Por exemplo, e se um voluntário sofrer um acidente enquanto estiver servindo com você? E se o voluntário violar a lei ou machucar outra pessoa? Sua organização pode ser responsabilizada.
Aqui estão cinco maneiras de diminuir a probabilidade de você ter problemas com seus voluntários.
Algumas delas podem parecer onerosas, mas reserve um tempo para fazê-las corretamente e proteja sua organização e seus voluntários.
Desenvolver políticas e procedimentos voluntários
Consulte um advogado ou especialista voluntário para garantir que eles sejam adequados. As políticas devem definir deveres voluntários e abordar questões como discriminação, assédio e outros comportamentos possivelmente ilegais.
Ao proibir explicitamente o mau comportamento, sua organização pode ser protegida da responsabilidade. Certifique-se também de incluir proteções para o voluntário contra abuso pela organização e sua equipe.
Escrever descrições de trabalho para todas as posições de voluntário
Seja explícito sobre expectativas para o voluntário e o que ele ou ela pode ou não fazer. Soletrar qualquer risco possível para o voluntário e pedir uma autorização assinada de responsabilidade. Uma descrição completa e concisa do cargo pode ajudar a proteger a organização da responsabilidade, caso o voluntário vá além do que ele pode fazer.
Aqui estão algumas coisas para incluir nas descrições de trabalho:
- o objetivo de sua organização sem fins lucrativos
- treinamento necessário para esta posição
- os deveres esperados do voluntário
- o tempo necessário para executar a tarefa
- o local onde o voluntário irá realizar o trabalho
Exigir que cada voluntário preencha um requerimento
Na maioria das vezes, vale a pena exigir um aplicativo .
No entanto, às vezes com projetos de grupo que envolvem uma "chamada de gado" para voluntários, você pode simplesmente fazer com que os voluntários preencham uma isenção que libera a organização da responsabilidade.
A complexidade da aplicação dependerá da posição. Se o voluntário estiver trabalhando com pessoas vulneráveis, como crianças ou idosos, a barra deve ser mais alta. Para tarefas domésticas com pouco risco para qualquer pessoa, uma aplicação mais curta seria adequada. Tenha cuidado para ter diferentes aplicativos para diferentes tarefas. Não faz sentido desestimular alguns voluntários com uma forma longa, se não for necessário.
Aqui estão algumas coisas para incluir em um aplicativo, quando apropriado:
- Informações pessoais, como endereço, número de telefone, endereço de e-mail, pessoa para contato em caso de doença ou acidente, carteira de motorista, comprovante de seguro pessoal, etc.
- Qualificações, quando necessário para o trabalho, como habilidades especiais ou realização educacional.
- Referências que podem atestar o bom caráter ou a ética de trabalho do candidato. As referências podem ser de um membro da comunidade, outra organização sem fins lucrativos em que o candidato tenha sido voluntário ou um empregador.
- Permissão por escrito para fazer uma verificação de antecedentes, essencial se os voluntários estiverem trabalhando com crianças ou outras populações de risco
- Renúncia de confidencialidade para que você possa reunir as informações necessárias e compartilhá-las adequadamente.
Realizar triagem adequada
Tenha cuidado aqui. A triagem é especialmente importante para os voluntários que possam estar em contato com pessoas vulneráveis, ou que tenham que dirigir enquanto realizam seu trabalho voluntário ou se envolver em outros tipos de trabalho perigoso.
No entanto, 31 por cento das organizações sem fins lucrativos não realizam exames voluntários de acordo com um estudo. As organizações sem fins lucrativos geralmente pensam que podem policiar seus próprios voluntários e negligenciam a realização de verificações de antecedentes adequadas. Mas isso pode deixar a organização aberta à responsabilidade. Pense em triagem como parte de seus procedimentos de segurança e gerenciamento de riscos.
O rastreio deve ser sempre respeitoso e proteger a privacidade dos voluntários, tanto quanto possível. Obtenha o consentimento por escrito para triagem antes de prosseguir.
Além disso, tela de vez em quando por precaução.
A triagem pode ser tão simples quanto uma entrevista pessoal ou pode incluir:
- verificações de antecedentes criminais
- registros de condução e licenças
- confirmação de seguro
- triagem para condições de saúde ou pedindo prova de certas vacinas
- verificação de credenciais, como um certificado de ensino ou avaliações especiais de habilidades
Fornecer excelente treinamento e gerenciamento
Nunca apenas solte um voluntário sem treinamento adequado . Voluntários gostam de ser treinados, então eles sabem o que fazer e quando. Treine em grupos ou um em um. Desenvolva materiais escritos que o voluntário possa levar consigo e treine em suas tarefas específicas. Atribuir o voluntário a um funcionário para supervisão.
O treinamento pode incluir:
- código de conduta da sua organização
- como agir ao representar a organização
- como identificar e denunciar abuso
- como manter a confidencialidade da organização e das pessoas a quem serve
- o que você espera especificamente do voluntário
- como relatar problemas
- quem está no comando e como alcançá-los
Finalmente, esteja disposto a dispensar um voluntário, caso ele viole alguma das regras, seja difícil de se relacionar, não seja confiável ou seja abusivo de alguma forma. Desenvolva um procedimento escrito para o pessoal, se ele precisar deixar um voluntário ir.
Sempre informe o voluntário por que você está deixando-o ir e, em seguida, documente a demissão, assim como faria com um funcionário remunerado. Ter um procedimento, segui-lo e registrar a ação o ajudará se o voluntário decidir apresentar uma queixa à sua alta gerência ou tentar voltar para você.
Não se esqueça de ter políticas para sua equipe que cobrem como eles são para tratar voluntários. Descreva o que é assédio e como evitá-lo. Configure um procedimento de queixas que os voluntários possam usar para denunciar qualquer abuso.
Voluntários querem fazer o bem e são gratos quando uma organização está preparada para trabalhar com eles. Eles querem boas políticas e ter treinamento e gerenciamento adequados. Manter voluntários não requer apenas gratidão de sua parte, mas também uma abordagem organizada que proteja os voluntários e sua organização sem fins lucrativos.
Recursos recomendados:
Voluntários: Equilíbrio entre risco e recompensa (Nonprofits Insurance Alliance Group)
Triagem de Voluntários - da Energize, um centro de conhecimento de voluntários.