer.
Orientação é como parece. Os voluntários querem saber o contexto em que estarão fazendo seu trabalho.
Claro, eles leram o seu site e alguns materiais impressos. No entanto, esses itens não tomam o lugar de uma pessoa real que pode descrever os meandros do trabalho no ambiente de sua instituição de caridade e responder a quaisquer perguntas que os voluntários tenham.
Hoje, muito treinamento e orientação voluntária acontece on-line, seja na casa do voluntário, antes de ele chegar ao local ou em um computador nas suas instalações. No entanto, complementar esse treinamento on-line com pelo menos uma breve sessão face a face em que preocupações imprevistas podem ser abordadas.
Que orientação deve cobrir
- Explique o que sua caridade faz e sua história. Como surgiu e como evoluiu?
- Descreva os programas e a quem sua organização atende.
- Forneça uma visão geral de como sua organização está configurada. Revise o organograma para que os voluntários entendam quem faz o quê.
- Apresente voluntários para suas instalações. Levá-los em uma excursão, apresentando-os ao pessoal-chave ao longo do caminho.
- Passe por cima de políticas e procedimentos gerais, gastando mais tempo naqueles que impactam diretamente os voluntários.
- Explique como funciona o sistema de gerenciamento de voluntários. Como eles agendam seu tempo? O voluntário precisa fazer o check-in? Como eles registram suas horas? Para quem eles podem pedir ajuda?
Como Treinar Voluntários
Depois da orientação, forneça treinamento específico para cada voluntário que atenda ao trabalho específico que eles farão.
O treinamento deve incluir:
- Como o voluntário executará sua tarefa específica.
- O que não fazer ao executar esta tarefa.
- Como lidar com uma emergência ou o que fazer quando algo inesperado acontece.
- Quais são os objetivos da tarefa e como o desempenho será avaliado.
- Qual equipamento será necessário e como usá-lo.
- Um passeio pela tarefa e treinamento enquanto o voluntário experimenta a tarefa.
O treinamento é o melhor quando é prático, prático e prático.
Você pode treinar em grupos ou individualmente, e pode ser fornecido pela equipe ou por outros voluntários.
Às vezes, o treinamento é complicado e leva muitas horas. No entanto, mesmo que a tarefa do voluntário seja fácil e o tempo de voluntariado seja breve, não negligencie o básico.
Personalize o treinamento para os tipos de aprendizado
Tom McKee, co-autor de The New Breed: Entendendo e Equipando o Voluntário do Século XXI, sugere que os voluntários provavelmente se encaixarão em um dos três tipos de aprendizado. Certifique-se de incluir métodos e materiais que agreguem a todos os três:
O analisador: Analisadores são frequentemente perfeccionistas que detestam erros. Eles vão querer saber tudo e praticar tudo. Analisadores nunca querem “improvisar”, então não os coloque nessa posição.
Dê-lhes passos a seguir, detalhes a seguir e muito tempo de prática.
The Doer: Doers são abundantes. Eles aprendem fazendo. Forneça pequenas tarefas e saia do caminho. Espere que eles cometam erros e não prestem muita atenção a qualquer conselho que você der. Felizmente, eles não se importam em cometer erros e aprendem com esses erros. Porque os fazedores não têm medo de errar, eles são frequentemente os primeiros a se voluntariar para um novo desafio.
The Watcher: Os observadores são ótimos imitadores. Eles aprendem melhor observando alguém realizar a tarefa. Depois de alguns treinamentos básicos, esses voluntários são experientes e não apenas aprenderão, mas se sentirão muito mais confortáveis.
Você deve usar treinamento on-line para voluntários?
Muitas organizações sem fins lucrativos começaram a desenvolver e usar treinamento on-line para seus voluntários.
Feito corretamente, o treinamento on-line pode economizar tempo e dinheiro.
No entanto, existem muitos fatores a considerar antes de seguir esse caminho.
Por exemplo:
- Seus voluntários são digitalmente competentes e estão abertos ao treinamento online? Voluntários mais jovens provavelmente são, mas os voluntários mais velhos podem achar difíceis de entender e navegar os cursos de treinamento on-line. Há também a questão das ferramentas. Seus voluntários têm computadores? Conexões de internet de alta velocidade? O treinamento on-line pode ser feito em seu próprio site sem fins lucrativos, mas você tem equipamentos suficientes para lidar com vários voluntários que você estará treinando?
- Quão complexas são as tarefas que seus voluntários podem ser solicitados a realizar? O treinamento on-line funciona melhor para trabalhos simples e diretos, mas não funciona tão bem para tarefas mais complicadas. O treinamento online pode funcionar bem para novos voluntários que realizarão tarefas elementares. Mas, à medida que os voluntários avançam para trabalhos mais delicados e complexos, eles provavelmente se beneficiarão do treinamento “stand-up”.
- Sua liderança sem fins lucrativos está presente com treinamento on-line? Eles estão dispostos a gastar o dinheiro para começar? Sua equipe está disposta a dedicar tempo para desenvolver módulos de treinamento on-line? Quanto do seu material de treinamento on-line pode ser adquirido "na prateleira" e quanto dele precisará ser específico para sua organização sem fins lucrativos?
É bem possível desenvolver um programa de treinamento que consiste em componentes presenciais e on-line. Por exemplo, uma orientação para sua organização sem fins lucrativos pode ser desenvolvida e acessada on-line, enquanto o treinamento específico para tarefas específicas pode ser feito pessoalmente. Da mesma forma, um curso de reciclagem para voluntários retornando poderia funcionar bem online.
Às vezes, on-line significa simplesmente ter uma apresentação do YouTube pronta para ser usada. Essas são especialmente úteis para partes do seu treinamento que são sempre as mesmas.
Para um treinamento mais sofisticado, talvez seja necessário adquirir um software de treinamento on-line.
Não se esqueça de consultar os voluntários atuais e obter feedback sobre treinamento
Ao projetar o treinamento ou atualizá-lo, certifique-se de obter informações sobre os voluntários atuais.
Pergunte o que eles gostariam de saber antes de começarem a trabalhar. Deixe os voluntários atuais ajudá-lo a planejar a orientação e o treinamento de novos voluntários.
Após orientação e treinamento, os novos voluntários devem preencher uma pesquisa sobre como eles gostaram e se acharam adequado.
O objetivo do treinamento e orientação é produzir voluntários que estejam felizes com o que estão fazendo e confiantes de que sabem fazer bem o seu trabalho.
Se você quiser voluntários felizes, que ficarão com você, ponha esforço e pense em sua orientação e treinamento. Sem isso, você verá muito volume de negócios e possível boca-a-boca ruim de voluntários insatisfeitos.