01 - Revisão dos Recibos NEAT
NEAT Recibos Scanalizer consiste em um scanner compacto e leve, software para organizar suas imagens digitais, um cabo USB e acessórios para armazenamento de viagem e desktop.
Use o scanner e o software NEAT Receipts para digitalizar e armazenar imagens e detalhes de recibos, cartões de visita e qualquer documentação de papel com até 8-1 / 2 polegadas de largura. Digitalize um recibo e o software retira a data da transação, o valor e o imposto sobre vendas para o software, categoriza a transação e pode indicar se o recibo é reembolsável ou dedutível do imposto.
Os itens digitalizados são organizados em pastas com organizadores separados para recibos, documentação relacionada a impostos, cartões de visita e documentos. Os recibos podem ser impressos, enviados por email ou exportados para uma variedade de formatos, incluindo PDF, OFX e QIF.
Use NEAT Receipts para:
- Mantenha a documentação em papel organizada em um só lugar.
- Reduza a quantidade de papel que você precisa para manter fisicamente organizado em arquivos - ou pilhas.
- Exporte os dados do recibo para o Microsoft Money, o TurboTax, o Microsoft Money e qualquer software financeiro que importe arquivos QIF, como o Moneydance, o Quicken ou o You Need A Budget Pro.
- Exportar dados para análise posterior ao Microsoft Excel.
02 - Software de Recibos NEAT
Recibos, contatos / cartões de visita e documentos são gerenciados em NEAT Receipts e podem ser exportados para os formatos Quicken, Microsoft Money, QuickBooks , Microsoft Word e Excel e HTML e PDF.
Software NEAT Receipts é organizado em quatro seções
Organizador de Recibos
O Organizador de Recibos é organizado por tipos de pasta, como comercial e pessoal e por categorias. Digitalize um recibo ou um documento com até 8-1 / 2 polegadas de largura e os recibos NEAT salvam uma imagem do item enquanto a data, a quantidade e outros detalhes do recibo são gravados.
Organizador Tributário
O Organizador de impostos oferece 116 categorias de impostos para atribuir a recibos e documentos para relatórios de impostos convenientes. Veja informações sobre imposto de renda ou gere relatórios de impostos pelo Formulário 1040, cronogramas de impostos como os Cronogramas A e E e formulários fiscais como Formulário 8829 ou 8836. Os dados relacionados a impostos podem ser exportados para o TurboTax, Microsoft Excel e outros tipos de arquivo.
Organizador de Documentos
Mantenha os documentos organizados em pastas descritivas no Organizador de Documentos, que possui uma boa função de pesquisa para localizar documentos rapidamente. Exemplos de documentos que você pode digitalizar com NEAT Recibos incluem apólices de seguro, contratos, recibos detalhados de contribuições de caridade, boletins e cartões de receitas.
Cartões de visita e contatos
O Business Card Organizer extrai informações de contato do cartão de visita digitalizado para preencher as informações de contato no software, completo com uma cópia do cartão digitalizado. Para pesquisar por contatos, use a função de pesquisa ou clique nas guias AZ na parte superior da janela de contatos. Os contatos podem ser exportados para ou sincronizados com o Outlook e o Plaxo.
03 - Scanner NEAT Recibos
O tamanho compacto e o peso de 10,6 onças do scanner NEAT Receipts Scanalizer o tornam ideal para viajantes de negócios. O scanner ocupa muito pouco espaço em uma mesa, especialmente quando armazenado no suporte de mesa e se conecta ao computador com o cabo USB, ambos incluídos no scanner e no software.
Digitalize um recibo ou um documento até 8-1 / 2 polegadas de largura e NEAT Receipts salva uma imagem do item e extrai dados para o software, como data, valor e imposto sobre vendas.
O scanner é capaz de obter digitalizações completas de recibos não claros ou amassados. O recurso Ajustar imagem, disponível após a digitalização de uma imagem, funciona bem para escurecer o texto dos recibos, se necessário.
Calibrar o scanner é um procedimento rápido realizado digitalizando o papel incluído com marcas pretas. O software explica passo-a-passo como calibrar e me disse para inserir a folha de calibração virada para cima, no entanto, o scanner não calibrava depois de executar a folha pelo scanner cinco vezes. Eu corri a folha de calibração virada para baixo e finalmente consegui a calibração. Não sei se houve um erro nas instruções ou se apenas tive sorte com a última verificação de calibragem, mas não tive que recalibrar e obter consistentemente boas digitalizações.
O scanner NEAT Receipts auto-dimensiona, corta automaticamente e rotaciona automaticamente todos os documentos e recibos digitalizados.
04 - Instalando e Começando com Recibos NEAT
Instalar o NEAT Receipts é fácil. Basta seguir a direção e tomar atalhos durante a instalação do NEAT Receipts para evitar possíveis aborrecimentos mais tarde.
Conecte o scanner NEAT Receipts e especifique se você usará o scanner apenas para uso pessoal (organização de despesas pessoais e domésticas, gerenciamento de despesas dedutíveis, economia de documentos) ou uso comercial (organização de despesas comerciais, criação de relatórios de despesas). Você pode alterar essa preferência mais tarde no software.
O NEAT Receipts dá-lhe a oportunidade de ver um rápido tutorial que explica o uso geral do software, do scanner e dos módulos de recibos, relatórios de impostos, cartões de visita e documentos.
O tutorial também explica como calibrar o scanner usando a folha de calibração. Cada calibração do scanner NEAT Receipts leva menos de um minuto, embora várias calibrações às vezes sejam necessárias. Se você perder a folha de calibração incluída, poderá imprimir a sua própria no software Scanalizer.
05 - Exportando dados de recibos NEAT para outros aplicativos
Recibos, documentos e dados digitalizados nos Recibos NEAT podem ser salvos ou exportados para vários formatos, incluindo os do Microsoft Excel, QuickBooks, Quicken, Microsoft Money ou qualquer software que importe formatos de dados QIF, OFX e CSV.
Exportar para PDF, HTML e Microsoft Word é simples, mas antes de exportar para uma planilha do Excel pela primeira vez, você deve mapear os campos do banco de dados entre os NEAT Receipts e os títulos das colunas da planilha. Recibos NEAT explica o procedimento para fazer isso.
Exportando dados para o Quicken, Microsoft Money e outros softwares financeiros
Se você estiver importando seus dados de recebimento de NEAT Receipts para software financeiro, configure categorias em NEAT Receipts idênticas às categorias de software financeiro para evitar problemas com orçamento e outros relatórios financeiros.
A exportação de dados OFX de NEAT Receipts para o Microsoft Money é bastante simples, mas se você usar o Quicken, lembre-se de que ele só importará dados QIF em contas de caixa . A documentação do NEAT Receipts sugere a realização de transações na conta em dinheiro do Quicken, mas isso não funcionará bem para aqueles que têm recibos de mais de uma conta (que é praticamente todo usuário do Quicken). Você terá que importar as transações QIF para a conta Quicken e, em seguida, mover as transações para as contas apropriadas do Quicken.
06 - Divisões de transação em recibos NEAT
O Quicken, o Microsoft Money e muitos outros títulos de software financeiro utilizam transações divididas para dividir uma transação em várias categorias. NEAT Recibos divide os recebimentos em várias categorias, mas não exibe divisões de transação da mesma forma que o software financeiro no registro de conta. Em vez disso, uma cópia da transação é exibida para cada categoria. Por exemplo, se você comprou comida para cachorro, sorvete e um rolo de fita em uma loja e dividiu o recibo em categorias para animais de estimação, mantimentos e materiais de escritório, você veria o recibo listado três vezes com a mesma data e fornecedor, mas diferentes categorias e quantias em dólares.
Dividir as transações de importação de NEAT Recibos em software financeiro com uma transação por categoria atribuída na divisão, o que será inconveniente para visualização no registro, mas não comprometerá os relatórios financeiros.
Se você usa Quicken ou Microsoft Money e deseja que todas as transações divididas compartilhem a mesma aparência nos registros da conta, use os métodos tradicionais de entrada de transações e exporte recibos de NEAT Receipts para arquivos de imagem digital a serem anexados a transações no Quicken (2007 e mais tarde) e Microsoft Money Plus (2008 e posterior).
07 - RECURSOS DE AJUDA NEAT RECEITAS
Clique em Ajuda em Recibos NEAT para ver o Guia de Início Rápido e a Ajuda de Recibos NEAT, tanto documentos PDF quanto manuais de instruções. Ambas as referências são uma leitura rápida que fará com que você use o software muito mais cedo do que aprendendo. Você desejará ler a Seção 2 do PDF da Ajuda para configurar o software corretamente e os PDFs na área de trabalho do Windows para facilitar a consulta enquanto aprende a usar o software.
A ajuda de recibos NEAT inclui links para:
- Ajuda tradicional e pesquisável
- Guia rápido
- Digitalização e resolução de problemas
- Instrutor de Configuração
- Visualização de dados de amostra
- Informação Fiscal do IRS
- Recibos NEAT Suporte Técnico e ao Cliente Online
08 - Revisão: você deve comprar recibos NEAT?
- Digitalize e organize automaticamente vários documentos ao mesmo tempo.
- Digitalize para PDF e selecione e copie o texto editável de um PDF.
- Classificação inteligente e pesquisa de palavras-chave
- Novos relatórios de resumo de impostos.
- Melhor gerenciamento de memória, desempenho de aplicativos, OCR e precisão de análise.
- Converter em texto editável
A versão mais recente do NEAT Receipts custa US $ 39,95 ou mais, dependendo do tipo de scanner encomendado com o software.
Descobri que o suporte técnico do NEAT Receipts responde a perguntas de maneira rápida e completa nos fóruns de suporte on-line, e o bate-papo de suporte técnico é uma ótima fonte em tempo real para obter ajuda. O software simplifica a entrada de dados e é perfeito para viajantes de negócios e indivíduos autônomos que precisam de recibos e dados de despesas para relatórios fiscais. O NEAT Recibos também é útil para o usuário doméstico que deseja armazenar apólices de seguro, extratos bancários, faturas e outras documentações, além de recibos.
A única desvantagem que encontrei foi como as exportações de NEAT Receipts dividem as transações e como os usuários do Quicken têm que lidar com mais etapas para importar dados para a conta apropriada.
No geral, o NEAT Receipts economiza muito tempo e é conveniente de usar, e eu o recomendo.
- Mais detalhes no site da NEAT Receipts
- Mais software de digitalização de recibos