Não permitindo tempo de configuração suficiente
Há sempre uma corrida contra o tempo ao configurar um evento , mas você deve ter uma estimativa de quanto tempo precisará para colocar tudo no lugar. Nada parece pior do que ter uma sala cheia de trabalhadores correndo quando o primeiro convidado chega. O objetivo deve ser ter tudo definido pelo menos 15 minutos antes das portas se abrirem.
Não agendar um passo a passo com clientes
Planilhas, e-mails e pedidos para eventos de banquete são excelentes ferramentas para comunicar os detalhes de um evento. No entanto, confiar apenas em documentos para pintar uma foto da ocasião pode levar a descuidos. A melhor estratégia é percorrer o itinerário com o cliente no local sempre que possível. Discuta cada momento e detalhe como se o evento estivesse acontecendo na sua frente.
Esquecendo de confirmar seus fornecedores
Seu fornecedor médio de eventos atende a vários clientes em várias categorias diferentes.
Em suma, isso significa que eles têm muito o que lembrar. Você sempre deseja obter uma confirmação verbal ou por e-mail de todos os fornecedores 48 horas antes do tempo de configuração. E-mail normalmente é melhor porque você pode soletrar suas expectativas e pedir-lhes para responder por escrito.
Negligenciando Eventos Concorrentes
Se você já teve um "vizinho barulhento", então já sabe como essas situações podem ser distrativas.
Subir em frente a outros eventos em seu local pode ser um grande desafio, e é por isso que você deve discutir esse cenário com antecedência com a gerência do local e seus clientes. Descubra quem estará compartilhando as mesmas áreas comuns e recursos públicos com a sua parte e identifique quem tem autoridade para resolver problemas de ruído se eles se tornarem um problema.
Não ter um plano de contingência
O que acontece com o seu evento em caso de mau tempo ou até mesmo o encerramento do seu local? Estas não são coisas fáceis de planejar, mas elas se tornam impossíveis de gerenciar no dia do show. Defina sua estratégia de contingência com pelo menos duas semanas de antecedência para uma boa medida. Mesmo que você planeje cancelar o evento, ainda precisará de um método organizado para entrar em contato com todos os seus convidados.
Não tendo ajuda suficiente no dia do evento
Os custos de mão de obra são sempre um problema ao tentar equilibrar os orçamentos de eventos . Dito isto, ficar aquém de ajudar as mãos pode causar problemas maiores do que ultrapassar o orçamento. Você não pode esperar fazer tudo sozinho se for o organizador do evento. Coordenar funcionários, fornecedores e detalhes é suficiente para mantê-lo ocupado por si mesmo. Não tenha medo de gastar algumas centenas de dólares para contratar mais trabalhadores, porque você não será capaz de fazê-lo uma vez.
Não usando uma lista de embalagem
Gerenciar um evento externo geralmente requer uma lista extensa de suprimentos. Claro, você geralmente tem várias semanas para colocar todos esses suprimentos em ordem, mas eles não farão nada se nunca chegarem ao local. Uma lista de embalagem fornece uma atualização instantânea das coisas que você precisa carregar no carro. Claro, você provavelmente encontrará canetas e fitas para emprestar no local, mas o que acontece se você esquecer suas etiquetas ou seu laptop? Faça uma lista de embalagem e verifique duas vezes antes de sair.
A boa notícia é que esses erros de planejamento de eventos são facilmente evitáveis. Na verdade, você poderia imprimir este artigo e publicá-lo para servir como um lembrete do que não fazer. Lembre-se, a prevenção é sempre mais fácil que a recuperação!