Essa é uma das lições que aprendi rapidamente como coordenadora de locais e mais tarde desenvolvi minha própria lista de verificação de configuração para manter os clientes satisfeitos (e ocupados) durante o período de configuração cheio de estresse.
Tenha seus carrinhos prontos
A primeira coisa que o seu cliente vai querer fazer é descompactar todos os seus materiais de evento do seu veículo. Isso pode ser uma tarefa difícil, especialmente se a situação de estacionamento for difícil de navegar. Imagine alguém entrando em seu local com uma carga de caixas pesadas - qual é a primeira coisa que eles estarão procurando? A resposta é, claro, um carrinho, ou qualquer outra coisa que alivie sua carga e torne o trabalho sinistro de descarregar significativamente mais fácil. Ter carrinhos disponíveis quando eles andam no local é uma maneira fácil de fazê-los sentir-se "aliviados" apenas por aparecer.
Prepare as Tabelas de Registro
A seguir, na lista de coisas a fazer para a maioria dos clientes, está a configuração do registro. Isso significa que seu local terá todos os componentes de registro em vigor antes de chegarem.
Isso inclui todas as mesas, cadeiras, elétricos e rodapés. A organização de crachás e materiais de check-in consumirá muito tempo para os organizadores de eventos, e eles não precisarão esperar que você tenha essas coisas simples para começar.
Tem todos os quartos, mesas e roupa de cama
Definir todas as mesas e cadeiras no espaço do evento pode, obviamente, levar algum tempo.
Espero que, se você estiver saindo de um evento anterior, tenha informado antecipadamente ao cliente quando esperar que todos os componentes da sala sejam configurados. Se o seu cliente entrar em uma sala com dezenas de trabalhadores se arrastando para empilhar mesas e cadeiras, provavelmente entrará em pânico. Idealmente, sua equipe de operações terá tudo pronto com as toalhas de mesa no lugar para que os planejadores possam começar a colocar peças centrais, itens de leilão, etc.
Obter toda a sinalização antecipada
Só porque o planejador líder sabe como navegar no prédio não significa que sua equipe de suporte o faça. Você pode economizar um monte de complicações desnecessárias, atualizando a sinalização dentro de seu prédio, assim que o período de instalação está prestes a começar. Tenha em mente que fornecedores como floristas e DJs também precisam saber para onde ir. Estas são todas as coisas para rever com o seu cliente antes do dia do evento, mas eles também são necessários para olhar para o grande dia.
Rever BEO's e Faturas
Novamente, você provavelmente enviou esses documentos por e-mail várias vezes durante os dias que antecederam o evento, mas nunca é demais revisá-los uma última vez. Mesmo que o tempo de configuração seja agitado, você precisa criar 15 minutos para examinar esses documentos juntos. Os coordenadores do local devem ter um pacote pronto para o cliente que inclua o BEO, o diagrama da sala e a fatura prospectiva.
Muito poucos planejadores experientes passarão a oportunidade de revisar esses artigos críticos.
Introduções
Certifique-se de trazer os principais membros da sua equipe para o seu cliente para uma introdução formal. Esta lista inclui o gerente de catering , capitão de banquete, supervisor de operações e coordenador de áudio / visual. Pense em nome de seu cliente ao apresentar a equipe - há algum detalhe que deva ser discutido cara a cara com sua equipe de gerenciamento? Começar uma breve conversa é uma forma eficaz de destacar quem é responsável por cada área.
Esta pequena lista de itens de configuração de evento irá percorrer um longo caminho para manter seu cliente feliz na chegada. Como o principal representante do seu local, é sempre melhor dar aos clientes o seu número de telefone celular, caso algo dê errado enquanto você estiver trabalhando em seu escritório.
Lembre-se, eles podem ficar frustrados se precisarem de algo, mas ficarão ainda mais frustrados se não conseguirem encontrar alguém para ajudá-los!