Pedido de Compra - Definição de Termos de Varejo

Se você já pediu produtos ou suprimentos para sua loja de varejo, você pode ter sido perguntado se você tem um número de pedido. Um pedido de compra (PO) é um contrato de venda por escrito entre o comprador e o vendedor, detalhando a mercadoria ou os serviços exatos a serem processados ​​por um único fornecedor. Ele irá especificar as condições de pagamento, datas de entrega, identificação do item, quantidades, prazos de envio e todas as outras obrigações e condições.

Ordens de compra são geralmente documentos pré-impressos, numerados, gerados pelo sistema de gerenciamento financeiro do varejista. Em outras palavras, se você usar um software de contabilidade como o QuickBooks , quando solicitar produtos de um fornecedor, ele criará um pedido de compra para você no sistema. O objetivo do PO é criar um documento rastreável dentro do seu sistema de contabilidade ou PDV para ser usado em todos os tipos de formas benéficas de administrar sua empresa.

Como funciona com um sistema de inventário

1. Um PO informa ao seu sistema de estoque o que você tem em ordem. Se você estiver usando um sistema aberto para comprar , ele não saberá pedir mais de um produto porque já estão encomendados.
2. Pode estabelecer informações específicas de compra com o fornecedor. Por exemplo, ele obviamente contém as quantidades de cada produto que você está encomendando, mas também detalha o método de pagamento, cujos termos você pagará pelos produtos (incluindo o namoro ) e o método no qual deseja que os produtos sejam enviados para o seu produto. loja.
   
   Muitos fornecedores têm um sistema definido ou padrão que usam para faturamento e frete. Assim, sem nenhuma instrução, eles usarão o padrão UPS no momento do envio para você, por exemplo. Mas você pode precisar mais rápido e o PO pode comunicar isso.

1. Um pedido de compra é um documento de prestação de contas para todas as partes. É muito fácil que erros sejam cometidos ao fazer o pedido. Mas quando tudo está escrito, é difícil argumentar. Lembro-me muitas vezes quando recebi cobranças e faturas incorretas de um fornecedor, mas fiz o pedido de compra para fazer o backup e corrigi-lo ou corrigi-lo.
   
   Um exemplo disso, eu recebi uma fatura de 300 caixas de creme de sapato e quando pedi 300 peças. Existem 100 peças em uma caixa, então você pode imaginar quanto maior a fatura era do que deveria ser.

1. Quando a mercadoria chega do fornecedor, você pode fazer o check-in no pedido e verificar se a remessa está correta. Em quinto lugar, permite que todos os funcionários estejam envolvidos. Por exemplo, um funcionário pode pedir e outro pode receber.
   
   Lembro-me da minha primeira loja há 26 anos, quando não tínhamos um sistema PO. Desde que eu era o único que pedi, eu também tinha que verificar tudo para ter certeza que estava certo. Não uso eficiente do meu tempo como dono de uma loja.

Um dos outros benefícios dos pedidos de compra é sua credibilidade. Os bancos geralmente analisam seus POs para determinar se você é solvente. Um processo de pedido de compra sólido pode ajudá-lo a obter aprovação. Um pobre irá resultar em você não conseguir um empréstimo. Também pode ser usado para crédito com o fornecedor. Por exemplo, alguns fornecedores podem exigir que você pague em dinheiro quando fizer o pedido. Após um período de negócios com você, eles podem permitir que você envie um pedido de compra em vez de um cartão de crédito. Isso é enorme na gestão do seu fluxo de caixa .

POs são uma prática comum no varejo. E qualquer POS ou software de contabilidade que você possa instalar em sua loja terá um componente PO para você.