Como escolher o método correto de contabilidade
A escolha do método contábil apropriado para o seu negócio é uma decisão importante que, em última instância, direcionará tudo, desde relatórios financeiros até registros de impostos.
Nos estágios iniciais de uma empresa de pequeno porte, a contabilidade em regime de caixa geralmente é o método de “manter” os livros, enquanto empresas mais complexas ou maiores com US $ 1 milhão ou mais em receita anual usam o regime de competência.
No entanto, as razões para uma determinada escolha podem variar de acordo com o tamanho e as necessidades do negócio.
Escolhendo o método certo para o seu negócio requer alguma consideração, especialmente porque o IRS espera que você escolha um método e ficar com ele.
O que é Contabilidade de Base de Caixa?
O método contábil de base de caixa é o sistema usado pela maioria das pessoas para suas finanças pessoais, como manter o controle do saldo em suas contas correntes. A contabilização da base de caixa registra as receitas e despesas no momento em que a transação ocorre.
Com uma conta corrente pessoal, os depósitos (receita) são adicionados ao saldo quando os fundos são recebidos, enquanto os cheques (despesas) são deduzidos quando são gravados. A contabilidade de caixa para um negócio funciona de maneira semelhante.
As vendas são registradas quando o pagamento é recebido e as despesas são registradas quando pagas, tudo sem considerar quando os serviços são entregues ou quando as despesas são incorridas. Em termos mais simples, a contabilidade de caixa baseia-se em quando o dinheiro muda de mãos.
O que é contabilidade de base de acréscimo?
A contabilidade com base no regime de competência destina-se a combinar a receita e as despesas com as quais elas são incorridas ou entregues, independentemente de quando o pagamento é emitido ou recebido.
Isso é muito diferente porque visa correlacionar despesas e receitas para ajudar a dar uma medida maior da lucratividade e da saúde dos negócios.
Alguns exemplos disso incluem:
- Seu cliente faz um pedido de US $ 1.000 e você envia o produto, permitindo a ele 30 dias para pagar pelo pedido. Você registraria as vendas no período atual, com a entrada de contrapartida na seção de contas a receber no balanço patrimonial. Quando você recebe o pagamento do cliente, não precisa registrar vendas; em vez disso, as entradas seriam em dinheiro e contas a receber.
- Você recebe uma conta de luz em 30 de junho para os serviços públicos de junho, mas não pretende pagá-la até 10 de julho. Antes de fechar seus livros em junho, você acumulava o passivo postando uma entrada para debitar despesas de serviços públicos e contas a pagar a crédito. Em julho, você marcaria a conta em contas a pagar como pagas.
- Você renova uma licença de software anual por US $ 1.200 no mês de janeiro. No entanto, em vez de registrar uma despesa de US $ 1.200 para janeiro, a despesa é debitada ao longo do ano inteiro a US $ 100 por mês.
Os prós e contras de cada método
O método de contabilidade de caixa é o método mais simples e o método mais familiar para a maioria das pessoas, especialmente os proprietários de pequenas empresas. Ele também oferece a melhor visão de quanto dinheiro você realmente tem disponível para operar sua empresa.
No entanto, ele pode oferecer uma visão tendenciosa de seus lucros e perdas, uma vez que as despesas e a receita são geralmente reconhecidas em diferentes períodos.
Por exemplo, suponha que você gaste US $ 2.000 em 25 de junho para comprar produtos para preencher o pedido de um cliente. Seu cliente recebe seu pedido em 1º de julho e paga US $ 3.000. No caso improvável de você não ter outras transações para qualquer mês, sua demonstração de resultados mostraria uma perda de US $ 2.000 em junho e um lucro de US $ 3.000 em julho.
O método de acumulação de contabilidade faz um trabalho melhor de combinar as receitas e despesas com o período apropriado. Isso lhe dá uma avaliação mais clara do seu lucro ou prejuízo real. No entanto, o método de acumulação tende a obscurecer sua visão de quanto dinheiro operacional você realmente tem disponível, portanto, talvez seja necessário revisar sua demonstração de fluxo de caixa com frequência para obter uma imagem melhor.
O método de acumulação também é mais complicado e demorado para executar, exigindo às vezes o suporte de profissionais de contabilidade para executar e analisar.
Posso escolher o método?
Geralmente, você pode optar por usar o método de contabilidade de caixa ou de competência, mas considere as regras do IRS para quem deve usar o método de acumulação:
- Empresas que operam como uma corporação C com receitas brutas que, em média, ultrapassam US $ 5 milhões por ano nos últimos três anos.
- Você não pode encontrar a definição de IRS de um abrigo fiscal .
- Se você mantiver um inventário, deverá usar o método de acumulação para registrar suas compras e vendas de estoque, mas poderá usar um método híbrido que permite registrar outras despesas e receitas, como renda ou receita de juros, em regime de caixa.
O melhor método para o seu negócio
Sua escolha de um método contábil depende de vários fatores, como o tamanho do seu negócio, seu nível de conforto com os procedimentos contábeis e a natureza do seu negócio. Se você é uma operação jovem, suas necessidades não serão as mesmas que uma preocupação de fabricação estabelecida com 100 funcionários.
No entanto, tenha em mente que, se você mantiver um inventário, precisará usar o método de acumulação para registrar parte de suas entradas e, quando sua empresa exceder o limite de receita bruta, o IRS provavelmente forçará a conversão total em contabilidade de exercício. . Você pode achar mais fácil mergulhar no método de acumulação desde o início, em vez de usar um método "híbrido" ou enfrentar mudanças radicais no futuro.