Sistemas de contabilidade para um escritório de advocacia
Um bom sistema de contabilidade para qualquer empresa de pequeno porte incluirá controles internos fortes para monitorar receitas e despesas.
Como advogado, você precisa garantir que seu sistema contábil tenha controles internos fortes, tanto taxas faturadas quanto custos e despesas adiantadas, para os clientes.
Independentemente de contas com base em um retentor específico, retenção anual, taxa contingente ou taxa de referência, sua taxa é baseada no tempo gasto nos projetos de seus clientes. Essa é a razão pela qual os advogados geralmente mantêm registros detalhados para rastrear o tempo gasto nos casos.
Você pode usar sistemas manuais ou eletrônicos para rastrear seu tempo e despesas cobráveis. Os cartões de contabilidade do cliente foram usados para registrar essas informações antes do advento do tempo legal e do software de faturamento . Independentemente do método de manutenção de registros que você preferir, normalmente você desejará registrar essa faixa em seu tempo gasto em assuntos de clientes, juntamente com quaisquer despesas cobradas pelo cliente.
De tempos em tempos, você pode pagar despesas em nome de seu cliente para taxas de depósito ou outros encargos.
O registro do advogado mais praticante desses custos avançados é registrado no sistema de maneira semelhante a outras contas a receber.
O software de contabilidade terá diários especiais para registrar um único tipo de transação freqüente. Para advogados, o diário de recebimentos de caixa mostrará uma repartição de (1) taxas recebidas e (2) reembolsos de despesas, incluindo uma alocação entre as despesas gerais regulares pagas e os custos do cliente pagos.
A complexidade do diário de recebimentos de caixa irá variar dependendo do tamanho do escritório de advocacia, o mais básico dos quais é apenas o extrato bancário e as cópias de cheque.
Outros registros essenciais
Além dos registros discutidos acima, os advogados geralmente mantêm pelo menos o seguinte:
- Livro de compromissos: Um livro de compromissos contém registros de compromissos, geralmente em formato de calendário.
- Diário de contas a receber: O diário de contas a receber mostra os valores a receber faturados mas não cobrados.
- Contas individuais do cliente: Essas contas contábeis incluem uma descrição dos serviços prestados, cobranças e créditos, um resumo de cobranças não faturáveis e faturas finais.
- Registros de tempo de caso: Registros de tempo são registrados para cada cliente.
- Registro de casos em andamento: Esse registro resume qualquer trabalho legal em andamento e geralmente é organizado pelo nome do cliente.
- Relatórios de resumo de tempos: Os relatórios de tempos geralmente podem ser classificados pelo advogado ou pelo cliente e conter informações como a hora, as datas trabalhadas, as faturas e outras despesas cobráveis.
Estes são os livros básicos e registros que a maioria dos advogados, independentemente da especialidade, terá em arquivo para suas empresas. Muitos advogados usam software de contabilidade e software de gerenciamento de práticas legais para manter seus livros e registros em formatos eletrônicos.
Enquanto alguns escritórios de advocacia usam o QuickBooks, muitas outras empresas usam programas de software específicos do setor, como o Abacus Next, o Clio ou o ProLaw para gerenciar suas práticas.
NOTA : Este artigo destina-se apenas para fins educacionais; Você deve consultar um profissional de impostos para discutir quaisquer questões ou problemas que tenha com sua contabilidade, manutenção de registros ou receita.