Estabelecer uma estratégia eficaz de gerenciamento de contas a receber é uma parte crucial da administração de um negócio bem-sucedido. Apesar disso, nós lidamos rotineiramente com PMEs que não adotam uma abordagem metódica para a situação, e elas são piores por isso. Melhorar e otimizar processos de contas a receber traz muitos benefícios à mesa, e eles não se aplicam apenas à própria AR. Um processo de AR simplificado e eficiente também afeta positivamente o marketing, as vendas, o atendimento ao cliente e as operações gerais.
Então, vale a pena dedicar tempo e esforço para melhorá-lo.
Por que otimizar assuntos de contas a receber?
Como muitos proprietários de negócios, você não pode ver imediatamente os benefícios de otimizar proativamente seus processos de contas a receber. Como mencionado acima, no entanto, isso pode melhorar drasticamente muitos aspectos do seu negócio. Impede que o capital existente seja desperdiçado, o que aumenta a liquidez. Por sua vez, uma empresa é mais capaz de reduzir a dívida, reduzir custos, financiar o crescimento e, em muitos casos, superar a concorrência.
Uma parte crucial da otimização dos processos de contas a receber é ser persistente quanto ao início do processo. Com muita frequência, as empresas estão tão empenhadas em fazer vendas que tratam contas a receber como uma reflexão tardia. Começar cedo o processo significa discutir coisas como termos de pagamento nos estágios iniciais do relacionamento com o cliente. Conseguir um novo cliente a bordo com pagamentos eletrônicos no início do processo é outro exemplo de adotar uma abordagem proativa à situação.
Antes de fazer qualquer outra coisa, comprometa sua empresa a tornar as contas a receber uma prioridade o mais cedo possível no processo.
Armadilhas típicas de contas a receber
Os donos de empresas muitas vezes empurram as contas a receber em segundo plano, presumindo que sair bem o suficiente por si só é perfeitamente aceitável. No entanto, práticas inadequadas de RA causam vários problemas para as empresas.
Desde a extensão do crédito a clientes não qualificados até a falha em acompanhar as contas vencidas em tempo hábil, práticas inadequadas de recuperação do crédito prejudicam o tempo, o dinheiro e a produtividade de uma empresa. Eles geralmente produzem um efeito cascata que afeta praticamente todos os aspectos da administração de uma empresa. A pior parte de tudo é que muitos dos problemas são facilmente evitáveis.
Outros problemas comuns relacionados a AR incluem aplicar e alocar pagamentos em dinheiro de forma indevida, deixar de prestar atenção à exatidão das faturas e faturas e deixar de gerar e usar adequadamente os relatórios para zerar possíveis problemas. Qualquer um desses e outros erros podem causar problemas de longo alcance para empresas bem-sucedidas e lucrativas, por isso vale a pena tomar medidas para corrigi-las o mais cedo possível.
Otimize essas cinco atividades para o processamento aprimorado de contas a receber
Otimizar processos de contas a receber parece bastante assustador desde o início. No entanto, adotando uma abordagem metódica para a situação, você pode implementar mudanças que resultarão em melhorias bastante rápidas e dramáticas. Para sua conveniência, identificamos cinco atividades que, quando adequadamente otimizadas, melhorarão drasticamente o funcionamento geral do seu processo de contas a receber e, por sua vez, produzirão muitos benefícios para sua empresa como um todo:
- Manter dados precisos do cliente - Centralizar o processo de dados mestre para garantir a precisão das contas do cliente e as informações são uma parte crucial do estabelecimento e manutenção de um processo de contas a receber eficaz. Por exemplo, endereços imprecisos podem fazer com que as faturas sejam enviadas para o lugar errado, o que resulta em pagamentos atrasados. As contas de clientes devem ser auditadas de forma consistente para verificar anomalias como termos de pagamento incomuns ou inadequados, limites de crédito, descontos e similares. As alterações nos dados do cliente devem ser documentadas adequadamente e devem ser implementados controles para impedir que pessoas não autorizadas acessem ou editem dados.
- Estabeleça um Processo de Aprovação de Crédito Limpo e Conciso - Com muita frequência, as empresas apresentam hábitos de crédito prejudiciais para impulsionar as vendas. Claro, isso leva a um ciclo vicioso que pode ser desastroso para uma empresa. Estender o crédito pode ser uma coisa muito boa, mas um processo claro para isso deve ser estabelecido. Ele deve incluir instruções claras sobre quando e como avaliar e sobrepor limites de crédito, quando colocar contas em espera e como o processo de inscrição funciona. Revisões regulares do processo de aprovação de crédito devem ser realizadas porque as circunstâncias mudam.
- Estabelecer um processo de faturamento eficaz - O faturamento e o faturamento dos clientes devem ser precisos e simplificados para serem eficazes. Erros na precificação, unidades de medida e similares podem causar sérios danos. Além disso, as faturas devem ser criadas e enviadas em tempo hábil, e a maneira como são produzidas deve ser consistente e definida. Uma maneira de melhorar o faturamento e o faturamento é automatizando o máximo possível, portanto, não tenha medo de confiar na tecnologia aqui. Use relatórios de exceção para identificar contas problemáticas. Se possível, configure um portal do cliente para transferir parte do trabalho para os clientes, dando a eles um senso de autonomia.
- Afine o processo de pedido de dinheiro - Ao chegar, os pagamentos devem ser aplicados corretamente. Eles devem ser aplicados ao cliente correto e às faturas apropriadas. Caso contrário, se surgirem disputas ou problemas mais tarde, tentar concentrar-se no problema inicial será muito difícil. Os pagamentos também devem ser aplicados rapidamente para garantir que, a qualquer momento, você saiba quais contas estão atualizadas e quais estão vencidas. Uma maneira potencial de otimizar o processo é oferecendo um número limitado de opções de pagamento para simplificar. Postar entradas de diário imediatamente e muito antes das datas de corte. Sempre que possível, evite despejar dinheiro em contas suspensas até que você tenha tempo para descobrir onde realmente deve ir.
- Otimize o processo de cobrança - otimizar corretamente as contas a receber facilita muito a cobrança do pagamento de maneira oportuna e eficaz. Quando os pagamentos são aplicados corretamente, por exemplo, é fácil determinar quais contas correm o risco de entrar em default. Os esforços de coleta devem ser consistentes e metódicos. Um processo claramente definido para a negociação de planos de pagamento deve ser estabelecido para garantir que ele se encaixe nos objetivos gerais da empresa. Os processos devem ser automatizados o máximo possível para reduzir o risco de erros na entrada manual.
Oito Melhores Práticas para Adoptar para Melhorar os Processos de Contas a Receber
O Centro Americano de Produtividade e Qualidade, ou APQC, estabeleceu um conjunto de padrões chamados Padrões Abertos. Eles descrevem as práticas recomendadas para o processamento de contas a receber e devem ser inestimáveis à medida que você trabalha para aperfeiçoar seus processos de recuperação de contas. Resumimos os oito pontos mais importantes dos Padrões Abertos do APQC para sua conveniência:
- Eliminar Obstáculos ao Recebimento de Pagamentos - Por exemplo, pesquise seus clientes para descobrir quais métodos de pagamento funcionam melhor para eles. A partir daí, considere oferecer uma seleção diferente de opções de pagamento para facilitar o pagamento das faturas aos clientes no prazo.
- Priorize a gestão de crédito - Não estenda o crédito a sério apenas para manter as vendas ligadas. Essa estratégia dá errado no longo prazo e é apenas um exemplo dos muitos problemas potenciais que podem surgir devido a processos de gerenciamento de crédito ruins.
- Avalie Contas a Receber Regularmente - Estabeleça um cronograma específico para monitorar e avaliar o estado de suas contas a receber. Idealmente, deve ser feito pelo menos uma vez por semana. Quanto mais cedo você encontrar erros, mais cedo poderá corrigi-los - e menos provável será que eles causem grandes problemas ao seu negócio.
- Considere a redução dos prazos de pagamento - Não há nenhuma lei que diz que todos os clientes devem ter condições de pagamento líquidas-30. Muitas vezes, o uso de termos de pagamento mais curtos leva os clientes que pagam mais lentamente a pagar pelo menos um pouco mais rapidamente, por isso é uma opção interessante a ser considerada.
- Criar um processo de resolução de disputas de cobrança - estabeleça um processo específico para lidar com disputas de faturamento. Isso não só simplificará o processo, mas melhorará a satisfação geral do cliente, pois sua equipe saberá exatamente o que fazer quando uma disputa surgir.
- Automatize - Investigue diferentes tipos de software e outras formas de tecnologia para automatizar o maior número possível de processos de contas a receber. Quanto mais você remover o elemento humano, mais preciso e confiável será o processo inteiro. Muitos programas são caros, mas o ROI é considerável, pois há menos erros e, em muitos casos, a produtividade dos funcionários também aumenta.
- Estabeleça um processo de coleta proativa - priorize as cobranças e aplique-a estabelecendo uma estratégia de cobrança clara e concisa. Idealmente, procure intervir cedo. Quando uma conta entra na coluna vencida, sua equipe deve estar por toda parte e saber exatamente o que fazer.
- Faturar Eletronicamente - Se você tiver os meios para isso, comece a faturar os clientes eletronicamente. Embora haja alguns que não podem suportar faturas e pagamentos eletrônicos, a maioria das empresas está presente nesses dias. Quanto menos cheques de papel você tiver para processar e enviar pelo correio, mais fácil e preciso será o processo inteiro.
Como você pode ver, você não precisa começar do zero para melhorar e otimizar suas contas a receber. Você pode optar por ocupar uma área de cada vez, ou pode mergulhar a todo vapor e renovar tudo de uma só vez. De qualquer forma, todas as etapas que você tomar para otimizar suas contas a receber pagarão generosamente a longo prazo.