É essencialmente a conferência antes da conferência.
Para aqueles que não planejam reuniões frequentes, uma reunião pré-convenção pode parecer desconfortável ou embaraçosa no início, pois pode incluir novos termos ou linguagem, como "currículo de evento" ou "ordem de evento de banquete".
O que os planejadores de eventos devem esperar de um pré-con?
Um pré-con é uma reunião que é realizada com fornecedores de eventos e fornecedores onde o evento ou programa está programado para ocorrer. Ele é realizado geralmente um ou dois dias antes do evento real e é diferente da passagem que ocorre no dia de um evento.
Algumas pessoas podem associar reuniões pré-com o planejamento de maiores conferências, convenções, congressos e programas de incentivo. No entanto, também é comum realizar uma reunião pré-con em seminários e outros eventos especiais.
O que esperar durante uma reunião pré-prévia
A reunião prévia permite que o organizador de eventos revise toda a logística final de um determinado programa com a equipe de gerenciamento de fornecedores envolvida no programa.
Normalmente, uma reunião pré-con é coordenada e agendada pelo gerente de serviços de conferência do local. Ele ou ela convidará gerentes de várias áreas envolvidas no evento para revisar a logística de sua função específica para um evento.
Este é um excelente momento para a reunião ou planejador de eventos para estabelecer um relacionamento com todos os envolvidos.
Durante o pré-con, é apropriado para o planejador de eventos destacar alguns dos principais objetivos do evento, incluindo informações importantes sobre a organização que hospeda o evento, mensagens-chave sendo transmitidas no evento e VIPs importantes.
Pre-Con é o momento certo para rever o resumo do evento
Um resumo de evento também é conhecido como especificações de evento. Inclui todas as informações relevantes sobre um programa ou um evento, incluindo detalhes sobre o próprio programa. Esses itens podem incluir alguns ou todos os itens a seguir: datas, horários, contatos, perfis de participantes, contatos de emergência, alimentos e bebidas, transporte, informações de remessa, faturamento, áudio / visual e outras necessidades especiais.
Cada gerente de departamento revisará seu entendimento do evento , incluindo detalhes relevantes e seus procedimentos operacionais típicos. Eles também irão rever a sua compreensão do contrato do evento e informações previamente compartilhadas nas ordens do evento de banquete.
Os planejadores de reuniões e eventos devem lembrar-se de fazer perguntas detalhadas relacionadas às especificações do evento durante esse período, como os níveis de pessoal e os nomes dos principais contatos durante o evento real de todas as áreas representadas. Os principais elementos da discussão preliminar podem incluir uma revisão de:
- Requisitos de alimentos e bebidas
- Requisitos da lista de quartos de hóspedes (se apropriado)
- Exposições de feiras e exposições comerciais
- Requisitos de espaço para feiras e feiras (plantas baixas)
- Requisitos técnicos, como elétricos e de telecomunicações
- Detalhes sobre o posicionamento de sinalização
Este é o momento ideal para fazer alterações de última hora. Embora eles nem sempre gostem, a maioria dos fornecedores e fornecedores espera mudanças razoáveis (e não razoáveis). É claro que, se o pré-con estiver agendado durante um período de tempo em que a configuração está em andamento, considere conduzir uma inspeção antecipada da sala para garantir que tudo esteja funcionando perfeitamente.