Comece com o básico
As melhores ideias começam com uma base sólida, por isso é importante configurar a estrutura do seu evento antes de olhar para o futuro.
Coisas como datas, horários e itinerários devem ser concluídas antes de passar para detalhes complicados.
Escolha o local certo
Você terá mais facilidade em encontrar uma sala para um grupo menor, mas os limites de capacidade serão mais restritos. Se o seu evento se expandir de 50 a 100 pessoas, você poderá ter que mudar para um quarto maior, dependendo das capacidades do seu local. De um modo geral, é mais fácil ficar menor em uma pitada, então compre uma sala que possa acomodar sua maior projeção de atendimento.
Mapeie uma estratégia de marketing
Mesmo se você estiver hospedando um “evento gratuito”, você ainda precisa apresentá-lo de uma maneira que atraia inscrições . As pessoas querem saber como irão se beneficiar da ocasião, e a maneira como você expressa seus convites e materiais de marketing pode ter um grande impacto sobre se eles aparecerão ou não. Embora o seu evento pareça excitante para você, o verdadeiro desafio é fazer com que os outros também se sintam animados.
Orçamento por pessoa
A única desvantagem dos pequenos eventos é que eles normalmente custam mais por pessoa porque os preços dos hotéis e dos restaurantes diminuem à medida que as quantidades aumentam. Para tornar as coisas ainda mais complicadas, uma queda de 20% nos números para um evento pequeno tem o potencial de afetar o status de preços de seu grupo. Com isso em mente, você deseja orçamentar os custos por pessoa com o menor valor de atendimento projetado.
Se você fizer isso com precisão, sua margem de lucro aumentará para cada pessoa que você adicionar na projeção.
Jogue com os seus pontos fortes
Pequenos grupos oferecem mais oportunidades para discussões organizadas, então use isso a seu favor ao planejar o itinerário. Não é muito divertido ser “falado” durante todo o dia, e é por isso que muitos pequenos eventos oferecem sessões em grupo ou opções de breakout. Mesmo projetos em grupo podem ser integrados nas circunstâncias certas. Pense em maneiras de envolver seus participantes com o diálogo, pois isso aumentará a taxa de retenção de cada apresentação.
Incluir Sessões de Perguntas e Respostas e Formulários de Feedback
A melhor maneira de dar um salto no planejamento do seu próximo evento é ouvir o feedback do seu atual. Deixe bastante tempo para perguntas no final de cada segmento. Você também pode preparar perguntas de sua equipe para iniciar a conversa. Os formulários de feedback são fáceis o suficiente para incluir em seus pacotes de informações, mas certifique-se de instruir os participantes sobre como você deseja que eles sejam enviados.
Adicionar rede pós-evento
Uma boa função de rede pode agregar um valor tremendo a todos os participantes. Se você fosse efetivo em incentivar o diálogo entre os participantes, todos deveriam saber um pouco sobre o outro até o final do dia.
Isso sempre ajuda a tornar os alimentos disponíveis em uma função como esta, e você pode até querer contratar compromissos antes do dia do evento. Como se costuma dizer, nada atrai uma multidão como uma multidão, por isso, seja proativo na promoção de todas as funções pós-evento.
Pequenos eventos têm o potencial de ser uma experiência rica e gratificante para todos, mas você precisa planejar cada minuto com o público em mente. A boa notícia é que fica mais fácil a cada vez, porque você vai entender exatamente o que seus convidados estão esperando.