Como garantir que sua execução de eventos seja executada sem problemas
Ser um convidado, em vez do planejador de eventos, oferece a você a oportunidade de observar uma equipe de operações do evento em ação, uma perspectiva a partir da qual é mais fácil perceber o que funciona bem - e o que não funciona.
Aqui estão três erros que você provavelmente verá em eventos mal gerenciados, juntamente com dicas para evitar tais erros em seus eventos.
Tabela de registro mal gerenciada
Quando os convidados chegam a uma mesa de inscrição , a equipe do evento deve ser acolhedora e pronta para ajudar os hóspedes - não importa a situação.
Não é orientado a serviço ou mesmo educado supor que alguém que caminha até a mesa de registro não pertença ao evento. No entanto, isso é exatamente o que pode acontecer se a equipe não estiver devidamente preparada ou instruída. Lembre à equipe do evento que uma tabela de registro representa a imagem do host e da organização por trás do evento. A equipe deve receber todos os convidados na mesa de inscrição e perguntar se eles estão lá para fazer o evento pelo nome do evento ou do anfitrião. Se um erro foi cometido, a maioria dos hóspedes se auto-corrige e se desculpa. Se não, os funcionários devem receber instruções sobre como melhor abordar a situação.
A bondade vai longe nas operações de eventos.
Configuração do evento desarrumado
Na maioria dos locais, o serviço de limpeza limpa um espaço para eventos e a equipe de operações de banquetes conclui a configuração . Se as operações de banquete derrubarem um copo e não limparem os fragmentos, os fragmentos permanecerão no chão - a menos que a equipe do evento limpe.
Fragmentos de vidro quebrado e outros detritos não só deixam uma imagem terrível, mas também podem criar um risco de segurança. Portanto, os melhores planejadores de evento sempre chegarão 1-2 horas antes do horário de início para observar a configuração e executar uma série de orientações da área e procurar por itens de vidro e outros 30 minutos e novamente 15 minutos antes do evento. Se alguma coisa estiver fora do lugar, o organizador do evento pode levá-lo à atenção do pessoal do banquete.
Limpeza sem tempo definido
Em qualquer evento, haverá dois horários (às vezes concorrentes): a agenda dos organizadores e o cronograma de trabalho da equipe de operações do local. É responsabilidade do organizador de eventos certificar-se de que ambos estejam apropriadamente em sincronia.
A apresentação ou palestra do programa geralmente ocorrerá logo após algum tipo de recepção de chegada, que pode incluir tabelas de inscrição, comida e bebidas. O cronograma das atividades de limpeza e desmontagem deve, portanto, ser cuidadosamente planejado de modo a não interferir ou interromper a agenda do programa. Quando limpo e derrubado não é discutido com a equipe de operações do evento antes do tempo, um planejador de evento pode achar que as tabelas e outros itens podem ser removidos diretamente na frente de hosts ou oradores convidados, distraindo todos na sala.
Os organizadores de eventos precisam lembrar os gerentes de banquete quando devem ter sua equipe trabalhando e quando devem ficar quietos? A resposta é sim.
The Bottom Line
Enquanto locais bem administrados com gerentes de operações de eventos diligentes e funcionários devem facilitar o trabalho de um planejador de eventos, essa execução perfeita de evento nem sempre é o caso. Grandes organizadores de eventos fazem com que cada detalhe de um evento execute seus negócios. Eles dedicam tempo para discutir todos os aspectos da configuração, serviço de eventos e desmontar com os gerentes de banquete antes do evento em si e supervisionar as operações do evento antes, durante e depois para garantir o melhor evento possível para o cliente.