Os pagamentos com cartão de crédito para sua empresa são informados ao IRS
A lei
A seção 6050W (c) (2) do Internal Revenue Code exige que os bancos e os serviços do comerciante relatem pagamentos anuais brutos processados por cartões de crédito e / ou cartões de débito para o IRS, bem como para os comerciantes que os receberam. Pagamentos com cartão de crédito são relatados usando o formulário 1099-K. Cópias do formulário são enviadas para o negócio e para o IRS.
Detalhes do cartão de crédito e do relatório de pagamento do comerciante
Os bancos e outros serviços de liquidação de pagamentos devem reportar recebimentos anuais brutos para cada comerciante. O relatório de receita se aplica a "qualquer transação na qual um cartão de pagamento é aceito como pagamento", de acordo com o IRS. Os bancos e outros prestadores de serviços financeiros devem informar o valor bruto total dos pagamentos com cartão de crédito e cartão de débito do ano para cada comerciante.
Exceção para o De Minimis Payments
Em termos de IRS, "de minimis" geralmente significa que um evento é neutro em relação ao imposto. A regra de pagamento de minimis para o relato de pagamentos com cartão de crédito prevê que os bancos e os serviços de liquidação de pagamento não tenham que emitir o Formulário 1099-K sob certas circunstâncias.
Este retorno de informação não é necessário se:
- As transações totais de pagamento de um comerciante para o ano não excedem US $ 20.000, e
- O número total de transações do comerciante não excede 200.
Dicas para relatórios de cartão de crédito
As pequenas empresas devem revisar e atualizar regularmente suas práticas contábeis e contábeis para se certificar de que podem reconciliar os retornos de informações enviados pelos bancos quando eles receberem cópias.
Quaisquer discrepâncias nos relatórios devem ser abordadas para que as devoluções de impostos possam ser arquivadas com o IRS.
Mais detalhes sobre os relatórios do cartão de crédito e da conta do comerciante estão descritos nos regulamentos emitidos pelo Internal Revenue Service no REG-139255-08 . Entre outras questões, o IRS detalha quem é responsável por informar, como os valores brutos são calculados, e afirma que as empresas de pagamento podem ser obrigadas a reter fundos para retenção na fonte.
O IRS também divulgou instruções para o formulário 1099-K . Proprietários e contadores de negócios devem revisar este formulário para se familiarizar com o formato.
Acompanhe os estornos
A lei exige que os bancos informem os recibos brutos ou totais, mas os comerciantes geralmente recebem estornos quando o provedor do cartão reverte uma transação devido a fraude ou por causa de alguma disputa. Os comerciantes podem emitir reembolsos ou podem ter transações com cartão de débito em que o cliente recebe dinheiro de volta. Os bancos e outros serviços de transações de pagamento reportam apenas pagamentos brutos mensais e anuais. Taxas, chargebacks, reembolsos e outros itens semelhantes não são compensados com valores brutos para fins de relatório do IRS, e isso pode ser maior do que recebimentos relatados do que foram realmente recebidos.
As empresas devem ter procedimentos contábeis completos para acompanhar essas transações separadamente. Em outras palavras, se você está acostumado a registrar somente um depósito líquido de uma conta de comerciante, seria sensato separar esses valores líquidos em receita bruta e as taxas e reembolsos associados para que seus relatórios financeiros internos sejam mais facilmente reconciliados com o Formulário. 1099-K.
Relatório de cartão de pagamento requer identificação do comerciante
Os comerciantes devem fornecer ao seu processador de pagamento o nome completo e legal de seus negócios, seus endereços e seus números de identificação de contribuinte para que as instituições financeiras possam relatar recibos de cartão de crédito e débito. Para a maioria das empresas, o número de identificação do contribuinte seria o número de identificação do empregador ou EIN. Processadores de pagamento podem pedir às empresas que forneçam formulários W-9 para que eles possam obter essas informações.
Possíveis problemas de retenção de backup
Comerciantes que não fornecerem seus números de identificação de contribuinte poderão ficar sujeitos a retenção de reserva em seus pagamentos a uma alíquota de 28%. Os comerciantes devem fornecer ao provedor de serviços de pagamento com cartão seus nomes, endereços e EINs para impedir a retenção de backup, pois isso pode deixar um negócio com graves dificuldades financeiras. Proprietários de empresas que estão lutando com dívidas fiscais devem trabalhar com um profissional de imposto para desenvolver uma estratégia de reembolso que impede qualquer retenção em seus pagamentos com cartão.