Candidate-se a um Número de Identificação do Empregador (EIN)
Seu EIN é um número exclusivo atribuído especificamente à sua empresa para fins de IRS. Esse número identifica sua empresa ao relatar informações sobre seus funcionários para agências governamentais federais e estaduais. Exemplos dessas informações incluem a receita total e os impostos pagos em seu nome. Você pode ouvir o EIN referido como um formulário SS-4 ou uma identificação fiscal - estes são os mesmos que o EIN.
Candidate-se ao seu EIN através do IRS diretamente. A maneira mais conveniente de concluir essa transação é por meio de um aplicativo on-line. No entanto, os aplicativos também são aceitos por fax e correio.
Verificar os regulamentos estaduais e locais para requisitos adicionais de EIN
Embora muitos estados e localidades aceitem seu EIN federal para identificação, alguns exigem números separados para fins tributários. Exemplos incluem Nova York, Massachusetts e Carolina do Sul. Você pode determinar sua cidade e / ou regulamentos estaduais visitando o site de pequenas empresas do estado apropriado.
Compreenda a diferença entre o contratante independente e o empregado
Se você contrata contratados independentes ou funcionários, impacta de forma significativa como os impostos de renda, Medicare, Previdência Social e Desemprego são pagos, por isso é fundamental entender a distinção entre os dois.
O teste básico resume-se às seguintes três questões:
- O empregador controla quando, onde e como o trabalho é concluído? Em caso afirmativo, o trabalhador é provavelmente um empregado.
- O empregador controla os aspectos financeiros do trabalho? Por exemplo, as despesas são reembolsadas? O empregador fornece ferramentas relacionadas ao trabalho, como computadores? Em caso afirmativo, o trabalhador é provavelmente um empregado.
- O relacionamento está em andamento ou o trabalhador é empregado para um projeto específico sem a expectativa de continuidade no emprego? O empregador oferece benefícios, como seguro de saúde e folgas remuneradas, ao trabalhador? Se a relação é contínua e / ou se os benefícios são oferecidos, o trabalhador é provavelmente um empregado.
Obter formulários de funcionários necessários
Quando seus documentos estiverem em ordem, você estará pronto para contratar seus funcionários. Certifique-se de coletar informações sobre impostos e folha de pagamento nos primeiros dias de trabalho para garantir que eles recebam seu primeiro salário em tempo hábil. Você pode incentivar o funcionário a usar o depósito direto para pagamentos mais rápidos.
Cada funcionário deve preencher um Formulário de Retenção de Imposto de Renda Federal W-4, que permite calcular a retenção de imposto correta. Os funcionários também devem preencher um formulário I-9 para verificar se estão legalmente autorizados a trabalhar nos Estados Unidos.
Escolha seu período de pagamento
Quanto menos períodos de pagamento você tiver, mais fácil será completar sua folha de pagamento. No entanto, alguns estados exigem que os funcionários sejam pagos de acordo com um determinado cronograma, por exemplo, semanalmente ou quinzenalmente. Se você deseja executar a folha de pagamento com menos frequência do que uma vez por semana, entre em contato com o Departamento de Trabalho do Estado para determinar se o período de pagamento proposto está em conformidade com os regulamentos estaduais.
Criar Processos Relacionados com Folha de Pagamento
Antes de poder emitir cheques de pagamento precisos, você precisará de um método de rastreamento das horas dos funcionários. Existem muitas ferramentas disponíveis para essa finalidade, desde as folhas de entrada básicas até as plataformas que rastreiam a atividade dos funcionários em telefones ou computadores. Também é importante definir políticas para tempo de folga remunerado se você pretende oferecê-lo, pagamento de horas extras e quaisquer outros benefícios.
Por outro lado, você deve ter um processo em vigor para garantir que as deduções por benefícios, impostos e similares sejam pagas aos fornecedores e agências apropriados em nome de seus funcionários.
Selecione uma plataforma de folha de pagamento
Se você planeja lidar com a folha de pagamento internamente, certifique-se de que você ou seu contador estejam confortáveis com as nuances desta tarefa. Existem várias plataformas de folha de pagamento de alta qualidade disponíveis para facilitar as coisas. No entanto, a maioria das pequenas empresas prefere serviços de controlador terceirizados, pois esses profissionais têm o conhecimento e a experiência para produzir folha de pagamento com precisão e pontualmente.
Produza sua folha de pagamento
Uma vez que você ou seu controlador inseriu as informações pessoais dos funcionários em seu sistema de folha de pagamento, você estará pronto para produzir sua primeira execução da folha de pagamento. Usando as ferramentas de cronometragem que você possui para trabalhadores horistas (não isentos), insira ou relate o número de horas para cada uma. Trabalhadores assalariados (isentos) não precisam relatar suas horas. Eles são pagos a mesma quantia a cada semana.
Nota: Se você está fazendo custeio de trabalho em sua contabilidade, você ainda vai querer funcionários assalariados para controlar suas horas. Ele não será levado em consideração em seu pagamento semanal, mas você desejará poder alocar tempo com precisão aos trabalhos para entender os custos. Considere o uso de um programa de controle de tempo que seja sincronizado com o seu software de contabilidade para produzir esses relatórios. Muitos terão uma sincronização com sua folha de pagamento, assim você poderá usá-los tanto para funcionários assalariados quanto para empregados horistas.
Reter Registros Requeridos
Certos registros relacionados à folha de pagamento devem ser retidos para fins de IRS. Como regra geral, você deve manter todos os registros para indivíduos que estão ativamente empregados, independentemente da duração de seu mandato. Muitos registros devem ser mantidos por um certo período após o término do trabalho. Por exemplo, os registros fiscais de emprego devem ser mantidos por pelo menos quatro anos. Instruções específicas estão disponíveis através do IRS.
Calcular e pagar impostos federais e estaduais sobre a folha de pagamento
Finalmente, você, como empregador, é responsável por fazer pagamentos de impostos sobre a folha de pagamento e produzir determinados relatórios. Geralmente, os relatórios são devidos trimestralmente ou anualmente. Utilize os recursos disponíveis por meio do IRS e do seu escritório fiscal estadual para garantir que todos os impostos e relatórios sejam tratados adequadamente.
Uma folha de pagamento precisa e pontual é uma das responsabilidades mais importantes do seu negócio. Primeiro, os erros na folha de pagamento são uma maneira infalível de perturbar os funcionários. Em segundo lugar, os erros fiscais podem resultar em multas e penalidades significativas. Considere cuidadosamente como sua folha de pagamento será tratada para evitar as armadilhas mais comuns.