O Gabinete do Prefeito de Eventos Especiais em Chicago e a Illinois Restaurant Association trabalham juntos para planejar e executar este festival anual de comida .
Planejando um Festival de Comida Comunitária
Seja um grande festival de culinária como o Taste of Chicago ou uma versão menor do mesmo, o planejamento de festivais comunitários é uma responsabilidade significativa para o governo local e planejadores municipais de eventos. The Taste of Chicago serve como um ótimo estudo de caso para qualquer comunidade que esteja considerando um programa similar. As principais áreas funcionais de qualquer festival de comida comunitária incluirão o seguinte:
- Operações
- Vendedores de alimentos
- Programação
- Patrocínio
- Marketing / Relações Públicas
- Contabilidade / Gestão de Contratos
Vamos nos aprofundar em cada área, mas primeiro, vamos ter uma idéia do cronograma e da administração geral de um evento como esse, usando o planejamento real do Taste of Chicago.
Cronograma de Planejamento do Festival de Comida Comunitária
Para quem se aproxima desse tipo de evento pela primeira vez ou para aqueles que consideram uma expansão para um festival existente, é importante começar a planejar pelo menos um ano antes do evento.
Para um exemplo tangível, o Escritório de Eventos Especiais do Prefeito segue a seguinte programação aproximada para o Taste of Chicago de cada ano:
- 12 meses : Identifique a localização, datas e esboço do mapa do festival. Envolva agências da cidade relevantes a cada passo do caminho
- 9 meses : atualize o mapa do festival e inicie os RFPs da área funcional
- 6 Meses : Confirme fornecedores, patrocinadores, programação e fornecedores
- 4 meses : Finalize o entretenimento e confirme novamente a área funcional
- 3 meses : Produza materiais de marketing do festival
- 1 semana : gerenciar o carregamento de operações
- 1 dia : gerenciar o carregamento do fornecedor
- Conclusão do Evento : Gerenciar o carregamento das operações
- 1 semana depois : realize uma reunião de finalização e faça recomendações
Gestão Geral do Festival da Comunidade
Como uma agência do governo, o Escritório de Eventos Especiais do Prefeito é responsável pelo Taste of Chicago e uma longa lista de outros eventos ao longo da beira do lago de Chicago, festivais de bairros e outras áreas. O Taste é único em Chicago porque é um evento gratuito, mas a receita do Taste paga pela maioria de todos os outros eventos gerenciados pelo escritório.
Com a experiência de gestão de festival de alimentos que remonta a 1980, a maioria das equipes funcionais no Escritório de Eventos Especiais do Prefeito e Illinois Restaurant Association são altamente experientes em suas áreas. Isso permite que o gerente geral do Taste of Chicago se concentre nos esforços de planejamento e execução de todas as partes envolvidas e mantenha o evento sob controle.
Além dos membros do escritório, o gerente geral trabalha com pelo menos 20 escritórios e agências diferentes, incluindo (mas não se limitando a) o seguinte:
- Departamento de Polícia
- Corpo de Bombeiros
- Departamento de Saúde
- Ruas e Saneamento
- Park District
- Escritório de Comunicações de Gerenciamento de Emergências
Outra área funcional importante da Prefeitura de Eventos Especiais é a gestão contábil / contratual. Sendo um evento do governo, é um processo de aquisição altamente estruturado e todos os acordos devem seguir as diretrizes da cidade.
Com um cronograma de planejamento de eventos em funcionamento e gerenciamento geral de eventos garantido, agora podemos analisar cada uma das principais áreas funcionais do evento.
Tendo sido apresentado à história do evento Taste of Chicago e usando seu planejamento e execução como estudo de caso, estamos prontos para nos aprofundarmos um pouco mais em cada uma das principais áreas funcionais do evento.
Operações
A área de operações é responsável pela preparação do site, estágio e produção, suporte a eventos, segurança e muito mais.
As operações exigem muitas reuniões pré-evento, e a equipe de operações está intimamente ligada ao layout do mapa de eventos.
Faz uma grande diferença envolver todas as agências da cidade no início do processo, de acordo com o gerente de operações do Taste of Chicago. A equipe de operações gerencia processos para o seguinte:
- Carregamento pré-evento (configuração)
- Operações durante o evento
- Carga pós-evento (derrubada)
Esses processos incluem fechamento de ruas, construção de tendas, operadores de empilhadeiras, carpinteiros, eletricistas, equipamentos e pessoal de manutenção, segurança, logística para caminhões de fornecedores, trailers de gerenciamento e muito mais. Considere o que sua equipe de operações lidará sozinha e o que será contratado para o seu evento. Com quais outras agências sua equipe precisará trabalhar? Entre em contato com eles o mais breve possível.
Restaurantes / Fornecedores
Dada a complexidade e tamanho dos festivais de comida, como o Taste of Chicago, a Illinois Restaurant Association assume a liderança na gestão dos fornecedores de alimentos que participam do evento anual. Para o 2015 Taste of Chicago, o evento se associou a mais de 60 fornecedores de alimentos, incluindo mais de 19 novos restaurantes que representavam muitos dos bairros distintos de Chicago. É claro que, em Chicago, certos itens sempre serão encontrados em vendedores de alimentos selecionados para o evento, incluindo pizzas, costeletas, sorvetes e cheesecake. Seu festival de comida comunitária provavelmente também terá seus alimentos tradicionais.
É um lugar cobiçado para ser selecionado como um vendedor de restaurante que participa deste festival de comida em particular e os critérios exigem que os participantes sejam restaurantes locais que reflitam os bairros de Chicago. Além disso, eles devem ser capazes de lidar com o volume e ter um status completamente limpo com a cidade. Os restaurantes participantes passam pelos seguintes cursos e cheques:
- Conclua o Curso de Certificado de Saneamento do Festival de Verão da Illinois Restaurant Association
- Departamento de Saúde Pública de Chicago visita cabines três vezes ao dia
- Gerenciar o fluxo de estoque entre seus estandes e caminhões refrigerados
Quando se trata de seu evento da comunidade, pense em quais critérios você pode exigir dos fornecedores de alimentos participantes e quantos você gostaria de ter. O primeiro ano pode ser difícil, mas com o sucesso de cada ano, você provavelmente descobrirá que tem mais e mais participantes dispostos.
Programação
The Taste of Chicago é um evento geral da comunidade. Isso significa que enquanto “comida” é o que atrai as multidões, são as outras atividades que mantêm as pessoas lá. Ao longo dos anos, a equipe de programação incorporou muitos dos seguintes elementos no programa geral:
- Concertos gratuitos em múltiplos palcos (artistas nacionais e locais)
- Pavilhão de demonstrações culinárias com os melhores chefs e autores de livros de receitas
- Aldeia de família inclusive o palco de crianças
- Tenda ambiental para educação “verde”
- Pavilhão de esportes com dicas de fitness
- Pavilhão Internacional (compras)
- Caminhada de 2 milhas
- Fornecedores de alimentos
- Budweiser Clydesdales e seus companheiros dálmatas
- Passeios de diversões
- Programa de fogos de artifício
- Cerimônia de abertura
Considere quais outros programas e atividades você pode incluir em seu festival gastronômico.
Patrocínio
O Taste of Chicago envolve várias categorias de patrocínios , que são uma importante fonte de financiamento e apoio em espécie. Profissionais de marketing corporativos e organizadores de eventos corporativos tendem a participar de eventos comunitários como o Taste para reforçar sua marca e ganhar exposição.
A hospitalidade é um elemento que alguns dos patrocinadores incluem em seus pacotes, permitindo que esses patrocinadores recebam acesso favorável a algumas áreas de assentos e tendas privadas para hospedar seus próprios eventos para clientes.
Os tipos de patrocinador no Taste incluíam o seguinte:
- Comunicações celulares
- Cadeia de mercearia
- Empresas de bebidas
- Lojas de varejo e bancos
- Companhia aérea e hotéis
- meios de comunicação
- Montadoras
- Fornecedores de alimentos
- Restaurantes
- Organizações de fitness e saúde
- Distrito do Parque da Cidade e Transporte Público
Considere quais patrocinadores corporativos locais podem estar interessados em financiar seu evento na comunidade e pense sobre que tipos de pacotes e benefícios você pode oferecer a esses patrocinadores.
Marketing / Relações Públicas
Os profissionais de marketing que trabalham no Taste of Chicago estão em uma posição invejável, porque é o tipo de evento que atrai automaticamente a atenção da mídia em Chicago e em outros lugares. Melhor ainda, os patrocinadores de mídia também ajudam a promover o sabor. Isso significa que a Prefeitura de Eventos Especiais não precisa gastar muito em formas tradicionais de publicidade para divulgar e divulgar o evento .
Os profissionais de marketing promovem o evento escrevendo comunicados de imprensa dedicados para cada área do evento, mantendo o site do evento e produzindo o folheto do evento. Esses itens exigem que você trabalhe de perto com todas as outras áreas funcionais para documentar o agendamento e a alteração de conteúdo à medida que ocorrem.
No início, pode ser difícil para os festivais de comida comunitária obterem o tipo de exposição que eventos grandes e bem conhecidos, como o Festival Taste of Chicago. Mas pense em quais meios de comunicação você pode conseguir para a imprensa livre e comece a planejar os materiais de marketing que sua equipe de marketing vai tratar, como um site, panfletos e folhetos.