Na maioria dos estados, de longe o maior número de reclamações de consumidores, penalidades de comissões e suspensões de licenças e revogações estão relacionados à administração de propriedades . Não é que os licenciados que fazem gestão de propriedades sejam burros.
É que é um negócio muito intensivo em transações. Enquanto um agente médio pode fazer uma dúzia de transações de venda por ano com um contrato de compra e documentos relacionados, o gerente de propriedade médio pode realizar centenas de transações menores.
O fato de serem menores não torna essas transações menos importantes e não reduz o risco envolvido em realizá-las. Como gerente de propriedade, você está contratando um proprietário para comercializar e alugar sua propriedade, coletar as rendas e remetê-las ao proprietário, além de gerenciar a propriedade, desde a manutenção até a aplicação das regras do inquilino.
Ao fazer isso, você está fazendo transações com proprietários, inquilinos, empresas de reparos, meios de publicidade, contratados e outros. Todas e cada uma dessas transações introduzem algum risco ao seu negócio. Não é necessariamente um grande risco em cada caso, mas é cumulativo.
As funções financeiras são, de longe, as mais prováveis de criar problemas para o corretor.
Funções financeiras envolvem:
- a função financeira e de marketing exige registros de despesas e receitas, bem como registros fiscais, faturas de publicidade e muito mais.
- a gestão do inquilino envolve registros de todas as suas solicitações, histórico de pagamentos de aluguéis e violações de regras, e
- manutenção e reparos de instalações exigem cronogramas de manutenção, registros de reparo para garantia e registros de funcionários e subcontratados.
O componente de gerenciamento de risco é, obviamente, muito importante. Um grande desastre pode ameaçar a sobrevivência da propriedade economicamente. Os registros mantidos são uma parte disso, já que qualquer ação legal tomada por outros pode ser frustrada se houver registros detalhados que refutem suas reivindicações.
Uma parte do gerenciamento de risco é a determinação de risco versus recompensa. Um bom exemplo é uma banheira de hidromassagem ou piscina na propriedade. O gerente da propriedade e o proprietário devem equilibrar o valor do pool com os riscos incorridos. Quando um risco como esse é identificado, existem três maneiras pelas quais ele pode ser abordado:
1. Prevenção - A decisão pode ser tomada para remover a banheira de hidromassagem ou a piscina, pois a renda adicional de aluguel não vale o custo do seguro ou os riscos envolvidos.
2. Controle - Se a banheira de hidromassagem for mantida, talvez uma fechadura e uma grade codificadas sejam instaladas para impedir a entrada de crianças mais novas.
3. Transferência de Risco - A maneira mais comum de lidar com o risco é comprar um seguro para transferir o risco para a seguradora.
O gerente da propriedade bem-sucedido planejará os problemas, manterá arquivos e registros excelentes de cada atividade e avaliará continuamente essas funções para determinar se a mudança é necessária.
Documentos e email
Em muitos estados, você só precisa manter registros de transações por seis anos.
No entanto, é aconselhável mantê-los por mais tempo, especialmente se você puder fazê-lo em formato eletrônico. Você pode apostar que se qualquer uma das partes pode ter uma reclamação, alguém que quer processá-lo por algo de seis anos e dez dias atrás ainda terá suas cópias do documento. É muito mais difícil defender seu caso se você já destruiu suas cópias.
Quando se trata de e-mail, qualquer ação judicial envolvendo um empréstimo com garantia federal (praticamente todos os nossos acordos residenciais) pode obrigá-lo a produzir e-mails relacionados à transação e às comunicações com seu cliente / cliente. Existem inúmeras maneiras e produtos de software para salvar e-mails relacionados, mas leia alguns dos artigos aqui sobre o Evernote, uma solução por muitas razões. Veja como lidar com e-mails usando o Evernote e seus arquivos do Gmail.
Modifique para caber sua solução de e-mail.
- Configure o encaminhamento automático no Gmail de todos os e-mails para ou de seu cliente / cliente.
- Eles entram em um caderno no Evernote para a transação.
- Algumas semanas após o fechamento, abra todos esses e-mails no Evernote e imprima-os em ordem cronológica para um arquivo PDF.
Como os arquivos PDF são pesquisáveis, você pode exibir rapidamente qualquer e-mail que alguém queira com palavras-chave. Isso funciona muito bem.