10 dicas para eventos corporativos internos bem-sucedidos
Se você recebeu a tarefa de planejar a festa anual do funcionário para sua empresa, siga algumas diretrizes básicas para aproveitar ao máximo seu evento especial e ajudá-lo a reduzir custos sem afetar sua qualidade. Ao avaliar cuidadosamente a melhor maneira de abordar e executar essa festa de fim de ano, você pode criar uma experiência que não apenas aumenta o moral da empresa, mas também aumenta a satisfação dos funcionários e os níveis de retenção em todos os níveis.
É importante começar com o básico - que tema o grupo deve ter, onde deve acontecer, quantas pessoas estão vindo, quando isso deve acontecer e que alimentos e bebidas serão servidos durante a ocasião - antes de passar para o planejamento especializado. e, eventualmente, a execução de eventos.
01 - Os elementos básicos de um evento de empresa de férias
É claro que, como qualquer outro evento ou projeto, você precisa criar um plano de projeto que identifique os detalhes do evento para a festa de fim de ano do empregado. Tema, local, hora, data, contagem de convidados, seleções de comida e bebida, decoração e agenda de eventos devem ser considerados antes de começar a executar o evento.
Toda boa parte precisa desses elementos centrais para ser bem-sucedida, mas nem tudo precisa ser gravado antes de você começar a cumprir suas necessidades (como garantir um local, reservar um bufê ou planejar uma agenda).
Embora haja muitas maneiras de abordar essas decisões, e as decisões para ideias de nível mais alto como tema e tempo caiam frequentemente nos executivos da empresa, em vez do produtor do evento, é melhor trabalhar com uma equipe para decidir quais detalhes são certos para o seu específico. empresa.
02 - Escolha o momento mais efetivo para realizar seu evento
Infelizmente, nem todos podem ter a oportunidade de participar do evento porque alguém deve ficar para trás e atender as ligações e consultas dos clientes. Mas um evento na hora do almoço permite que a organização controle os custos e reduza as obrigações no tempo e nos compromissos pessoais dos funcionários.
Obviamente, se a organização não for anfitriã de um programa de almoço, eles organizarão um evento noturno, que permite que mais funcionários participem, mas que muitas vezes podem ter custos mais altos, dependendo da noite da semana em que o evento é realizado.
Então, como você consegue o maior retorno do dinheiro ? Enquanto alguns podem pensar que sexta-feira é o melhor dia para realizar o evento porque a maioria dos funcionários estará de folga no fim de semana, sexta-feira é o dia mais popular da semana em restaurantes e outros locais - o horário mais caro. Poucas organizações vão querer considerar a noite de domingo, então parece que a próxima melhor opção pode ser na segunda à noite.
03 - Considere hospedar uma festa fora da temporada
O início de outubro e o final de janeiro são ótimos momentos para realizar uma festa anual de apreciação, pois você pode encontrar uma maior disponibilidade de opções fora do local, economizar dinheiro em despesas com catering e potencialmente obter melhores ofertas em pacotes durante este período fora de temporada.
Uma desvantagem de criar uma festa de apreciação anual em vez de celebrar as férias anuais comuns é que os funcionários podem não se lembrar disso como uma tradição, assim como fazem festas de Natal ou de Ano Novo. Você vai querer ter certeza de criar um hype em torno do evento, se não for uma festa tradicional.
04 - Escolha uma equipe para ajudar a executar o evento
Decidir o tamanho certo da equipe e selecionar os melhores membros da equipe é essencial para tornar seu evento um sucesso com o mínimo de trabalho possível. Em última análise, porém, não é o tamanho do comitê, mas a qualidade daqueles que trabalham nele, que determina o calibre de uma equipe de planejamento de eventos.
Um grupo menor de pessoas provavelmente tornará o planejamento mais conveniente e econômico, mas muitas organizações envolvem um grande comitê de indivíduos para que mais vozes dos funcionários sejam representadas nas fases de planejamento e execução. No entanto, o tempo gasto planejando esse tipo de evento pode tirar da produtividade cotidiana dos envolvidos, portanto, você pode considerar o estabelecimento de uma equipe menor de indivíduos capacitados a tomar decisões para o grupo maior.
Selecione esses indivíduos por sua capacidade de influenciar positivamente outros funcionários e usar a tarefa como recompensa ou incentivo para os escolhidos. O organizador de eventos da organização deve trabalhar com um líder capacitado em recursos humanos ou em marketing - alguém autorizado a aprovar o plano - para ajudar a orientar essas decisões e escolher os melhores membros da equipe.
05 - Criar um menu de festas de fim de ano econômico
As refeições plaqueadas costumam ser mais econômicas do que os bufês, e podem ser apresentadas com muito mais elegância do que ter todos na fila e se servir.
É claro que o seu cardápio precisa reforçar o tema do seu evento, e você deve tentar escolher itens que incorporem as cores do seu evento ou marca, mas isso não significa que você deve alugar roupas de decoração caras e outros materiais.
Selecionar itens modestos ou frutas frescas para centros de mesa, limitar o consumo de álcool e hospedar-se em um local que tenha decorações de feriados e opções de preços de alimentos também são excelentes maneiras de reduzir custos e proporcionar aos seus funcionários uma boa experiência.
06 - Decidir sobre os níveis e limites de consumo de álcool
Ainda assim, a maioria dos funcionários não quer participar de um evento da empresa que não contenha alguma forma de bebida alcoólica. Por esse motivo, você deseja restringir sua seleção de bebida ou até criar coquetéis de assinatura baratos para reduzir custos e manter baixos os níveis de intoxicação.
Você também pode considerar limitar a seleção a apenas vinho, fechar a barra mais cedo e oferecer bebidas apenas durante a refeição para ajudar a reduzir ainda mais os custos e limitar a quantidade de funcionários que estão bebendo enquanto representa a empresa em seu evento.
07 - Lembrar os Funcionários da Etiqueta Adequada
Os erros de etiqueta a serem evitados na festa de Natal incluem evitar beber, comer, conversar ou reclamar excessivamente, chegar cedo demais ou sair muito tarde, usar roupas inadequadas e trazer convidados em excesso - tudo isso pode não apenas impactar as experiências dos outros no evento mas também os custos da empresa.
Embora uma festa de fim de ano anual da empresa deva reunir a equipe e diminuir as inibições comumente encontradas no local de trabalho, lembre aos seus convidados que eles ainda representam a empresa, mesmo quando comparecerem a esse evento depois do trabalho, e devem se comportar de uma maneira adequado para o local de trabalho.
08 - Considere a possibilidade de configurar uma troca de presentes
Em geral, muitas organizações realmente incluem uma troca de presentes entre os funcionários nas festas de fim de ano. No entanto, se a organização for maior, talvez seja melhor deixar isso no nível departamental, e não no evento de todos os funcionários, pois a organização em tal escala pode ser difícil, especialmente se você não estiver familiarizado com determinados departamentos e seus funcionários.
No entanto, se houver uma troca de presentes, talvez seja melhor se o anfitrião ou o organizador solicitar um limite financeiro para o presente - talvez US $ 10 - para evitar problemas associados ao preço de presentes.
Além disso, a criação de um "elefante branco" ou um tipo semelhante de troca de presentes com tudo incluído, onde todos na empresa são convidados a participar individualmente, pode ajudar a evitar pesadelos ou ocorrências organizacionais em que um convidado não recebe um presente porque outro esqueceu para trazer um.
09 - Considere se a angariação de fundos é adequada para o seu evento
As unidades de alimentação, vestuário e brinquedos fazem parte da cultura em muitas organizações, enquanto outras incentivam a doação em dinheiro, mas isso não significa necessariamente que a sua festa de agradecimento a funcionários em toda a empresa seja o local ideal para uma oportunidade de captação de recursos.
Embora seja muito útil associar uma causa específica para a festa de fim de ano, pode ser útil que a organização incentive presentes não-monetários e doações em espécie que possam beneficiar a instituição de caridade apoiada. Dessa forma, a todos é permitida a opção de oferecer um presente com um valor adequado aos seus próprios orçamentos pessoais.
10 - Avalie os patrocínios do fornecedor para seu evento
Algumas pessoas podem achar que conseguir patrocinadores de fornecedores é uma ótima maneira de compensar os custos de sua festa anual de férias; no entanto, os planejadores de eventos e seus clientes podem querer manter o foco no objetivo da festa natalina de valorizar os funcionários em vez de terceirizar os custos para os fornecedores patrocinados.
Os funcionários geralmente acham que o custo desses eventos especiais deve ser coberto pelo orçamento operacional de um empregador. Se a organização não puder arcar com o custo de sediar um evento de agradecimento para seus funcionários ou se não fizer parte do plano de negócios por qualquer motivo, o empregador não deve buscar receita externa para cobrir o custo por meio de patrocínios.