Os prós e contras de cortar posições pagas de funcionários
O uso de voluntários para executar tarefas ou trabalhos que, de outra forma, poderiam ser feitos por funcionários remunerados (geralmente chamado de substituição de cargo) deve ser parte de uma estratégia geral para reduzir custos em tempos difíceis. Aqui estão algumas dicas para fazer isso da maneira certa:
Não deite ninguém com a intenção de substituir um voluntário por pessoal remunerado. Tal ação é obrigada a fazer com que outros funcionários pagos temam suas posições e a se ressentir e resistir a trabalhar com voluntários, temendo que eles possam aceitar seus empregos. No entanto, quando houver atrito natural ou uma reorganização geral, use essa oportunidade para repensar como sua organização está configurada e como você pode reconfigurar os trabalhos para que alguns deveres possam ser executados por voluntários .
Por exemplo, você acaba de promover sua recepcionista para um cargo de assistente administrativo trabalhando com o diretor de desenvolvimento. Isso deixa o trabalho de recepcionista aberto. Essa posição poderia ser preenchida por voluntários ? Uma organização que visitei recentemente limita as horas abertas ao público para cinco por dia (10h às 3h da tarde) e usa voluntários para a recepção. Há um voluntário diferente a cada dia. Esse voluntário atende o telefone, cumprimenta os visitantes e executa uma variedade de tarefas administrativas bem definidas e documentadas.
No final do dia, o voluntário usa um formulário para resumir as coisas importantes que ocorreram naquele dia e quaisquer problemas que precisem ser resolvidos pelo voluntário do dia seguinte.
Esta organização tem a maioria dos problemas resolvidos e os voluntários são felizes e leais. Agora existem voluntários treinados o suficiente para ter alguns voluntários adicionais no escritório que cuidam de outras tarefas do escritório, ajudando a organização ainda mais.
Não use apenas voluntários para as tarefas mais rotineiras
Muitos voluntários têm o prazer de fazer trabalhos de escritório ou enviar correspondências para fora da sala ou fazer recados, mas sempre que há uma tarefa que sua equipe realmente gostaria de fazer, mas não há tempo, pense em usar um voluntário. Um voluntário pode ser um coordenador voluntário, ajudar a redigir subsídios ou pesquisar recursos do subsídio, ser responsável por um boletim informativo, treinar outros voluntários ou até mesmo a equipe, planejar e implementar eventos especiais ou uma série de outras coisas. Pense de forma criativa e procure voluntários que tenham talentos ou experiência especiais.
Considerar Encontrar e Usar Voluntários "Qualificados"
Voluntários qualificados são geralmente especialistas nas áreas que uma organização sem fins lucrativos não é, como finanças, recursos humanos ou marketing. Frequentemente são funcionários de corporações, parte do programa de responsabilidade social corporativa de seus empregadores. Eles recebem tempo de suas corporações para passar o tempo trabalhando com organizações sem fins lucrativos. Durante esta recessão, também há voluntários qualificados entre os empregos que podem estar muito interessados em manter suas habilidades afiadas e adicionando seus currículos.
Voluntários qualificados não podem substituir o pessoal, mas podem substituir a terceirização cara e consultores externos.
Eles podem ajudá-lo a reorganizar, conduzir uma auditoria organizacional, desenvolver os dados necessários para ajudar o conselho a tomar decisões organizacionais, encontrar maneiras de economizar dinheiro em serviços essenciais ou ajudar a equipe a se concentrar no que é mais importante em seus trabalhos.
A pesquisa mostrou que as organizações sem fins lucrativos não usam voluntários qualificados (também chamados de trabalho pro bono) com a freqüência que deveriam. Pergunte às fundações corporativas locais se eles têm um programa de voluntariado qualificado, ou solicite um subsídio pro bono através da Fundação Taproot.
A Corporação para Serviços Nacionais e Comunitários tem um kit de ferramentas para ajudar organizações sem fins lucrativos a se prepararem para usar voluntários baseados em habilidades. Você também pode postar suas vagas para voluntários com habilidades profissionais no Catchafire, um serviço de correspondência online.
Não tolerar um sistema de castas no seu escritório
Vi escritórios onde os gerentes pagos saíam para almoçar diariamente, geralmente juntos, enquanto a equipe de funcionários e os voluntários comiam sanduíches de salada de ovos na sala de descanso, enquanto seguravam o forte até os gerentes retornarem.
Que maneira de fazer funcionários administrativos e voluntários se sentirem cidadãos de segunda classe. Encontre maneiras de ser inclusivo e faça com que todos sintam que são vitais para algo muito importante.
Aja rapidamente quando os voluntários mostram interesse
Voluntários têm muitas oportunidades em muitas organizações. Aja rapidamente quando eles demonstrarem interesse no seu, ou eles irão para outro lugar. É comum que voluntários em potencial recebam uma avaliação inadequada de organizações sem fins lucrativos. Ou o gerente voluntário fica surdo ao que o voluntário diz sobre a quantidade de tempo disponível (sentir-se sobrecarregado é tão frequente um motivo para o vôo voluntário quanto se sentir subutilizado); ou o voluntário recebe uma entrevista superficial que não revela habilidades e experiências que poderiam ser pistas para que o voluntário seja colocado em uma situação recompensadora.
Mantenha uma mente aberta sobre os tipos de empregos que os voluntários podem preencher
Sim, você pode ter uma lista de funções básicas para as quais está sempre comprando, mas quando sua entrevista revela outras possibilidades, não se limite a precedentes e regras. Não hesite em criar um trabalho voluntário que se adapte a essa pessoa em particular, seus talentos e interesses. Você pode ser capaz de aliviar um funcionário remunerado de alguma tarefa e transferi-lo para um voluntário. Isso deve permitir que seu pessoal remunerado dedique tempo a outras tarefas urgentes. No entanto, nunca deve expor um funcionário remunerado a uma possível perda de emprego.
O importante é que não é de benefício de ninguém cortar custos cortando deliberadamente a equipe e substituindo-os por voluntários, mas pode haver maneiras criativas de capacitar os voluntários a preencher algumas funções, se você fizer isso de maneira inteligente.