Permitindo que seu negócio continue tratando os trabalhadores como contratados independentes
O IRS monitora de perto as empresas para ter certeza de que elas não estão incorretamente classificando os funcionários como prestadores de serviços independentes em vez de funcionários . Contratantes independentes não têm imposto de trabalho retido e outros impostos não são pagos para os contratados que são pagos pelos empregados.
Se você tratar incorretamente os trabalhadores como contratados independentes e a Receita Federal determinar que eles são funcionários, isso poderá custar à sua empresa dinheiro em multas e penalidades pelo pagamento insuficiente de impostos sobre o trabalho .
Há uma exceção a esta regra. Seu negócio pode ser capaz de atender a requisitos especiais para evitar a classificação de trabalhadores como empregados e o pagamento de impostos sobre o salário. Esse alívio é discutido na Seção 530 do Internal Revenue Code.
O alívio da Seção 530 é um exemplo de uma provisão de abrigo seguro sob algumas leis federais. Uma cláusula de porto seguro permite proteção contra responsabilidade ou pagamento se a pessoa ou empresa puder demonstrar um esforço de boa fé para cumprir a lei. Geralmente, isso significa conformidade com requisitos específicos.
O que acontece se um empregador não classificar corretamente os trabalhadores
Digamos que a empresa C tenha alguns trabalhadores que eles consideraram contratados independentes. Por dois anos, a empresa não reteve imposto de renda federal desses trabalhadores e não deduziu os impostos do FICA (para a Previdência Social e o Medicare) dos pagamentos a essas pessoas.
A Receita Federal chegou à empresa e determinou que os trabalhadores deveriam ter sido tratados como empregados. Como nenhum imposto FICA foi retido por esse período de dois anos, a empresa poderia ter sido responsável por esses pagamentos, além de multas e penalidades.
Como funciona a proteção da Seção 530
Seção 530 do Internal Revenue Code (PDF) discute "Controvérsias envolvendo se indivíduos são empregados para fins de imposto sobre o emprego". As cláusulas da seção 530 permitem que uma empresa evite pagar impostos sobre o emprego se a empresa tratar os trabalhadores como contratados independentes, mas a Receita Federal diz que eles são empregados.
A seção 530 estabeleceu um porto seguro para os empregadores. Isso significa que uma empresa não pode ser responsabilizada pelos impostos de emprego, como no exemplo acima. Se a empresa puder demonstrar que tinha uma base razoável para tratar os trabalhadores como contratados independentes, os impostos, multas e penalidades podem ser renunciados.
Seção 530 Requisitos de Alívio
A Seção 530 - Requisitos de Alívio (PDF) lista três requisitos para receber uma isenção do porto seguro. Todos os três devem estar presentes:
1. Base Razoável. Sua empresa deve ter uma base razoável para não tratar os trabalhadores como empregados. Esta base razoável pode ser estabelecida por:
- Um processo judicial relacionado ou decisão do IRS.
- Uma auditoria anterior do IRS que incluía um exame dos impostos sobre o emprego em um momento em que você tratava trabalhadores semelhantes como contratados independentes e que não resultavam na reclassificação do IRS desses trabalhadores.
- Você pode mostrar que um segmento significativo de sua indústria tratou trabalhadores semelhantes como contratados independentes,
- Você se baseou em alguma outra base razoável, como o conselho de um advogado de negócios ou contador que conhecia os fatos sobre o seu negócio.
Consistência Substancial. Além disso, você e qualquer empregador predecessor deve ter tratado apenas os trabalhadores e trabalhadores similares como contratados independentes.
Se você tratou trabalhadores semelhantes como funcionários, esse alívio não está disponível.
Consistência de Relatórios. Finalmente, o seu negócio deve sempre arquivar todas as declarações de impostos federais consistentes com o seu tratamento dos trabalhadores como contratados independentes e não como empregados. Este tratamento incluiria dar aos trabalhadores Formulário 1099-MISC como resumos salariais anuais, e não a qualquer momento W-2s. (Leia mais sobre a diferença entre o formulário 1099-MISC e o formulário W-2 ). O socorro não está disponível para nenhum ano e para quaisquer trabalhadores para os quais você não tenha arquivado as informações necessárias.
Um exemplo
Para continuar o exemplo acima, a empresa C:
- Pode mostrar que tratar os trabalhadores como contratados independentes era um padrão da indústria (Base Razoável)
- Tratou todos os trabalhadores similares como contratados independentes (Consistência Substancial), e
- Ele consistentemente preparou formulários 1099-MISC a cada ano para todos os trabalhadores neste caso (consistência de relatórios).
Outra possibilidade para determinar o status do trabalhador
Se você não tem certeza se está tratando corretamente os trabalhadores como contratados independentes, pode solicitar uma determinação ao IRS. Use o Formulário SS-8 do IRS para solicitar uma determinação do IRS. O formulário leva você através de uma série de perguntas sobre o seu relacionamento com os trabalhadores. O IRS revisa a situação e emite uma determinação. O IRS diz que uma revisão do SS-8 não está conectada a uma avaliação da Seção 530; Estes são dois processos separados.