É a chave para um evento de sucesso
O que é uma ordem de evento de banquete (BEO)?
Quase todos os grandes eventos planejados em um hotel ou evento especial exigem uma Ordem de Evento de Banquete ou BEO, que é um contrato que descreve todos os detalhes do evento. Se você é um organizador de eventos, você deve se familiarizar com os BEOs para garantir que todos os detalhes sejam cobertos corretamente.
O acordo é frequentemente descrito em um formulário que detalha as seleções para alimentos e bebidas, áudio / visual, configuração da sala, incluindo centros de mesa, requisitos de pessoal e todos os outros itens relacionados ao seu evento. Incluído no BEO está uma lista detalhada de custos que você precisará pagar.
O acordo provavelmente inclui “blocos” de informações em subtítulos, tais como informações de contato, cronograma, arranjos de alimentos e bebidas, configuração de salas, áudio visual, termos e condições e os blocos de assinaturas.
Lendo a ordem do evento do banquete
Embora seja óbvio que você precisa ler o BEO e concordar com os termos descritos no contrato, certifique-se também de ler as letras miúdas.
Certifique-se de que você está totalmente informado sobre o que você está concordando, incluindo todos os custos.
Verifique se o seguinte está descrito na seção geral do BEO:
- Informações de contato no local, incluindo um número de celular
- Uso do espaço para o dia do evento (verifique novamente se os espaços mencionados são os espaços que você realmente visitou)
- Configurar, iniciar e encerrar as horas do evento
- O número total de convidados esperados
Arranjos de alimentos e bebidas
Uma secção do BEO será dedicada a preparações de alimentos e bebidas. Você quer ter certeza de que os seguintes detalhes estão detalhados nesta seção:
- Todo o menu , incluindo todos os cursos
- Cada item em um buffet e como cada estação será definida e posicionada na sala
- Como o local pretende atender às necessidades dos hóspedes que têm preocupações nutricionais especiais (como dietas sem glúten ou vegetarianas)
- Tempos de serviço
- Itens especiais sobre serviços, como vinho e água com gás nas mesas
- A discriminação de todos os preços dos alimentos
- Lista detalhada de bebidas alcoólicas, marcas de álcool e cervejas disponíveis no bar
Configuração do quarto
O BEO deve descrever especificamente toda a sala criada. Inclui:
- Colocação de tabelas
- O número de assentos por mesa
- Colocação de postos de comida
- Local de entretenimento (e detalhes sobre alojamento de animadores, se apropriado, incluindo armazenamento de equipamento, acesso a comida e bebida, mudança de espaço, etc.)
- Localização do bar / s
Alguns BEOs podem até incluir um diagrama da sala configurada.
Audiovisual e fornecedores externos
Arranjos audiovisuais aparecerão às vezes em um BEO, mas desde que muitos locais contratam serviços a / v para um terceiro, pode haver um contrato separado.
Se estiver incluído no BEO, verifique se todos os detalhes foram finalizados antes de assinar o contrato .
Termos e Condições
Todos os contratos, incluindo os BEOs, possuem termos e condições que você deve seguir. Certifique-se de estar ciente de todos os termos e condições antes de assinar o documento. Por exemplo, quais são os termos do contrato em caso de cancelamento? Como as disputas serão resolvidas se, por exemplo, um hóspede escorregar e cair?
É importante fazer perguntas ao gerente da instalação e confirmar os detalhes com seu cliente antes de assinar. Depois de ter assinado o BEO, é um contrato vinculativo.