Não apenas acompanhe seu tempo; Gerenciar isso!
E então eles param de fazer isso porque não perceberam nenhuma mudança positiva. Claro, eles eliminaram alguns eventos e priorizaram alguns outros. Mas eles não conseguiram realmente nada; eles apenas rearranjaram. No final do dia, eles ainda estão frágeis e frustrados.
Mas acompanhar como você gasta seu tempo não é gerenciamento de tempo. O gerenciamento do tempo envolve mudanças na maneira como você gasta seu tempo.
Para um gerenciamento eficaz do tempo , é necessário aplicar um sistema de gerenciamento de tempo que o ajudará a ver onde as mudanças podem e devem ser feitas ... o que significa que o primeiro passo do gerenciamento do tempo é analisar como você realmente gasta seu tempo para determinar que mudanças você quer fazer.
Categorize para gerenciamento de tempo efetivo
Como você realmente gerencia o tempo? O segredo está nas categorias. Olhe para o seu calendário para amanhã. Provavelmente já está cheio de eventos e atividades que você espera realizar. Ao trabalhar ou depois, você estará preenchendo os espaços em branco com detalhes sobre o que você realmente fez.
No final do dia, observe a lista e nomeie cada tarefa e / ou evento com uma das seguintes categorias. Quanto tempo durante o seu dia de trabalho você realmente gastou:
1) Apagando incêndios. Um telefonema inesperado. Um relatório que é necessário para uma reunião que deveria ter sido impressa ontem. Um arquivo ausente que deveria estar na sua mesa . Quanto do seu dia foi realmente gasto no modo de crise? Para a maioria das pessoas, essa é uma categoria negativa que drena sua energia e interfere em sua produtividade.
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2) Lidar com interrupções. Chamadas telefônicas e pessoas que passam pelo escritório provavelmente estarão no topo da lista quando você estiver atribuindo eventos a essa categoria. Mais uma vez, para a maioria das pessoas, trata-se de uma categoria negativa porque interfere (e às vezes mata) a produtividade.
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3) Fazendo tarefas planejadas. Este é o uso mais positivo do tempo durante o seu dia de trabalho. Você está no controle e realizando o que pretendia realizar. As tarefas planejadas podem incluir telefonemas , reuniões com a equipe, até mesmo respondendo a e-mails - se essas forem tarefas que você colocou em sua agenda.
4) Trabalhando ininterruptamente. Você pode não estar trabalhando em uma tarefa que planejou fazer, mas está conseguindo realizar alguma coisa e, para a maioria das pessoas, esse é um modo de trabalho muito produtivo e positivo .
5) tempo de inatividade ininterrupto. Aqueles momentos durante o dia de trabalho que são usados para revitalizar e reagrupar. O almoço ou uma pausa no meio da manhã pode contar se forem ininterruptos.
Se você tiver a sorte de trabalhar com uma empresa que ofereça instalações para trabalho no local ou cochilos (Fortune), isso também contaria. Todos precisam de uma certa quantidade de tempo ininterrupto de inatividade para serem produtivos durante o horário de trabalho.
Uma semana do seu passado é a chave para o futuro
Agora que você entende as categorias desse sistema de gerenciamento de tempo, é hora de usá-las para analisar sua semana de trabalho "típica". Usando o sistema de calendário que você usa para listar compromissos e atividades em sua vida diária, volte e selecione uma semana típica recente. Percorra as entradas de cada dia útil e categorize-as de acordo com as categorias de gerenciamento de tempo acima, se ainda não tiver feito isso. Manter um total em execução no final de cada dia tornará mais fácil ver como você gastou seu tempo de trabalho todos os dias.
Agora você tem os dados necessários para fazer alterações na maneira como gasta seu tempo no trabalho. Você está gastando muito tempo apagando incêndios? Então você precisa fazer as mudanças organizacionais ou físicas para evitar ou adiar essas crises constantes. Limpe e reorganize sua mesa , por exemplo, para encontrar os arquivos de que precisa com facilidade e estabeleça uma rotina para colocar os arquivos necessários para o dia seguinte em sua mesa antes de sair para o dia.
Não obtendo tempo de inatividade ininterrupto durante o seu dia de trabalho? Então você precisa agendar o tempo para você . Por exemplo, pare de almoçar em sua mesa e deixe o prédio fisicamente para o horário estipulado.
Ao aplicar minhas categorias de gerenciamento de tempo e fazer as alterações necessárias para gastar mais tempo durante o dia de trabalho nas categorias positivas e menos tempo nas categorias negativas, você realmente conseguirá gerenciar seu tempo de forma eficaz. - e realizar o verdadeiro objetivo da gestão do tempo, para se sentir melhor.