De qualquer forma, quando isso acontece, você precisa fazer alterações em sua transação original depois de ter sido gravada, e você pode fazer isso facilmente no software de contabilidade QuickBooks, fazendo uma entrada de diário.
Você pode fazer lançamentos no QuickBooks para ajustar ou corrigir transações e lançar entradas que não podem ser realizadas de outras maneiras, como ajustes em lucros ou perdas.
O processo de lançamento no diário é bastante simples, mas você só pode fazer uma entrada de diário para um cliente ou fornecedor de cada vez. Se você quiser corrigir vários saldos de clientes ou fornecedores dessa maneira, terá que lançar entradas separadas. No momento, o QuickBooks não liberou uma opção de entrada em massa, embora o QuickBooks 2017 introduza algumas opções de entrada de dados que economizam tempo.
O que é uma entrada de diário?
Um lançamento contábil geral é uma transação contábil inserida ou lançada diretamente no razão geral . O razão geral de uma empresa atua como o seu principal grupo de contas usado para registrar transações de balanço e demonstração de resultados.
Por exemplo, você pode ter inserido a conta mensal de US $ 100 na conta de despesas de seguro da sua empresa por acidente. Você pode lançar uma entrada de diário de ajuste para reduzir ou creditar a conta de despesas de seguro em $ 100 e aumentar ou debitar a conta de despesas de serviços públicos em $ 100 para corrigir seu erro.
Todas as suas contas estarão em ordem, e você não precisará alterar o valor devido pelo fornecedor porque essa parte da transação foi registrada corretamente.
Lançamentos contábeis para atividades de final de ano
Seu contador público ou contabilista pode querer fazer lançamentos para completar atividades de fim de ano, tais como lançar ajustes de impostos em seus livros, registrar despesas de depreciação ou reclassificar receitas e despesas.
O seu profissional de contabilidade pode lhe fornecer informações específicas se você quiser postar os lançamentos no final do ano, juntamente com explicações sobre por que as entradas foram necessárias para sua situação particular.
Como fazer entradas gerais do diário no QuickBooks
Você pode fazer entradas gerais de diário no QuickBooks seguindo estas instruções passo a passo:
- Vá para Empresa > Fazer Entradas no Diário Geral no menu na parte superior da tela.
- Altere o campo Data , se necessário, na janela Criar Entradas no Diário. O QuickBooks terá como padrão a data atual, portanto, se você quiser postar uma entrada para um mês ou ano anterior, altere-a para que sua entrada seja gravada no período financeiro adequado.
- Digite um número para o seu diário no campo Nº de entrada. O QuickBooks numerará automaticamente as entradas de diário subseqüentes.
- Digite o número da conta contábil na coluna Conta. Você também pode selecionar a primeira conta em um menu suspenso na coluna Conta.
- Insira o valor de débito ou crédito da conta que você selecionou nas colunas Débito ou Crédito. Os débitos e créditos devem ser iguais para tornar a entrada balanceada e permitir que o QuickBooks publique a entrada.
- Digite um memorando descritivo na Coluna Memorando. Ele será exibido nos relatórios que incluem este lançamento. Essa etapa é opcional, mas é recomendável para você lembrar mais tarde porque a entrada foi feita.
- Repita as etapas 4 a 6 até que as entradas se compensem completamente e a transação atinja um saldo zero. Seu total na coluna Débito deve ser igual ao total na coluna Crédito e o lançamento contábil será balanceado corretamente.
- Clique em Salvar e Fechar para salvar a entrada de diário e fechar a janela ou clique em Salvar e Novo para salvar a entrada de diário e abrir uma nova janela.
Você pode fazer a maioria das entradas de diário gerais no QuickBooks usando essas etapas, mas se quiser fazer lançamentos que afetem a conta a receber de um cliente específico ou as contas a pagar de um fornecedor, você precisará colocar o cliente ou fornecedor na primeira linha do entrada.