Dado que o Taste of Chicago começou em 1980, os planejadores do Taste têm uma vasta experiência no planejamento de um festival de comida comunitária. A Prefeitura de Eventos Especiais gerencia o programa e supervisiona o planejamento e a execução. Sua equipe de gerenciamento oferece as seguintes dicas para aqueles que podem estar criando um festival similar pela primeira vez ou expandindo elementos de programação para um festival existente.
01 - Dicas dos Gerentes Gerais do Festival
O gerente geral é a pessoa que gerencia os vários elementos do festival. Mary Slowik, gerente geral do Taste of Chicago, oferece as seguintes sugestões:
- Identifique seu público e determine se eles querem um festival.
- Se um programa semelhante já existir, evite duplicação.
- Ganhe o buy-in onde você deseja realizar o evento.
- Varie a programação para um evento de audiência geral.
- Verifique se o espaço pode acomodar as multidões.
- Certifique-se de que os fornecedores possam lidar com os volumes dos participantes.
- Crie um orçamento e receba lances de empresas conceituadas.
- Se esta é a primeira vez que você planeja o evento, contrate um fornecedor externo do festival.
02 - Dicas dos Gerentes de Operações do Festival
O gerente de operações supervisiona a preparação do local, estágio e produção, suporte a eventos e segurança. John Truck, gerente de operações do Taste of Chicago nos últimos 19 anos, aconselha o seguinte:
- Festivais exigem trabalhar com pessoas, então esteja preparado para permanecer dinâmico e fluido.
- Mais certeza de obter um bom equipamento a um bom preço.
- Certifique-se de alugar estagiários estruturalmente vendidos e andaimes.
- Receba lances e verifique os históricos de todos os fornecedores, incluindo referências.
- Mantenha os padrões altos e certifique-se de que tudo permaneça sob controle.
- Reúna-se com fornecedores diariamente durante o programa para gerenciar equipes de trabalho.
- Seja fiel à sua palavra e vendedores, artistas e pessoas da gastronomia voltarão e trabalharão com você.
03 - Dicas de Gestão do Patrocínio do Festival
O gerente de patrocínio é a pessoa que trabalha para obter dólares de marketing para apoiar o evento. Christine Jacob, gerente de patrocínio do Taste, oferece o seguinte conselho:
- Pesquise eventos comparáveis em outros lugares e replique seus sucessos.
- Alvo patrocinadores para oferecer dinheiro, bens e valor publicitário.
- Crie uma categoria de patrocinador de apresentação.
- Crie categorias principais de patrocínio (ou seja, auto, financeiro, bebidas, mídia etc.).
- Crie categorias de patrocinador para cada uma das áreas de programação.
- Não permita que patrocinadores circulem no local durante o evento.
- Identifique antecipadamente os requisitos do patrocinador, como eletricidade, água, etc., e notifique a equipe de operações para determinar os melhores locais.
04 - Dicas de Gestão do Concerto / Talento do Festival
O gerente de talentos é a pessoa que negocia para trazer artistas para um festival. Jenenne Brown Mosely, gerente de talentos do Taste of Chicago, oferece as seguintes dicas:
- Conheça seu orçamento: artistas de grande nome podem ter entre US $ 500.000 e US $ 1 milhão por 60 a 90 minutos.
- Não gaste mais em um único artista para um evento de vários dias.
- Trabalhe de perto com seu (s) patrocinador (es) de mídia para ajudar a compensar despesas.
- Negocie com artistas que já estejam na área em torno do seu evento.
- Deixe o talento saber se você está oferecendo seu show como um show gratuito (pode reduzir a taxa).
- Faça parcerias com patrocinadores, como companhias aéreas e hotéis, para compensar as despesas do artista.
- Garanta um ótimo nome para seus dias de abertura, meio e final.
05 - Dicas do Marketing Management Festival
O gerente de marketing é a pessoa que gerencia todas as comunicações relacionadas a um festival. Cindy Gatziolis, gerente de marketing do Taste, sugere o seguinte:
- Os parceiros de mídia ajudarão você a reduzir sua necessidade de despesas com publicidade.
- Incorporar festival em campanhas de publicidade, relações públicas e marketing existentes.
- O cronograma de produção de impressão do folheto do evento ajudará a conduzir os prazos de planejamento do festival.
- Crie press releases individuais sobre todos os elementos de produção do festival.