Fornecedores de Planejamento de Festas Todo Evento Pro Deve Saber

by Rob Hard

Os melhores organizadores de eventos mantêm-se atualizados com locais de eventos da moda em sua área de hotéis para resorts para restaurantes . Mais importante ainda, eles estabelecem boas relações de trabalho amigáveis com a gerência de vendas e catering nesses locais, pois ambos ajudarão a fazer ou quebrar um evento. Esses relacionamentos também serão valiosos para eventos futuros e, esperamos, facilitarão seu trabalho de oferecer um excelente evento.

Na mesma linha, cada organizador de eventos (independente ou contratado como planejador de reuniões em uma organização) deve ter uma rede de negócios pessoal de fornecedores e fornecedores de eventos confiáveis que possam ser contratados para vários eventos.

Essa rede não apenas reduzirá o tempo dedicado à busca desses contratantes, mas o planejador de eventos terá aprendido a trabalhar com essas empresas e indivíduos para obter o melhor serviço para seu cliente. No final, a rede é extremamente importante na indústria de reuniões e eventos.

Quando se trata de referências, a sua rede (ou a falta dela) pode significar a diferença entre conseguir um emprego e vê-lo ir para a competição. Aqui estão os fornecedores, fornecedores e prestadores de serviços de eventos que todos os grandes organizadores de eventos devem ter em sua rede.

01 - Empresa de Gestão de Destinos (DMC)

Uma empresa de gerenciamento de destinos (DMC) pode aparecer na superfície para competir com um planejador de eventos local, dado seu foco em manter relacionamentos com todos os locais e serviços de hospitalidade, mas na realidade, eles podem ser excelentes parceiros para planejadores de eventos.

Ao planejar eventos fora da cidade ou fora de sua área de especialização, um bom DMC pode se tornar seu melhor amigo e aliado mais próximo. Seus relacionamentos e extenso conhecimento local geralmente cobrem todos os aspectos do planejamento de eventos. Os DMCs geralmente são contratados para ajudar a planejar e executar todas as atividades externas e noturnas.

02 - Consultor de Comunicação

Uma tremenda quantidade de informações deve ser comunicada aos clientes e convidados, mas muitos planejadores de eventos não têm a experiência única para produzir todos os materiais de comunicação, como convites, agendas, materiais para conferências, etc.

Um consultor de comunicações ajudará a criar materiais de modelo que sigam a etiqueta e os formatos apropriados para cada tipo de ferramenta de comunicação.

Trabalhando com escritores e designers gráficos (ou executando essas responsabilidades diretamente), essa pessoa se certificará de que os materiais incorporem o tema do evento, as mensagens e os padrões da marca do cliente. Eles podem até ajudar na produção e impressão desses materiais.

03 - Designer de Papelaria

Quanto mais íntimo um evento, mais flexibilidade com o estilo dos materiais de papel que podem ser usados. As lojas de artigos de papelaria locais ou on-line têm opções incríveis, e a maioria dos papéis hoje em dia pode ser impressa com o uso de uma impressora a jato de tinta, o que pode aumentar o custo.

Tente trabalhar com o dono da loja. Ele deve inventariar centenas de estilos diretamente na loja (e ter a capacidade de solicitar materiais personalizados quando necessário). Um designer de papelaria fará sugestões e ajudará a wordsmith e imprimir seus materiais também.

Sugestão fixa: para além de artigos de papelaria e convites mais clássicos ou tradicionais, certifique-se de que o inventário inclui outras opções mais exclusivas.

04 - Distribuidor de Produtos Promocionais

Uma das regras de qualquer evento é nunca deixar um convidado ir para casa de mãos vazias. Independentemente de você estar planejando uma reunião com o cliente, seminário, conferência, feira comercial, viagem de incentivo ou algo parecido, uma coisa permanece comum: seus convidados devem receber e levar para casa um item de presente relevante.

Seu contato de produtos promocionais deve fornecer a você acesso a crachás, blocos de anotações, canetas, lápis, roupas, prêmios e qualquer outro item que você ou seu cliente possam ter interesse em dar àqueles que frequentam seu programa.

Dica de presente: É sempre melhor escolher presentes que reflitam a imagem / marca da organização de hospedagem. Quando apropriado, você pode até querer marcar alguns itens com o logotipo da empresa ou da associação.

05 - Fotógrafo

Este é um item de orçamento que muitos clientes gostam de evitar, mas um ótimo fotógrafo captará a essência de um evento ou vários programas diários e dará aos convidados uma lembrança. Ter alguns grandes fotógrafos em sua rede pode ser especialmente valioso quando você é contratado para planejar um evento mais pessoal como um casamento.

Seu fotógrafo também deve manter uma rede de recursos, como produção de vídeo, técnicos de A / V e outros fotógrafos. O fotógrafo que incorpora conhecimento técnico com conhecimento de marketing é aquele que você quer em sua rede. Ele ou ela entenderá a lógica da arte e dos negócios para qualquer evento.

06 - Fornecedor Particular

Nem todo evento acontece em um hotel ou restaurante, onde os serviços de catering são fornecidos automaticamente. Reuniões e eventos internos são muitas vezes planejados nas próprias organizações, e o catering é solicitado e entregue. Alguns dos locais de eventos mais exclusivos, como galerias de arte, edifícios históricos ou até mesmo belos parques, também exigirão serviços de catering privados.

Um fornecedor pode ter seu próprio restaurante, instalação de banquete ou loja. Além de oferecer uma variedade de itens de menu que irão agradar a experiências gastronômicas gerais ou étnicas, ele deve oferecer opções incríveis para café da manhã, almoço, intervalos e / ou jantar.

07 - Dono da Loja de Vinhos / Sommelier

Seu fornecedor provavelmente cuidará das necessidades do bar para o seu evento, mas um organizador de eventos terá suas próprias razões para incluir um especialista em vinhos em sua rede.

Um bom dono de uma loja de vinhos pode fornecer inventário (para presentes de consumo ou de valorização) como um recurso direto para festas particulares, mas o mais importante é que esse sommelier pode ajudar a educar o planejador sobre o vinho.

Dica do vinho: Para um bônus adicional, desenvolva um relacionamento direto com o proprietário da loja de vinhos para enviar o inventário diretamente para seus clientes e incluir uma nota pessoal sua.

08 - Chocolatier

Semelhante a uma loja de vinhos, um grande chocolatier pode realmente fazer um planejador de eventos com bom aspecto. Todo mundo adora ganaches e trufas de chocolate feitos à mão.

Se você puder, trabalhe com um chocolatier local que use todos os ingredientes frescos, mas há muitos fabricantes de chocolate gourmet que serão enviados diretamente para o seu evento. MarieBelle New York cria chocolates lindamente exibidos.

Dicas de chocolate: Se você realmente quiser ficar chique, um grande chocolatier pode incluir uma imagem personalizada em cima dos chocolates ou até mesmo criar uma escultura de chocolate ou peça central. Também não é uma má idéia pedir ao seu contato para manter seus cartões pessoais na loja para envio personalizado aos clientes.

09 - Florista

Grandes arranjos florais irão adicionar cor, sofisticação e fragrância a uma sala. Muitos eventos irão incorporar arranjos florais como parte da decoração do evento, como centros de mesa.

Um bom florista oferecerá várias idéias que abordam o tema, as cores e o orçamento do evento. Ele ou ela também irá aconselhar quais as flores que se manterão melhor durante a duração e a temperatura do seu evento (por exemplo, eventos ao ar livre) e a temporada.

10 - Fornecedor para Locação de Festas

Embora a maioria dos locais mantenha relações diretamente com uma empresa fornecedora de aluguel de festas, é útil que os planejadores de eventos tenham seu próprio relacionamento com um fornecedor de locação confiável.

Um grande evento pode incorporar qualquer número de itens para decoração, roupa de cama, piso, iluminação, equipamento audiovisual, louça, copos, adereços, tendas, etc. Uma boa empresa de aluguel de festas oferecerá tudo isso e muito mais. Seu fornecedor de aluguel de festas também pode ser um excelente recurso para ajudar a debater as melhores formas de apoiar o tema do seu evento.

11 - Convention and Visitors Bureau (CVB)

Um escritório de convenções e visitantes (CVB) fornecerá informações valiosas sobre o destino do evento, seus serviços e instalações. Um CVB economizará tempo e energia para qualquer planejador de reunião ao precisar pesquisar serviços locais. Alguns CVBs ainda oferecem ferramentas on-line para os planejadores solicitarem informações dos hotéis participantes e outros serviços e locais.

O CVB é responsável por promover o destino local e geralmente pode fornecer informações sobre o histórico e características exclusivas de um destino. Os organizadores de eventos devem entrar em contato com o CVB e sua equipe como um recurso para obter informações detalhadas sobre viagens e turismo locais.