Erros de contabilidade acontecem de tempos em tempos, mas muitos erros comuns de contabilidade podem ser evitados com planejamento e preparação adequados. Nós todos sabemos que geralmente leva mais tempo para corrigir um erro do que acertar na primeira vez. Curiosamente, também é mais barato identificar e corrigir os erros no início de um projeto, em vez de esperar para corrigir o problema mais tarde.
Se você trata seu negócio como um projeto de longo prazo, então você vai querer ser proativo, tomando consciência dos erros comuns que os outros estão cometendo e corrigindo-os logo no início, o que não só economizará tempo, dinheiro e dores de cabeça dar-lhe uma vantagem competitiva no mercado com operações mais simplificadas e melhor satisfação do cliente. A seguir, são comuns erros contábeis que cada CPA tem visto proprietários de pequenas empresas fazer.
01 - Não seguir procedimentos contábeis
Um passo útil é desenvolver formulários padronizados e listas de verificação a serem concluídas para garantir consistência e precisão. Por exemplo, você desejará documentar um processo para configurar novos fornecedores.
Você precisará do nome do fornecedor, endereço, telefone e número de identificação do empregador (EIN), entre outros documentos, como certificados de seguro , cartas de recomendação ou contratos assinados. Em seguida, você precisará inserir essas informações em seu software de contabilidade para processar os pagamentos.
Você vai querer ter o tempo necessário para considerar as informações que você precisa reunir de seus fornecedores, desenvolver um formulário padronizado ou lista de verificação para certificar-se de obter essas informações e, em seguida, ter uma política por escrito que seus funcionários possam seguir.
02 - Trabalhando sem orçamento
Crie um orçamento para que você tenha uma linha de base para avaliar os resultados operacionais da sua empresa. Os orçamentos não são apenas úteis para reduzir gastos excessivos, mas podem ser usados para estabelecer objetivos financeiros realistas e por escrito. Os orçamentos devem sempre ser baseados na realidade, mas você certamente pode usar seu orçamento para definir metas financeiras razoáveis, seja aumentando as receitas ou reduzindo as despesas operacionais.
03 - Fazendo Erros de Entrada de Dados
Erros de entrada de dados ocorrem de tempos em tempos. Embora não seja possível evitar todos os erros de entrada de dados, você pode ter uma política para executar várias reconciliações de maneira oportuna, a fim de garantir que as entradas de dados sejam detectadas rapidamente e possam ser corrigidas.
Por exemplo, você desejará realizar reconciliações bancárias mensais, bem como reconciliações de contas a receber e a pagar. Também é possível executar desvios de orçamento para real para identificar possíveis erros na classificação de receitas ou despesas ou executar periodicamente recibos de clientes ou relatórios de pagamento de fornecedores para garantir que todos os recebimentos e desembolsos pareçam razoáveis.
Transações incomuns devem ser revisadas para garantir que nenhum erro de entrada de dados seja cometido e que as transações sejam precisas.
04 - Falha ao fazer o backup do software de contabilidade
Você precisa fazer o backup do software de contabilidade de sua empresa e de outros dados regularmente. Muitos programas de software de contabilidade de pequenas empresas têm um recurso que permite configurar o backup automático de seu programa de contabilidade.
Use-o. Você também deve ter tempo para verificar novamente seus arquivos de backup, mesmo indo tão longe quanto usar o arquivo de backup para ver se você pode executar o seu negócio como de costume com ele.
Às vezes arquivos corrompidos; às vezes você não faz backup de todos os dados de que precisa. Uma verificação rápida pode identificar problemas com o processo de backup, para que você possa garantir que você tenha tudo o que precisa para continuar operando seus negócios, se houver necessidade.
05 - Fazendo muito você mesmo
Terceirizar tarefas administrativas que não agregam valor à sua empresa pode ser uma vantagem.
Por exemplo, um contador provavelmente é melhor versado em direito tributário do que você, portanto, terceirizar o planejamento e a preparação do imposto para o contabilista permitirá que você diminua seu passivo fiscal, aumente o cumprimento das obrigações tributárias e deixe você com mais tempo para se dedicar à geração de receita. actividades.
Muitos proprietários de pequenas empresas não desejam delegar responsabilidade a outros profissionais capacitados, mas a terceirização de funções contábeis, jurídicas, de TI e outras funções administrativas pode reduzir erros e aumentar a lucratividade se você usar o novo tempo com sabedoria.
06 - Não categorizar corretamente receitas e despesas
O método de contabilidade da caixa de sapatos provavelmente não é uma boa escolha para pequenas empresas com mais do que apenas algumas transações por ano. Todo o dinheiro que entra e sai da sua empresa deve ser atribuído à categoria apropriada.
Os proprietários de empresas que permanecem no topo de seus registros contábeis não incorrem em erros. Eles saberão quem foi cobrado, quanto e se o cliente pagou ou não.
Você também descobrirá que sua preparação fiscal no final do ano será muito mais tranquila do que tentar remontar os registros necessários para preparar o retorno de imposto de sua empresa imediatamente antes da devolução.