Você pode, de fato, ser perguntado se você é um organizador de festas ou um planejador de reuniões. Na profissão de planejamento de eventos, os cargos são tão diversos e numerosos quanto os serviços oferecidos e muitas vezes pode ser difícil descrever e diferenciar um do outro.
Pode ser um desafio ao preparar um portfólio de planejamento de eventos, à procura de trabalho ou ao trabalhar com um cliente que não tenha o entendimento correto de sua função e responsabilidades.
Gestão de Eventos vs. Planejamento de Eventos
Embora estejam intimamente relacionados, o gerenciamento de eventos e o planejamento de eventos são duas funções muito diferentes. A principal diferença está nessas duas palavras: gerenciamento e planejamento. Em termos muito simples, os gerentes de eventos gerenciam o evento e os planejadores de eventos planejam o evento.
Dito isto, os gerentes de eventos também podem planejar aspectos de eventos e planejadores de eventos podem gerenciar certos componentes do processo de planejamento de eventos. Os gerentes de eventos e planejadores de eventos trabalham lado a lado e suas responsabilidades podem se sobrepor.
Para tornar as coisas ainda mais confusas, os planejadores de eventos individuais geralmente oferecem serviços de gerenciamento de eventos, e os gerentes de eventos também podem oferecer serviços de planejamento de eventos. Se tudo isso você está coçando a cabeça, vamos começar analisando de perto o gerenciamento de eventos.
Gerenciamento de eventos envolve gerenciamento de projetos
O gerenciamento de eventos envolve a criação e o desenvolvimento de eventos de grande escala, que podem incluir conferências, convenções, shows, feiras, festivais e cerimônias. O gerenciamento de eventos envolve identificar o público-alvo, formular o conceito do evento, planejar a logística geral do evento e conduzir o gerenciamento do projeto como um todo - inclusive gerenciar as equipes responsáveis por cada função, o orçamento e supervisionar a execução. do evento.
Os gerentes de eventos também supervisionam os serviços de todos os fornecedores e profissionais externos, incluindo planejadores de eventos.
Responsabilidades específicas de um gerente de eventos podem incluir:
- Selecionando e reservando locais
- Coordenação de fornecedores externos
- Palestrantes ou entretenimento envolvente
- Organização de transporte e estacionamento
- Obtenção de autorizações necessárias e seguro apropriado
- Responsabilidade pelo cumprimento das normas de saúde e segurança
- Desenvolvendo planos de contingência de emergência
- Crise e gerenciamento de situação no evento
- Criando um plano de segurança
- Monitoramento do Evento
Esta lista não está completa. Dependendo do escopo do evento e dos outros profissionais contratados, as responsabilidades do trabalho podem variar.
O papel dos serviços de gerenciamento de eventos
Empresas de gerenciamento de eventos são freqüentemente contratadas para planejar e executar reuniões de empresas em grande escala e eventos especiais. Enquanto casamentos e shows são eventos comuns para um profissional de gerenciamento de eventos, eventos esportivos, reuniões e grandes festas também são ocasiões que podem se beneficiar do gerenciamento de eventos.
Entidades governamentais, organizações sem fins lucrativos, associações e corporações utilizam empresas de gerenciamento de eventos para coordenar eventos e reuniões importantes. A função de gerenciamento de eventos pode ser encontrada em um departamento de marketing corporativo ou de relações públicas ou como parte de sua equipe de eventos especiais.
Habilidades para Suceder
Tal como acontece com a maioria das funções de planejamento de eventos, o gerenciamento de eventos exige excelentes habilidades organizacionais para ter sucesso. A capacidade de executar várias tarefas ao mesmo tempo e fazer malabarismos com muitas partes móveis é essencial e, juntamente com essa organização de ponta, surge a necessidade de habilidades eficientes de gerenciamento de tempo.
Ser capaz de priorizar e permanecer na tarefa é o que leva a um evento de sucesso. O gerenciamento de eventos começa com o processo de criação de uma visão para o evento e, em seguida, até a execução, o que exige criatividade e flexibilidade.
Como o gerenciamento de projetos é um elemento-chave e envolve o gerenciamento não apenas de funções, mas de equipes de pessoas, as habilidades interpessoais também são importantes. A interação com indivíduos em todos os níveis de uma organização faz parte do trabalho e ter habilidades de comunicação estelares e ser confortável e apresentável contribuirá bastante para o desenvolvimento desses relacionamentos.