Como muitos donos de empresas lutam para manter o equilíbrio em meio a uma agenda agitada, as tarefas de escrituração geralmente caem no esquecimento. No entanto, a contabilidade precisa pode significar a diferença entre permanecer em operação e fechar devido a problemas de fluxo de caixa ou problemas fiscais. Se você está ficando para trás em suas tarefas de contabilidade, é hora de limpar as coisas antes de seu negócio se tornar vítima de um desses problemas comuns.
Perda de receita
Não rastrear recebíveis pode colocá-lo na posição de ter uma grande quantidade de receita potencial, mas pouco dinheiro real entrando. Sem uma maneira de gerenciar todas as faturas pendentes de uma só vez e monitorar quais de seus clientes ainda lhe devem dinheiro, você corre o risco de Perder renda com contas antigas. Essa interrupção no fluxo de caixa pode forçá-lo a fazer um empréstimo para cobrir despesas ou paralisar o seu negócio. A melhor maneira de evitar que as faturas permaneçam por muito tempo é usar o software de faturamento que envia lembretes automáticos aos clientes como uma abordagem de datas de vencimento.
Subestimando despesas
Pequenas compras, pagamentos recorrentes, taxas ocultas e juros aumentam rapidamente. Deixar de acompanhar essas despesas "extras" pode resultar em uma grande discrepância entre o dinheiro que você acha que tem e os fundos reais disponíveis para sua empresa. Muitos donos de empresas também se esquecem de rastrear pequenas compras feitas com dinheiro pequeno, uma omissão que deixa a porta aberta por um uso menos prudente da conta de caixa pequena.
Pagamento a mais de impostos
Livros incompletos ou bagunçados não fornecem um registro preciso das despesas comerciais que você pode reivindicar em sua declaração anual de imposto. Isso pode significar perder muitas deduções e pagar muito mais do que você precisa. O governo não vai passar pelo seu retorno para você e apontar onde você poderia ter feito melhor, por isso é sua responsabilidade registrar todas as despesas relacionadas às operações de negócios e listá-las todas com impostos.
Mantenha suas transações pessoais e comerciais separadas e segure os recibos para validar suas compras.
Obtendo Auditado
A Receita Federal procura por certas “ bandeiras vermelhas ” ao decidir se deve auditar um indivíduo ou empresa, uma das quais está mostrando consistentemente uma perda por um período de três anos ou mais. Algumas pessoas criam empresas falsas apenas para poderem cancelar as despesas, e o IRS eventualmente verificará se essas empresas são legítimas. Erros na contabilidade que mostram uma perda que não existe ou uma perda maior do que a sua empresa realmente experimentou podem chamar a atenção de alguém no IRS e acionar uma auditoria.
Sanções de folha de pagamento e imposto sobre vendas
Como proprietário de uma empresa, cabe a você acompanhar os impostos associados à folha de pagamento e quaisquer bens que você vender que estejam sujeitos a impostos sobre vendas. Estes devem ser pagos como parte de sua declaração de imposto regular. Relatórios e pagamentos imprecisos podem fazer com que o IRS tome conhecimento. Caso decidam questionar seu pagamento, você pode se ver envolvido em uma longa e custosa batalha que o afasta de seus negócios e impacta negativamente os lucros.
Desperdiçando tempo
Quando você não prioriza a manutenção de registros limpos, acaba tendo que se esforçar para alcançá-los toda vez que precisar de livros concluídos para uma transação financeira.
Quanto mais você tiver que se apressar, maior a probabilidade de cometer erros que exijam correção. O tempo perdido para esse processo de limpeza custa muito mais do que levar alguns minutos por dia para preencher os livros. Se você cometer erros graves em sua pressa, você pode acabar enfrentando problemas maiores no futuro.
Evitando erros de contabilidade
Administrar uma pequena empresa é complicado o suficiente sem o estresse de lidar com tarefas de contabilidade regulares. Contratar um contabilista experiente leva o fardo de você e diminui muito as chances de ter problemas com fundos de negócios. Dê ao seu contabilista qualquer informação de que ele precise para manter registros precisos e mantenha as linhas de comunicação abertas para garantir que os dados não sejam omitidos ou transferidos incorretamente.
Manter arquivos e registros organizados desde o início facilita o balanceamento de seus livros no final de cada mês, trimestre e ano fiscal.
Com uma imagem clara de receitas, despesas, lucros e fluxo de caixa, você pode administrar seus negócios sabendo que tem dinheiro suficiente à disposição para dar suporte às operações diárias e impulsionar o crescimento de longo prazo.