Faça-o breve, mas convidativo
Mim Carlson e Tori O'Neal-McElrath, autores de subvenções vencedoras, Step by Step , apontam que a carta de apresentação deve:
- introduza sua organização à pessoa correta;
- garanta ao financiador que este projeto tem o apoio do seu conselho de administração ;
- e diga o que você está pedindo ... quanto e para quê.
Quando você inclui uma carta de apresentação?
Use uma carta de apresentação para propostas para corporações e fundações, mas não para solicitações de subsídios federais ou estaduais. Esses financiadores só querem o que eles pedem. Eles raramente pedem uma carta de apresentação.
Atributos de uma boa carta de apresentação
Sua carta de apresentação deve ser:
- breve
- chegar ao ponto rapidamente
- não deve apenas repetir as informações contidas na proposta
- deve dizer ao leitor o quanto você entende o financiador e como o seu subsídio atende aos requisitos do financiador
Beverly A. Browning, autora de Grant Writing for Dummies , sugere que você escreva a carta de apresentação depois de ter completado toda a proposta e quando estiver com um humor reflexivo. Browning diz:
"Ao considerar sua grande conquista (o pedido de financiamento finalizado), deixe que o criativo lado direito do seu cérebro atue e conecte seus sentimentos de realização à pessoa que ajudará a tornar seus planos realidade."
Formatando sua carta de apresentação
Siga estas noções básicas e você não pode errar:
- Use o papel timbrado da sua organização. Coloque a mesma data na carta de apresentação que está no pedido de subsídio preenchido. Essa é a data em que você enviará a proposta de concessão ao concedente. A utilização da mesma data torna todos os documentos do pacote da sua proposta consistentes.
- Para o endereço interno (na parte superior da carta), use o nome e título da fundação ou pessoa de contato corporativa, seguido do nome, endereço, cidade, estado e CEP da fonte de financiamento. Verifique essas informações com uma ligação telefônica ou um e-mail. Tais informações são alteradas com frequência, portanto, verifique se você tem o nome e o endereço atuais. Além disso, quando você envia um pedido de subsídio eletrônico , talvez não conheça um nome específico.
- Em sua saudação, use "Dear", mais o título pessoal (Mr., Ms., Mrs., Dr., Srs., Etc.), seguido pelo sobrenome. É fundamental que você direcione a carta para uma pessoa em particular. Ligue para a fundação ou escritório corporativo para se certificar de que você tem a pessoa certa e o título pessoal correto. Esses detalhes podem parecer sem importância, mas importam.
- Seu primeiro parágrafo deve ser curto e focado. Apresente sua organização (seu nome legal) e diga ao financiador quanto dinheiro está pedindo e por quê. Inclua uma frase ou duas sobre o que sua organização faz e inclua um ponto baseado em pesquisa que mostre a necessidade do que sua organização faz.
- Escreva um ou dois parágrafos mais curtos. Indique o propósito do seu projeto e como ele se encaixa na missão do financiador ou nas prioridades de financiamento. Inclua o fato de que seu conselho de administração apóia totalmente o projeto.
- Termine sua carta com um parágrafo resumido. Adicione o que esta parceria de financiamento pode significar para o público-alvo do seu projeto. Você pode querer incluir um convite para uma visita ao site também.
- Use um fechamento como "Sincerely".
- A carta deve ser assinada pelo diretor executivo ou presidente do conselho, ou ambos. Abaixo da assinatura, digite o nome do assinante, a inicial do meio, o sobrenome e o cargo. Embora o DE ou o presidente do conselho administrativo deva assinar a carta, inclua as informações de contato da melhor pessoa para responder a perguntas no final do último parágrafo.
- Na parte inferior da letra, inclua a palavra "ENCLOSURE" (em maiúsculas).
Por quanto tempo a carta de apresentação deve ser?
A maioria dos especialistas sugere que você limite sua carta a uma página com três ou quatro parágrafos. Uma vez que o leitor tem uma proposta completa para atravessar, você não quer torná-lo impaciente por ter que ler uma longa carta de apresentação.
O tom e as especificidades de sua carta de apresentação podem variar, dependendo de você ter sido convidado a enviar uma proposta completa após o envio de uma Carta de Inquérito (LOI) ou se este projeto for a primeira abordagem de sua organização a essa fundação específica.
Exemplo de carta de apresentação
Mary Smith, PhD
Oficial de Programa
Fundação Comunitária
4321 Pista Comum
Alguma cidade, YZ 55555
Caro Dr. Smith:
O Centro Sénior de Alguma Cidade solicita respeitosamente um subsídio de $ 50.000 para o nosso Projecto Piloto para o Outreach Comunitário Latino Sênior.
Como o maior centro sênior em Qualquer Condado, atendendo mais de 450 idosos todos os dias, estamos cientes das mudanças demográficas em nossa área de serviços. E estamos comprometidos em desenvolver e adaptar nosso centro para atender às necessidades emergentes. O Projeto Piloto de Alcance Comunitário Latino Sênior nos permitirá pilotar um esforço de um ano para determinar se nosso centro pode efetivamente:
- fornecer acesso abrangente a serviços sociais e de saúde para idosos nas comunidades latinas atendidas pelo nosso centro, e
- aumentar e integrar totalmente a competência cultural do conselho, funcionários e voluntários do Centro Sénior de Some City.
Nosso conselho de administração está entusiasmado com este programa e ansioso para lançá-lo, para que possamos nos tornar o centro mais inclusivo e culturalmente competente para idosos em todas as nossas comunidades que precisam desses serviços. Se no final do nosso ano piloto obtivermos êxito no programa, o nosso conselho comprometeu-se a incluir uma parcela das despesas anuais do projeto em nosso orçamento operacional anual, de modo que o programa se torne parte integrante de nossos principais serviços. .
Através deste projeto, o Centro se tornará o principal encaminhamento dado por Latinos de Acesso à Saúde, Famílias de Qualquer Condado e três clínicas comunitárias em um raio de quinze milhas de nosso centro. Também aceitaremos referências de idosos falantes de espanhol de qualquer outra agência comunitária em nossa área de atendimento imediato.
Obrigado pela sua consideração ao nosso pedido. Acompanharei você na próxima semana para responder a quaisquer perguntas que você possa ter, bem como para saber se podemos nos encontrar com você para discutir os méritos de nossa proposta. Enquanto isso, caso tenha alguma dúvida, sinta-se à vontade para entrar em contato com Connie Jones, nossa Diretora de Desenvolvimento, pelo telefone (555) 555-5555, x555 ou cjones@scsc.org.
Atenciosamente,
Jane Lovely
Diretor executivo
ENCLOSURE
* Carta reimpressa (com modificações) com permissão de Winning Grants, Step by Step , Segunda Edição, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009.
3 maneiras de bagunçar sua carta
- Escrevendo demais. Uma carta de apresentação não é uma dissertação, nem é uma proposta completa. Seja breve e direto ao ponto Dica: peça a alguém para ler. Eles entendem isso?
- Usando palavras grandes . Se você foi para a pós-graduação, aprendeu a escrever de maneira complicada. Não faça isso aqui. Você não está tentando impressionar alguém com sua erudição. Você só quer declarar seu caso da forma mais natural possível. Se você não sabe quando está complicando demais sua redação, use um aplicativo como o Hemingway. Ele lhe dirá quando suas frases são difíceis de ler e quando você é muito prolixo.
- Fazendo erros gramaticais . Se você não tem certeza da sua gramática, não se arrisque. Use a verificação gramatical no WORD e também execute seu rascunho em um aplicativo como o Grammarly. Existe uma versão gratuita, mas a versão paga vai muito além da típica verificação gramatical necessária.
Como você pode fazer sua carta se destacar?
É triste dizer, mas sua proposta de concessão pode estar entre centenas ou milhares que uma fundação típica verá durante um ano médio. Sua carta de apresentação pode fazer a diferença em fazer o corte para o próximo passo para o financiamento. Mas como você pode fazer sobressair?
Bem, não tente nada "fofo". Os funcionários da fundação não ficarão impressionados. Mas você pode incluir um parágrafo sobre o motivo pelo qual sua organização é a que melhor pode realizar essa missão. Pesquise suas organizações de concorrência e avalie exatamente como e onde você se destaca. Essa pode ser a força de sua equipe e voluntários, sua experiência com esse problema em particular ou o apoio da comunidade que você desfruta.
Você não precisa mencionar os nomes dos concorrentes ou criticá-los. Apenas destaque seus pontos fortes. Este seria um bom momento para consultar outras pessoas no escritório. Junte algumas pessoas e faça um brainstorm sobre como sua organização sem fins lucrativos se destaca.
Recursos:
Storytelling for Grantseekers , Segunda Edição, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Compre na Amazon.
Subsídios Vencedores Passo a Passo: O Livro Completo de Planejamento, Desenvolvimento e Redação de Propostas de Sucesso, 4ª Edição, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, Compre na Amazon
Grant Writing for Dummies , 5ª edição, Beverly A. Browning, Wiley, 2014. Compre na Amazon
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