Dicas Práticas de Software de Contabilidade para Advogados Profissionais
Boas práticas contábeis são uma das tarefas administrativas mais importantes que os advogados enfrentam no gerenciamento de suas práticas legais. Se você é um único profissional, possui uma pequena prática legal ou um sócio em uma grande empresa, você tem as mesmas responsabilidades contábeis que todos os outros advogados. Embora a complexidade de suas tarefas contábeis e contábeis possa mudar com o tamanho de sua prática, os princípios básicos de contabilidade permanecerão os mesmos.
Na verdade, você será obrigado a seguir as regras e regulamentos do seu estado em relação à sua contabilidade para fundos do cliente. Como essas regras variam de estado para estado, você deve se familiarizar com as regulamentações do seu estado nessa área. No entanto, se você ou seu escritório de advocacia usar o QuickBooks em sua prática, a dica a seguir pode ajudá-lo a acompanhar todos os pagamentos ou retentores avançados que você recebe de seus clientes.
Como configurar a conta de retenção do cliente
Alguns estados podem permitir que os retentores de clientes sejam contabilizados separadamente nos registros contábeis, mas para que os fundos sejam depositados na conta bancária operacional do escritório de advocacia. Outros estados exigem o uso de contas fiduciárias, nas quais os responsáveis pelo cliente não são contabilizados apenas separadamente, mas mantidos em uma conta bancária separada da conta operacional da empresa, usada para despesas comerciais do dia-a-dia. Alguns advogados fizeram as regras da American Bar Association.
As etapas a seguir podem ser usadas quando seus clientes pagam taxas antecipadamente e quando seu estado permite depositar os fundos na conta corrente de seu escritório de advocacia.
- Vá para o menu Lista .
- Selecione o gráfico de contas .
- Clique no botão Conta .
- Selecione Novo .
- Selecione outros tipos de conta .
- Selecione outra responsabilidade atual .
- Clique em Continue .
- A janela Adicionar nova conta será exibida.
- No campo Nome da conta , insira Retentores de clientes .
- Clique em Salvar e Fechar para concluir o processo.
Uma vez que os retentores não são ganhos, você registrará um passivo para esses adiantamentos; você não deve registrá-lo como receita quando recebe um retentor. O retentor será reconhecido como rendimento quando a taxa é obtida quando o seu cliente é fornecido com serviços jurídicos.
Como aplicar um retentor a uma fatura
Depois de fornecer ao seu cliente serviços jurídicos, você pode criar uma fatura e aplicar o valor do pagamento à fatura. O retentor será então subtraído do valor que o cliente deve a você, e o retentor será transferido da conta do passivo e reconhecido como receita nesse momento.
- Vá para a página inicial .
- Clique no ícone Criar Faturas .
- Selecione a fatura personalizada do seu escritório de advocacia na lista.
- Clique na seta suspensa Cliente: Trabalho e selecione um cliente na lista.
- Clique na primeira linha na coluna Item .
- Clique na seta suspensa e selecione um item.
- Digite as informações de faturamento.
- No final dos itens da fatura, insira o item Retentor (Nota: use uma Quantidade de -1 e uma Taxa igual ao montante do retentor que você está aplicando à fatura.)
- Clique em Salvar e Fechar para criar a fatura.
Conselho prático
Como mencionado, os escritórios de advocacia estão sujeitos a rigorosos requisitos contábeis para os fundos dos clientes. Esses requisitos variam de estado para estado. Embora todos os estados exijam que os advogados usem contas de confiança para manter fundos de clientes em determinadas circunstâncias, você precisará se familiarizar com os requisitos específicos de seus estados. Você pode ser obrigado a manter seus retentores na conta fiduciária da sua empresa, ou você só pode ser obrigado a contabilizar retentores separadamente nos registros contábeis da sua empresa. A diferença é que, com as contas de confiança, você deve definir uma conduta ética separada para lidar com os fundos do cliente. O não cumprimento dessas regras e práticas pode resultar em sanções administrativas, civis ou criminais.