Um Formulário W-4 deve ser preenchido por todos os funcionários que trabalham nos EUA, para que o empregador saiba quanto deve reter do salário do funcionário para o imposto de renda federal. O funcionário deve indicar:
- Estado civil
- Número de licenças e
- Quantias adicionais de dedução.
ATUALIZAÇÃO: A nova Lei da Reforma Tributária (2017) e seu efeito nos formulários W-4
A lei de reforma tributária de 2017 fez grandes mudanças que afetarão a retenção de funcionários.
Muitos de seus funcionários podem querer alterar seu formulário W-4 para evitar o pagamento de muita retenção. O IRS emitiu um novo formulário 2018 W-4 , que está atualmente em status proposto e não deve ser usado até que seja finalizado.
Como o novo formulário W-4 foi alterado?
Algumas alterações observadas no novo 2018 W-4 Form são:
- Na página de cálculos, os valores foram alterados nos itens B, F e G.
- Na planilha, as Tabelas 1 e 2 foram alteradas para refletir os novos cronogramas de retenção de imposto de renda federal.
Quando um W-4 deve ser completado no aluguel? Quando um novo W-4 entra em vigor?
Um funcionário deve preencher o formulário durante a contratação antes de o primeiro contracheque ser fornecido. O IRS diz que os empregadores são obrigados a implementar um novo W-4 até o início do primeiro período processado na folha de pagamento, terminando no ou após o 30º dia a partir da data em que você (o empregador) o recebeu.
Aqui está um exemplo. Josie lhe dá um novo W-4 em 10 de novembro; ela é paga nos dias 15 e 30 de cada mês.
Você deve implementá-lo até a folha de pagamento de 15 de dezembro. Claro, você pode implementá-lo antes, mas isso não é necessário.
Se um funcionário desejar fazer uma alteração em um W-4 para um bônus ou outra alteração de pagamento único, você deve avisar com antecedência suficiente para que ele possa planejar que a alteração do W-4 esteja em vigor com a mesma folha de pagamento. o bônus.
Com que frequência um empregado pode mudar um W-4? Quanto tempo dura um W-4?
Os funcionários podem alterar os valores em um formulário W-4 a qualquer momento e com a frequência que desejarem. O requisito de cronograma de implementação acima deve ser seguido para alterações, bem como para novas contratações.
Não há limite de tempo para quanto tempo um W-4 permanece em vigor; permanece em vigor até que o empregado o altere. Na rescisão, o W-4 continua em vigor para retenção de impostos FGAS para pagamentos feitos após a data de rescisão.
O W-4 mais atual deve ser assinado pelo funcionário e mantido na pasta da folha de pagamento do empregado para verificar o montante da retenção do imposto de renda federal.
Posso aceitar formulários W-4 por telefone ou email?
Não, você não pode aceitar informações de um funcionário sobre um formulário W-4 novo ou alterado por telefone ou e-mail. A única maneira que uma mudança pode ser feita é completando e assinando o próprio formulário W-4 pessoalmente ou pelo correio.
Você pode aceitar as informações do W-4 eletronicamente, por meio de sistemas eletrônicos que estejam em conformidade com as regulamentações do IRS.
Estados dos EUA e formulários W-4
Muitos estados dos EUA usam sua própria variação do formulário W-4 para registrar valores de retenção de estado. E alguns estados não permitem a captura eletrônica de informações do W-4. Consulte o departamento de receita do seu estado para obter mais informações.
Problemas com formulários W-4
Um formulário W-4 pode ser inválido por várias razões, incluindo a falta de informações necessárias, falta de uma assinatura, ou se o formulário foi alterado, ou se você acha que um W-4 não é válido, você deve continuar para reter com base no anterior W-4. Se o formulário W-4 inválido é o primeiro, o IRS diz que você deve reter em single com zero subsídios.
Os funcionários não podem reter uma porcentagem fixa ou valor em dólar. Eles devem usar tabelas W-4 e IRS e métodos de retenção.
IMPORTANTE: Você não pode aconselhar novos funcionários no preenchimento do formulário.
Se um funcionário estiver com dificuldades para preencher o formulário W-4, você pode direcionar a pessoa para este artigo do IRS sobre o cálculo do seu subsídio de retenção.
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