Não é mais caro pagar alguém para fazer minhas tarefas de folha de pagamento?
Certamente NÃO é mais caro contratar seu processamento de folha de pagamento. Quando você considera o custo do salário de um empregado e acrescenta benefícios que podem realmente aumentar rapidamente. Se você é o dono de uma empresa muito pequena e está tentando fazer a folha de pagamento sozinho, o custo do seu tempo é ainda maior.
Se você terceirizar sua folha de pagamento você também não precisa se preocupar com a sua empresa de processamento de folha de pagamento chamando doente ou querendo tirar férias OU querendo solicitar uma licença de maternidade possível que você tem que pagar. Há também a questão da confidencialidade quando se trata de folha de pagamento. Se um funcionário quiser “compartilhar” o quanto um colega está fazendo, isso pode causar drama extremo no local de trabalho.
O que um serviço de folha de pagamento pode fazer que eu não posso fazer sozinho?
Você pode fazer tudo o que um serviço de folha de pagamento faz, mas há uma razão para fazer isso como profissão. Mudanças na folha de pagamento estão acontecendo o tempo todo como nunca antes no histórico da folha de pagamento. Você, como proprietário de uma empresa, tem que dedicar tempo para acompanhar as mudanças, além de processar a folha de pagamento, pagar os impostos da folha de pagamento em tempo hábil, arquivar todos os relatórios de impostos da folha de pagamento e processá -los no final do ano. Seu tempo não seria melhor gasto no crescimento de seu negócio?
Quão segura é a informação?
A informação da folha de pagamento deve ser extremamente segura e essa pergunta deve ser feita ao entrevistar uma empresa de processamento de folha de pagamento. Perguntar se a empresa é sem papel seria outra ótima pergunta. É muito melhor não ter documentos espalhados com informações confidenciais, como números de seguridade social.
Como sei que o serviço está fazendo as coisas corretamente? E se eles cometerem um erro?
Você não sabe se o serviço está fazendo as coisas corretamente, mas uma enorme bandeira vermelha seria quando você começa a receber avisos de qualquer um dos diferentes órgãos do governo federal ou estadual.
Os formulários de folha de pagamento ao longo do ano são como “questionários” e o “exame final” é o W-2. Os W-2s DEVEM somar exatamente com todos os formulários enviados ao longo do ano ou serão rejeitados. Se o serviço de folha de pagamento cometer um erro, eles devem estar dispostos a corrigi-lo, mas em última análise, o proprietário da empresa é responsável. Você ainda deve ter conhecimento de como funciona o processamento de folha de pagamento e as leis relacionadas à folha de pagamento, e você deve monitorar seu provedor de serviços de folha de pagamento.
Que perguntas devo fazer a um serviço de folha de pagamento que estou considerando?
- Há quanto tempo você está no negócio?
- Como sei que você está pagando todos os impostos sobre folha de pagamento ?
- Quanto da responsabilidade do processamento da folha de pagamento você faz?
- Quão segura é a informação?
- Posso ligar e falar com uma pessoa real sem entrar em uma fila por vários minutos?
- Se houver correções na folha de pagamento, quanto tempo levará para fazer a correção?
- Quais são as suas taxas para o processamento da folha de pagamento?
Dê-me três razões pelas quais eu deveria terceirizar minha folha de pagamento.
- Tempo!! Em primeiro lugar, leva tempo para acompanhar todas as mudanças federais e isso não inclui os requisitos e mudanças do imposto sobre folha de pagamento do estado . Por exemplo, Ohio é um dos estados mais difíceis de preparar a folha de pagamento. Ohio não só tem o imposto de retenção do estado, mas também pode ter o imposto da cidade, o imposto do distrito escolar e o imposto municipal. Tudo isso é baseado no endereço do funcionário, portanto, leva tempo para pesquisar todos os funcionários. Cada estado é diferente e tem requisitos diferentes. Todo empregador deve estar em conformidade ou pode haver penalidades rígidas envolvidas.
- Dinheiro!! O custo de terceirizar para um serviço não deve nem chegar perto do custo de um funcionário.
- Precisão!! Se o empregador tiver feito o dever de casa ao pesquisar um bom serviço de folha de pagamento, deve ter paz de espírito ao saber que sua folha de pagamento está sendo feita com precisão, de modo a evitar multas e juros sobre sua folha de pagamento.
Devo usar um serviço online ou uma "pessoa real ao vivo"?
Os serviços on-line fornecem o software para o empregador processar a folha de pagamento, mas o empregador ainda deve estar atualizado com todas as alterações. Eles precisam dedicar tempo para aprender o processo do serviço online e, se houver algum problema, a folha de pagamento requer correções imediatas para manter o funcionário satisfeito.
Chamar um número gratuito não seria atraente para a maioria dos proprietários de empresas. Uma "pessoa real ao vivo" (contador, contador ou CPA) que você pode conhecer pelo nome e se sentir confortável é uma opção muito melhor.
Você deve ter confiança em seu provedor de serviços de folha de pagamento para processar e tirar todo o processo de folha de pagamento de sua mesa. Faça o que você faz melhor e terceirize o resto!
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